物资采购及管理制度-002 4页.docVIP

物资采购及管理制度 一、目的 为保证日常办公事务的物资需要，提高采购工作的质量管理，特制定本管理规程。 二、范围 各部门所需的办公设备、办公用品、低值易耗品等。 三、职责 （1）综合管理部门负责各类物资的采购，物与帐的监管工作。 （2）各项目部门负责提供采购品品质参考资料、参考价格、购买途径。并负责部门内部资产监督。 四、物资采购程序 （1）各部门根据每月所需常规或急购物资，填写《物品申购表》,并及时与相关的供应商联系落实物资的价格。将填好后的《物品申购表》交予综管部初审，报总经理批准后五日内组织物品的购入（特殊物品可适当延长时间），物资到位后,及时通知有关部门领用。 （2） 对急购物品，要按使用部门要求的时间及时采购(特殊情况先口头请示后书面批准)，确保各部门工作进度正常。 （4） 严格选择采购渠道,不得擅自变更。 （5） 对长期使用的单一品种物资的选择,也要本着质量好、价格合理、服务优良的原则,签订供物意向,以保证长期稳定的关系。 （6） 对常规物品尽可能参照周期使用需求量，做到计划购买，防止库存积压。 （7） 对一些大型物资要索取“三包”手续，签订三包条款以保证包修退换的执行，必要时留10%尾款。 （8）对大型物资的采购，必须由二人操作，从询价到落实，从质量到价格均由二人共同负责。 （9）综管部负责对物资使用随时回访，了解物资的使用情况，质量是否合格、优良，如发现质量问题，及时与供方联系退换，对确不守信誉、质量无保证的渠道，不再合作。 （10）为提高资金利用率，便于质量低劣物品的退换，对采购的物品尽可能采取延期付款的方式来制约。 （11）行政人员要对物资质量把关，对不合格物品的退换起监督作用。 （12）财务要及时建账报帐，核销物品采买的手续。 （13）综管部相关人员要了解业务知识，掌握各种物资的使用性能、规格型号等，分析掌握市场行情，做到心中有数、业务熟练。 （14）遵守财经纪律，对所购进物品的质量、数量、价格等认真负责。 （15）杜绝损公肥私、中饱私囊，对营私舞弊、收受回扣或工作不负责任造成重大失误、经济损失者，由当事人悉赔，并处于二倍罚款，同时给予行政处理。 五、资产管理 1、固定资产 （1）凡单价在200元以上的设备，或者使用年限超过一年的低值易耗品，均列为固定资产。 （2）建立健全固定资产台帐、档案。 （3）每季度对固定资产进行盘点，对盘亏、毁损和提前报废的固定资产，应查明原因，写出书面报告，并上报总经理批准，及时进行帐务处理。 （4）各部门负责人对本部门的固定资产负责，出现丢失、损坏情况根据使用年限折旧由使用人承担；因管理不善造成的上述现象由本部门负责人全部承担。 （5）如需借用固定资产，使用人应填写《固定资产借用表》。在资产使用期间，使用人负有保管权。 （6）综管部负责人员调动、晋升、降级等人事变动的固定资产的审核。 2、低值易耗品 （1）每月对各部门所领用的低值易耗品进行汇总，建立相关台帐，做好入库、出库记录。 （2）查看本月低值易耗品申领数量与前几月申领数量是否有差距，如差距很大需分析原因并询问相关部门，促进成本的有效控制。 （3）物品领用人需填写《物品领用登记表》并经部门领导签字后，综管部方可发放物品。 六、监督执行 综合管理部监督执行 本规定自2010年6月1日起执行，由公司综合管理部负责解释。 附件：《物品申购表》 《物品入库登记表》 《物品领用登记表》 《资产盘点表》 - 1 -