政府部门高效办公宝典.doc

当今社会竞争越来越激烈，如何提高工作效率、如何使自己的工作事半功倍、如何保证重要数据和信息的安全、如何有效地实现信息的沟通和协作就成了大家最关心的问题，办公自动化也成为当前政府部门提高效率的一个重要措施。 但是，作为一名使用计算机办公的人员，我们究竟可以使用Microsoft Office 2003做些什么呢？可能更多的是办公过程中的文字处理、表格的应用和计算、会议演示、信息的交流等等。然而，Microsoft Office 2003中文版的功能远不止如此，它赋予了用户最强有力的、充分灵活的全新工作体验，使用户能够更有效地进行交流和协作，更富创作力，工作更有效率。并且，Microsoft Office 2003应用程序能够与Microsoft Office System中的其他应用产品、服务器产品、相关服务产品以及丰富的解决方案紧密集成，有效地连接政府部门中的每一位工作人员、信息数据和业务流程，可以为政府部门构建一个功能强大的信息技术生态系统，使政府部门的信息化建设变得高效、标准、快速。 快速制作规范的政府公文 政府部门的工作人员经常要完成制作规范的政府公文文档。如何快速的制作政府公文成为众多政府工作人员面临的挑战。 Microsoft Office 2003为政府部门的用户提供了快速完成工作的“应用模板文库”，如图1所示，通过近70类应用领域的900多个模板，涵盖了公文起草、办公事务处理、财务管理、人事管理、市场营销、各类简报等模板，帮助您快速地、高质量地创建各类文档，供政府部门在制作文档时参考使用，使政府公文的创作更加便捷、容易。而且，“Microsoft Office 2003应用模板文库”为使用者提供了功能强大的管理工具，可以快速、方便地管理自己的模板目录和模板文档。“Office使用技巧”提供了大量如何完成某项Office操作的帮助文章。用户可以通过查找和阅读相关文章，解决在使用Office时遇到的常见问题。 图1 Microsoft Office 2003应用模板文库 如果在Microsoft Office 2003内置的模板中仍然不能满足工作需要，还可以到微软网站的模板库中挑选所需的模板，具体的操作步骤如下： （1）在“新建文档”任务窗格中，选择“模板”列表中的“Office Online模板”选项。 （2）此时Office应用程序就会自动链接到微软网站的模板库，如图2所示。这样，用户就可以在模板分类中选择自己需要的文档类型，快速开始自己的工作了。并且，在Microsoft Office Online站点中还提供了制作文档时的相关素材，供Office用户使用。 图2 Microsoft Office Online站点上的模板库 另外，微软中国研发中心还特别为中国政府公文制作设计了标准字体，使公文格式更加规范和美观。 随着信息技术的应用范围越来越广泛，鼠标操作不熟练，文字录入速度不快，成为用户使用计算机来处理和交流信息的巨大障碍。现在，利用Office 2003提供的语音和手写输入文字技术，借助于一些新的计算机输入设备（如麦克风、PDA、手写板等），使用计算机操作就变得非常简便。 我们可以打开Office 2003应用软件（如Microsoft Word 2003），单击【工具】菜单，选择【语音】命令，即可打开语音识别设置向导，如图3所示。使用语音识别的“听写模式”，可在Office应用程序中以口述的方式输入文本。例如，可在Word文档、Excel工作表、PowerPoint幻灯片或者一个对话框的文本框中直接输入文本。利用语音识别功能的“语音命令模式”，可通过口述来对系统下达一些基本程序命令。例如，可从保存文件、改变文档视图、应用文字格式或者撤消上一个命令等。 图3 语音识别向导 在Office 2003的手写界面中，可以能使用手写板或手写笔或普通鼠标在文档中输入文本。使用手写功能能够完成以下的工作。 在文档中插入手写字符。例如，可在信件或电子邮件末尾插入用户的签名。 将手写字转换成标准文档正文。 快速插入手写符号。 使用手写笔或鼠标执行键盘命令（回车、退格、上箭头、下箭头、在箭头、右箭头或制表位等）。 利用屏幕上显示的软键盘，键入键盘字符、插入符号或者执行键盘命令，而不必使用真正的键盘。 Microsoft Office 2003 中还包含一些工具，这些工具有助于提高办公人员的工作质量，这些工具包括拼写检查、自动更正、自动图文集、智能标签等。而且，Microsoft Office 2003应用程序将用户常用的操作命令集成在“任务窗格”中，大大减少用户操作的时间。 例如，在“信息检索”任务窗格中，可以在使用Office应用程序工作时直接进行信息有哪些信誉好的足球投注网站，而不必切换到其他的应用程序中了。在“信息检索”任务窗格“搜