赛事活动部--赛事手册.doc

部门设置与职能 赛事执行部全面负责所有赛事、活动的策划、组织、执行，是赛事活动的主体，决定活动质量的核心关键。要求该部门以“大器创新的策划力，专业到位的执行力”为基本原则，组建一支具有创造力的标准高效的队伍。 职责范围包括： 赛期赛制：确定赛期，制定赛制 省分赛区：指督导，或操作省分赛区； 赛事策划：指出台重点活动或比赛策划方案，确定赛期，日程； 赛事执行：指制定执行日程与单项活动执行方案，切实执行； 评审管理：指制定评审制度，落实评审团成员，准备评委资料，评委接待； 赛期设置 第1—8个月 省分赛区选拔期（各省分赛区赛期如下） 时长自定 招商筹备期 招商引资，寻求合作单位，获取政府支持等 第1—2周 报名宣传期 召开新闻发布会，公布赛程设置、开始报名、宣传主赞助商 第3—4周 地市海选期 设置5-10个地市赛区，挑选30—40名优胜者入围省总决赛 第5—6周 省总决赛 培训排练、赞助商活动、单项赛事、总决赛晚会等 第9个月 中国总决赛筹备期 第10个月 中国总决赛 报到 拍摄会刊照 媒体见面会 第4—11天 主题活动、地市巡游、单项赛事 天 总决赛晚会排练、评委见面会 第15天 总决赛晚会 第11个月 世界总决赛筹备期 第12个月 世界总决赛 第1—2天 巡游城市A报到 拍摄会刊照 入城仪式，主题活动，单项赛事，城市巡游 第7天晚 前往巡游城市B 入城仪式，主题活动，单项赛事，城市巡游 第11天晚 前往主办城市 入城仪式，主题活动，单项赛事，城市巡游 总决赛晚会排练、评委见面会 总决赛颁奖晚会 第22—26天 获奖选手拍摄、回访 （落实赛制视具体情况调整） 分赛区督导 赛务督导是由大赛组委会指定，代表组委会对各省分赛区比赛进行指导、协助、监督的特派人员。其职责包括： 了解分析 自分赛区签订合约开始，了解其筹备进程，保持分赛区与组委会的信息畅通。 了解分赛区赛事执行情况，对分赛区赛事团队专业性作出分析。 了解分赛区组织结构，邀请嘉宾，对分赛区的政治影响力作出分析。 了解分赛区的合作媒体单位，邀请媒体，对分赛区的大众影响力作出分析。 了解分赛区赞助单位，对分赛区经济效益作出分析。 协助指导 提供VI手册、《分赛区指导手册》（范本见附1），协助其制定合理的赛程，提供技术性支持，确保比赛顺利实施。 介绍相关赞助商、媒体单位等，帮助其扩大影响力、获得盈利。 对外确定分赛区承办单位的被授权资质、唯一性。 规范监督 检查背景板等宣传物品设计按照VI手册规范化执行，确保大赛形象的统一规范。 确保分赛区决赛在中国总决赛报到日一周之前完成。 确保分赛区购买总部派出评委往返机票、支付评委费。 确保总部派出评委享有合适的入住酒店、一日三餐、车辆接送。 资料交接 发放中国总决赛入围通知书，收集入围选手的照片、文字资料、身份证扫描件。 收集具有保存价值的各种文件、图片、音像资料等。 收集分赛区平面、电视、网络宣传报道。 收集工作总结。 操作流程 签约一周内向招商部了解分赛区承办单位情况，与负责人建立联系，表明督导身份，发放VI手册，分赛区指导手册，授权书，《分赛区情况统计表》（范本见附2）； 每月收集必威体育精装版的统计表，更新《分赛区情况统计总表》（范本见附3）； 每个活动前一周检查背景板设计稿，确认符合要求； 总决赛前二周确定评委日程，评委见面会时间； 总决赛前一周确定总部派出评委人选，告知分赛区评委姓名、身份证号码，落实机票； 总决赛前三天（或更早）前往分赛区，出发前一天确定入住酒店、接机人员与联系方式； 到达分赛区后实地检查活动现场布置，提出指导协助意见； 评委到达前一天确定入住酒店、接机人员与联系方式； 评委到达后确保评委顺利入住酒店，并顺利按照日程进行； 收集实际到达嘉宾、媒体名单； 入围通知书可作为奖品于颁奖时授予前三名，亦可赛后由评委会主席发放； 赛后与入围选手联系，了解其参赛意愿是否有变，大致说明参赛要求； 赛后递交分赛区督导报告； 中国/国际总决赛 前期协调（试用于有活动当地承办单位） 合作签订后1周内根据合约条款拟定《授权承办单位注意事项》（范本见附）、VI手册，规定对方安排赛事活动的注意事项。交于当地承办单位，充分沟通确保对方充分理解并接受； 赛前3周跟踪确认《授权承办单位注意事项》落实情况，沟通日程与单项活动方案，提出改善意见。 赛前2周后各单项活动负责人分头接洽，分别制作执行方案。 策划执行方案 单项活动策划案内容包括时间、地点、主题、目的、操作方式、流程、参与人员人数、预期效果等； 单项活动执行案内容包括基本内容（时间、地点、主题）、活动流程，人员人数、区域划分（需有平面图）、所需物品、工作人员分工职责等(范本见附)； 比赛期间每晚例会确认落实次日