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规范学籍管理工作,促进管理平台信息化
规范学籍管理工作,促进管理平台信息化
胡伟莉
武汉理工大学网络教育学院成立6年,已经成功地送走了4届毕业生,共计万余人。在6年的网络教育探索实践过程中我们取得了一定的成功经验,但也暴露出了不少的问题。特别是在学籍管理工作中存在着工作流程次序混乱,管理部门之间责权不清,成绩管理、毕业审核不规范等诸多问题。为了进一步加大管理力度,增强管理意识,规范管理流程,提高管理平台信息化水平,我们特别制订了《关于网络教育学院学籍管理工作的实施细则》。希望通过本《细则》的实施,能解决上面提到的一系列问题,逐步形成一个良好的、规范的、有序的学籍管理流程,为遍布全国的广大学员提供一个良好的学习环境。
可能不少人都认为,学生学籍管理就是由学籍管理部门负责,并不会涉及到其他的管理职能部门。其实不然,从学生报名入学到毕业离校,这期间要牵扯到多个管理职能部门。比如报名入学就要通过招生管理办公室,正常学习是按照教学管理办公室所制订的教学计划来进行的,课程学习结束后的考试也是由教学管理办公室来安排,等等。
可这些又与学籍管理有什么关系呢?可以这样说,从学生取得学籍,踏入校门开始学习的那一刻起,直到毕业离校那一刻止,这期间发生的所有的事情都与学籍管理有着相当密切的关系。如果招生管理部门提供的学生基本信息不准确,那么就会造成学生档案管理的混乱;如果教学管理部门提供的教学计划或者课程成绩不准确,那么就会造成学生成绩管理的混乱,诸如此类的影响还很多,我们在这里就不一一枚举了。综上所述,学籍管理其实是处于各个管理职能部门的汇合处,只要是某个管理职能部门出了一点小问题,那么反映在学籍管理部门就是一个很大、很难处置的大难题。所以,只有将各个管理职能部门责任和权力的关系理顺、理清,才能使各个管理职能部门充分发扬团结协作的精神,从而最大限度地保证学院的各项管理工作都处于一个良性循环当中。
根据学生从报名录取到毕业离校这期间所处的时期的不同,我们将学籍管理工作分为三个阶段,即:招生、录取及注册阶段,正常学习及考试阶段,毕业离校阶段。
一、招生、录取及注册阶段
在这个阶段中所涉及的管理职能部门主要是招生管理办公室,教学管理办公室和学籍管理办公室主要起辅助的作用,其他参与的单位主要是学员本人和校外学习中心。其主要的工作流程如下:
1.招生管理办公室根据由教学管理办公室提供的可以招生的专业目录制订相应的招生计划,并在网络教育学院的主页进行公布;
2.学员在规定的时间内,根据招生管理办公室公布的招生计划填写招生报名表,并在网络教育学院主页相应的招生栏目中进行网上报名;(网上报名可由校外学习中心代为完成)
3.招生报名工作结束后,招生管理办公室应在一周内将统计好的各专业的报名人数书面通知教学管理办公室;
4.教学管理办公室根据招生管理办公室提供的招生人数组织入学考试,并在入学考试结束后二周内将考试成绩反馈给招生管理办公室;
5.招生管理办公室根据教学管理办公室提供的入学考试成绩进行录取工作,并在录取工作结束后一周内将录取结果通知校外学习中心;
6.校外学习中心应在取得录取结果后立即组织学生本人核对其基本信息,主要涉及姓名、性别、身份证号、通讯地址、电话号码等重要信息,并将核对的结果于取得录取结果后一周内反馈给招生管理办公室;
7.招生管理办公室在核对完学生的基本信息后应迅速组织好数据盘,准备进行学籍注册;
8.招生管理办公室应在学籍注册完毕后一周内将注册数据导入到教务管理平台数据库中,并将已经录取但并未注册的学生标记为“跟读”;
9.学籍管理办公室在接收到招生管理办公室的学籍数据后十五日内,应组织校外学习中心再次对学生的基本信息进行第二次核查,对发现的错误进行及时修改,并通知招生管理办公室对注册信息也进行相应的修改。
二、正常学习及考试阶段
在这个阶段中所涉及的管理职能部门主要是教学管理办公室和学籍管理办公室,校外学习中心起辅助作用。其主要工作流程如下:
1.学籍管理办公室应在第一次考试之前一个半月通过教务管理平台将各班的空白成绩单打印好,交付印刷厂,并在考试前一个月将印刷好的空白成绩单移交给教学管理办公室;(如果空白成绩单不够用,可由校外学习中心通过教务管理平台自行印制)
2.教学管理办公室应在期末考试前一个半月公布考试安排,并通知校外学习中心上报补考人数;
3.校外学习中心应在接到考试安排后的一周内上报补考人数,补考的成绩单就用其所在班级的空白成绩单即可;
4.;
5.;
6.对于学生在正常学习期间可能发生的各项学籍异动情况以及对应修课程的免修情况我们将在后面单独予以说明。
三、毕业离校阶段
1.校外学习中心应在学生进入学制规定的最后一个学期开学后一内将本学习中心所属的应届毕业生名单造册,并送达学籍管理办公室;
2.学籍管理办公室应在全部成绩录入完毕后半个月内完成对应届毕业生的毕业资格
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