我国电子文件管理国家战略的特点.docVIP

我国电子文件管理国家战略的特点 ????电子文件管理国家战略，就是从国家层面和战略视角对电子文件管理全局性、基本性、长期性问题所进行的目标定位、统筹规划和基本制度安排，体现了一个国家对电子文件管理的基本态度和总体思路。无论它是以什么样的形式表现出来，是出台国家政策，制定国家或行业标准，还是启动档案馆的电子文件管理系统建设，只要是体现国家意志的，带有全局性的关于电子文件管理的国家行为，都可以视为电子文件管理国家战略措施。????如果仅从字面上看，一些国家并没有使用“国家战略”这种说法，但从内涵考察，却已经形成了事实上的“电子文件管理国家战略”。20世纪90年代中后期以来，鉴于分散管理产生的问题，很多国家和地区以动议、战略动议、政策框架、管理系统等形式强化了国家层面的统筹规划、政策引导、标准规范和技术攻关，逐步形成以国家档案馆为龙头的电子文件管理体制和规范体系，并相继推出了一些体现国家意志和利益的重大举措，如美国的ERA，欧盟的数字欧洲动议，澳大利亚、新西兰的数字化保管动议，英国国家档案馆、美国国防部对电子文件管理系统功能的认证与评估流程等。这些实质上都属于国家战略举措。????深入考察可以发现，每个国家推动电子文件管理的路径和方法是不尽相同的，然而却可以获得异曲同工、殊途同归的效果。事实上，世界永远充满差异，从政治、经济、文化、社会发展战略，到纸质文件时代的文件、档案管理体制、管理方法，各国从来都有不同的选择，而不是同一模式。无论任何领域，“借鉴”并不是简单地“拿来”拼凑，不加区分的照抄照搬往往会发生“水土不服”，而只有适应本国国情的发展战略最终才能引导事业顺利发展。????因此，当我们意识到电子文件管理需要国家战略之后，重要的事情就是要搞清楚中国需要什么样的国家战略，和其他国家相比应有哪些特色。把这个问题想明白了，制定和实施电子文件管理的国家战略才有清楚的思路。????笔者和课题组同仁一道在对国内外情况进行深入调查的基础上，经过反复比较和分析，提出在当前阶段，中国的电子文件宏观管理应该走一条“统揽全国，政策引导，融合发展，综合治理”的道路。????一、统揽全国????电子文件管理是文件管理的组成部分，需要根植于现有的文件、档案管理体制之中。中国有着覆盖全国、网状分布的档案管理体系和档案事业管理体系，这两个体系密切关联，都是由按行政区划构成的“块块”和按专业主管系统构成的“条条”交织而成的。与一些联邦制国家中央文件、档案行政管理部门的职责只限于联邦机构不同，中国国家档案事业的宏观管理对象是这个覆盖全国、条块结合的管理体系。长期的实践证明了这种管理体制对于中国档案事业的适应性和效能。????在这种体制背景下规划、设计、推动全国的电子文件管理，要求整体战略和相关措施都有面向全国的统筹性和包容性，能覆盖中央与地方、不同地区和不同行业，对全国各级各类文件、档案管理机构具有普遍的适应性和约束力。由此而带来的三个难题是：一要兼顾中央和地方，以及各专业系统电子文件管理的特点和发展水平，而这其中存在大量的差异和特殊问题，很难整齐划一；二要顾及整个管理体系各个节点的布局和相互连通，而不仅仅是单一节点的建设，因此从一开始就要有共建共享的意识和措施；三是在各地区、各系统经济、文化、信息化发展不平衡的条件下，电子文件管理的推进过程也会遇到许多不平衡。????在一定意义上，解决这三个难题就是“统揽全国”的含义所在，是我国电子文件管理战略的重要特点。????二、政策引导????在推动电子文件管理的各种手段中，我国应该把政策放在核心位置上，作为一种主动力机制，发挥定位、引导的关键作用。????政策是执政者为了实现一定的路线和任务而制定的行动准则，它是执政者意志的观念化、主体化、实践化反映。制定全国电子文件管理方面的政策，可以权威地表达国家的有关态度和立场，明确在一定历史时期内电子文件管理应该达到的目标、遵循的行动规则等。目前，有些国家制定了电子文件管理的总体政策框架，有些国家针对某些方面的需求制定了专门的政策，都发挥了良好的引导、规范、指导作用。????与一些国家立法引导、标准先行、技术驱动等特点相比，我国当前电子文件管理的现状也是采取政策引导方针的重要原因。????相关法规的规范效力毋庸置疑，但是，目前我国还缺少丰富、普遍、优良的电子文件管理实践，相关立法的基础条件还不够成熟，而且立法程序比较复杂，周期比较长，对于亟待规范的电子文件管理活动有“远水”之感。????标准对于电子文件管理活动具有很好的规范效果，但是一来标准是对重复性事物和概念的规范，在实践不足，电子文件管理现象的重复性表现还不充分的阶段，对标准的科学性和成熟度不能有过高的期待，实践的不平衡也会使标准条款的“妥协性”增高；二来标准主要是解决技术层面的规范问题，对于理