九源公司前台管理制度和基本工作流程.docVIP

前台文员的职责内容、岗位素质要求 和基本工作流程 一、前台文员的职责内容 (一)、辅助公司作好日常管理并切实做好员工服务工作； 1、 准时按考评标准给每个员工的评分项打分； 2、 每月按时将员工的各项考评记录汇总核对，在指定的时间送交各部指定接受人。 3、 订餐、订纯净水、文字录入，在任务较紧的时候帮助其他同事解决一些临时出外复印、取资料等小问题。 4、及时完成各部门领导安排的临时任务，有情况立即汇报。 (二)、其它管理工作 负责管理公司的图书资料和会议室：主要是新书入库、编号登记、平时的借阅管理及清查工作。（详细流程见另外的图书管理办法） 负责管理库房：办理所有办公物品出入库登记；每月底清查上报，并列出采购清单，交行政办公室统一采购。(另见库房、财产管理办法) (三)、及时打印日常管理工作所需的文案及资料 (1)保证每月有足够的考勤卡、外出办事记录单、请假记录单、加班记录单、订餐单、考评表格等单据。 (2)主动考虑其它部门相关文件资料的打印复印扫描要求。 (3)辅助设计部收集资料，及进出图纸文件管理。 (四)、负责公司的接待工作 二、前台文员应具备的岗位素质 (一)形象要求：(在“员工行为准则二”的基础上要求更高一些) 1、头发：干净整齐，发型发色不可夸张； 2、服装：简单、整洁、大方；着职业套装，拒绝休闲装。 3、妆容：保持干净，建议上淡妆，保持素雅的风格。 4、举止：端庄、稳重、优雅。(建议多听听身边同事的评价) (二)工作礼仪：(在“员工行为准则二”的基础上要求更高一些) 1、上下班时，以身做则，主动问候同事。 2、进上司的办公室先敲门，离开时将自己坐过的椅子搬回原位。 3、接电话的礼仪： (1)接电话：将心比心；以客为尊；注意判断与应变。 (2)电话的禁忌： A、让对方久候 B、问话重复 C、言谈不得要领 D、时间不对：刚上班、午休、临近下班时段；异地时差 E、无法正确转接或多次转接 F、声音不够亲切，语调冷漠或没有礼貌 G、冒然猜测对方姓名、职称或答话 H、办公室打私人电话 I、挂电话机过重 (3)接听电话时应注意： A、在电话响三声之内接听 B、谈话内容切合主题 C、手边随时备有纸笔，立即摘记电话内容 D、表达清晰、简洁，保持电话畅通 E、使用礼貌语言，随口不忘“请”、“谢谢”、“对不起” (4)打电话应注意： A、打电话之前确定对方的电话、部门、姓名、头衔 B、电话接通，确认是所找的人之后，首先寒暄问候 C、接着自我介绍(公司、部门、姓名顺序介绍) D、说明去电主旨 E、倾听、沟通、协议。 F、重复要点，再确认。 G、结束时寒暄(例：打扰了!不好意思!谢谢协助!) H、通话结束后，让对方先挂断再轻放话筒。 (5)接待礼仪： A、接待访客：立即起身，亲切招呼；口气平和，一视同仁；尽快确定对方姓名、头衔、来意；动作精确而从容。 B、如是公司的重要客户和其它重要工作往来客人，在了解情况后，应请对方到接待区就座，到水，并请对方稍等，然后立即通报。 C、客人办完事离开时，主动跟客人道“再见”。立即清理接待区，拿走垃圾，将椅子、杂志归位。 三、前台文员的基本工作流程 (一)、每日基本工作流程 早上上班之后，首先开公共区域需打开的灯具和饮水设备、打开所有的窗户通风；打开会议室的门、放图书的柜子等；然后做自己负责区内的卫生； 9：00开始检查头天办公区的卫生和收尾工作，并给每个人的清洁卫生情况打分； 中午11：00核对人数填订餐单，订午餐； 下午4：30提醒要加班的人填加班记录，并送领导签字；要请假的人填请假记录，送领导签字；要求大家在下班前交到前台。 5：10左右开始做收尾工作。检查一下上级交待的临时任务是否完成，是否及时做了汇报；没完成的抓紧时间完成；完成后或是当日无法完成的及时汇报。最后检查一下大家该交的各种单据是否收上来了。与各部因工作来往的手续是否清了。 5：30巡查各个办公区，看到不用的设备开着关一下，并收拾摆放整齐。没有问题后，要跟没走的员工交待关灯、关设备、关窗等问题，确定他们有大门的钥匙，并找得到大门的锁。此时，一天的工作才算宣告结束，可以放心回家了。一定不能不打招呼就自己离开。 (二)、每月基本工作流程 1、 前台每月的30日或31日(即每月的最后一天)下班前要把新的考勤卡放在前台的桌上； 2、 每月的1日统计每位员工当月的考勤卡记录。把每个人的迟到、早退、旷工情况；请假、加班、外出办事情况汇总，在汇总表格中把分打出来。然后打印出来在2日前上交财务人员，财务人员据此结算工资。 3、 每月25日清查库房物品存，列出清单；同时，收集各部门的实际物品需求，开出采购清单，30日前交行政部。由行政部统一审查采购。每月底交一份物品清点使用总结，汇报如遗失、损