有限公司跟单作业流程.doc

物流有限公司 跟单作业流程  目 录 第一章 目的 3 第二章 范围 3 2.1覆盖范围 3 2.2 适用范围 3 第三章 定义 3 3.1客户 3 3.2运输在途 3 3.3 监装 3 3.4渠道商 3 3.5承运商 3 3.6外网 3 3.7提货 3 3.8基地 3 第四章 权责 4 4.1始发地基地 4 4.2外网 4 4.3渠道商/ 承运商 4 4.4收货人 4 第五章 跟单作业流程图 5 5.1流程图 5 5.2流程图说明 5 第六章 附则 8 目的 规范跟单作业流程，确保货物在途信息及时、准确地录入系统，提高客户服务满意度。 范围 覆盖范围 本流程起点为系统开立工作单，内网终点为货物到达内网所在目的站，承运商/渠道商/外网终点为收货人签收货物。全过程为货物信息流。 适用范围 公司所有跟单模块均适用于本流程。 定义 客户 本流程中的客户指收货方（收货人或收货单位）。 运输在途 货物从起始地发车之后至到达目的地阶段内车辆运行状况。货物到达承运商始发站后，我司人员现场监督货物装车和发车。渠道商为本公司提供运力资源及提供顺安捷客户所需服务的物流供应商。 承运商仅为本公司提供运力资源，不直接为顺安捷客户服务的物流供应商。 自有承运商：指运力和司机所有权和管辖权均属于我司的承运商； 外部承运商：指运力和司机所有权和管辖权均不属于我司的承运商，但 我司需要监督管理。 外网 不属于我司所有和管辖仅与公司合作且具有公司营业部功能的外部营业网点。 提货 我司营业部到物流供应商指定营业点提取货物的系列活动总称。 基地 我司管辖的具有批量货物分拨、发运、发货、提货等多功能的大型货物集散中心。按规模和功能分为：一级基地和二级基地。 权责 始发地基地 配载组：货物出港后在规定时间内完成委托书制作。 跟单组： 跟踪货物从受理至客户签收货物信息，并将跟踪信息及异常信息录入系统中； 处理在途货物异常（延误、破损、丢失、差错等）。 外网 接收到货信息并安排接货或提货； 卸货和单货核对，确保单货一致； 货物交接与单据签收； 反馈异常信息与处理异常； 反馈客户签收人信息。 渠道商/ 承运商 提供货物信息反馈表 运输我司托运货物； 反馈并协助处理异常。 收货人 查验单货与签收交接单据； 反馈异常。 跟单作业流程图 流程图 流程图说明 开立工作单 营业部将货物称重量和量体积后，营业部制单员根据托运书上的运输方式，收货方式，付款方式，收货人姓名，收货人地址，收货人电话号码，货物件数，重量，体积，以及收货人所需的各种个性化服务费用等开立系统工作单，并打印工作单。系统实际重量不能为零； 工作单包含了货物发货的详细信息，通常由数字和字母组成，同一票货物的唯一标识代码。 制作委托书 始发站配载员根据出库清单、工作单、承运商/渠道商名称、承运商/渠道商工单、派送网络等信息，制作委托书。具体要求按照《委托书录入管理规范》执行。 查收委托书 跟单员每天上班后，在09:00前，查收委托书，查收前先确定当天委托书是否制作完毕，未制作完毕，可先查收一部分，等待配载制作完毕后再次查收余下部分； 委托书查收可在物流系统委托书查询处查询，也可在物流系统出港成本信息汇总处查询。 制作清单 制作清单分外网清单和承运商/渠道商清单，外网清单主要以我司单号为主。承运商/渠道商清单以承运商/渠道商工单为主。 外网清单 1）外网清单按照系统主单的委托书打印传真给终端网点。告知我司发货明细，如：承运商/渠道商、件数、货票号、航班号、其他分单等信息； 2）委托书可在物流信息系统委托书查询模块查询并直接打印。 承运商/渠道商清单 1）根据委托书导出承运商/渠道商主单信息。发送电子档给承运商/渠道商，告知我司已发货明细，有发货时间、货票号、目的站、件数、重量、收货人等信息。 2）承运商/渠道商委托书导出在物流信息系统出港信息汇总模块，根据所需字段，按照分类汇总，选择主单类型，导出对应数据。 发送清单 跟单员以打印书面委托书，以传真形式发送外网，发送后，需电话确认，并将确认人确认时间填写至纸质委托书上； 当天委托书需在10:00前传真完毕，未能及时传真完毕，需先电话或QQ等方式告知； 跟单员导出承运商/渠道商清单，主要以系统数据导出excel电子档为主，跟单员通过QQ或邮件等形式发送电子清单给承运商/渠道商； 电子清单需在9:00前发送完毕。 接收清单 我司传真清单至网点后，需和终端网点电话或QQ确认，是否收到传真清单，并在清单上用笔记录确认人及确认时间，确保及时安排提货或者送货。未收到清单时，跟单员需再次传真； 承运商/渠道商接收我司excel清单。并通过我司清单制作反馈表。 确认与反馈清单 承运商/渠道商接收清单后，根据我