集团固定资产及在建工程管理.docx

集团固定资产及在建工程管理 2 固定资产验收 1 固定资产采购 固定资产处理 3 固定资产管理  固定资产及在建工程的管理 1 固定资产的采购流程  风险1 无人实施监督和控制固定资产采购计划，使得计划流于形式，不利于有效控制资本性支出 业务流程及管理现状控制程序负责人建议改进计划 公司设备科根据各个部门的固定资产新增计划汇总制订下一年度全公司的采购计划，并根据此计划进行采购。但在实际操作中，无明确部门或岗位对此进行控制，从而使计划流于形式。另外，对于计划外固定资产购置的审批程序，公司亦无相应的成文的制度规定。  设备科/财务部  加强固定资产计划执行监督 我们建议公司在执行固定资产采购时应与已经审批的固定资产计划进行核对，对计划外的或超计划的应适当增加审批以利于公司有效控制资本性支出。   固定资产及在建工程的管理 1 固定资产的采购流程  风险2 对电脑、打印机等办公用固定资产的购买审批流程没有制订书面的操作流程，导致实际工作执行不规范不统一 业务流程及管理现状控制程序负责人建议改进计划 电脑、打印机等办公用固定资产的购买由经理办微机室而非设备科负责，但就该类固定资产的申请购置程序无成文的制度规定。同时，我们发现，在公司制订的“资金管理制度（试行）”中，对于此类固定资产购置的审批权限也无明确的界定，从而在实际操作中，未得到恰当的审批。  经理办公室  建立书面的规定以明确此类固定资产的购置程序 我们建议公司制订书面规定来明确电脑、打印机等办公用固定资产的购置流程，以及各相关部门在其中的职责，使申请购置程序同统一规范。同时，在公司“资金管理制度”中，明确规定此类固定资产的审批权限和审批流程，从而使购置能得到恰当的审批。   固定资产及在建工程的管理 1 固定资产的采购流程  风险3 申请表格不统一，申请审批程序重复，不利于有效控制固定资产采购 业务流程及管理现状控制程??负责人建议改进计划 在新设备的购置时，按照公司的“设备管理制度”（SH-QM-001-2002），需要提交书面的购置申请，由部门负责人、设备科以及公司经理审核批准。但我们发现，在实际操作中，固定资产购置申请表格不统一，有的甚至以“文件签批单”替代，或根本不填申请表格。 如上所述，各部门在进行固定资产购置申请时，需要填列购置申请表。在申请审批通过后，按照生产综合部设备科制订的“合同管理制度”（SH-QM-012-2002）的规定，还需填列“文件签批单”，经由设备科负责人和公司经理审批签字后，加盖公司合同专用章。此审批步骤重复，且就合同金额是否与申请金额一致，亦未起到相应的控制复核作用。  设备科  统一申请表格，简化审批程序 我们建议公司统一固定资产购置申请表格，并在每次购置申请时，均要求填列，并分别由申请部门、设备科以及财务部归档保存。 在固定资产购置申请流程中，取消“文件签批单”，并在设备购置申请表中加一签字审批栏。在加盖公司合同专用章前，要求设备科或其它经办部门同时提供合同和设备购置申请表，在确信合同金额与申请金额一致后，公司经理在此栏处签字同意，以确保报销的固定资产购买已经申请审批。  固定资产及在建工程的管理 1 固定资产的采购流程  风险4采购合同未及时传递至财务部，财务部无法掌握价格条款并根据合同组织付款 业务流程及管理现状控制程序负责人建议改进计划 在固定资产的购置中，财务部不参与采购合同的制订，而且，签订后的正式合同也不传递到财务部。使得财务部无法掌握相关的价格及结算条款，这其中包括：付款方式、付款条件以及具体金额，在通常情况下都是根据发票组织付款。  财务部  财务部保留合同复印件 我们建议固定资产采购合同在正式签署前应报销财务审核是否在预算内，以及是否资置充；签署后应及时传递到财务部，并由财务部保留合同的复印件，从而使其能够了解到相关的价格条款并组织付款。   固定资产及在建工程的管理 2 固定资产的验收流程  风险2.1 没有规范的固定资产验收程序，不利于保证固定资产的质量 业务流程及管理现状控制程序负责人建议改进计划 公司的“设备管理制度”（SH-QM-001-2002）对生产用生产设备的验收流程做了简要的描述，但并未就不同固定资产的验收程序、验收方式、相关部门在其中的职责以及验收中需要填列的表格等进行详细的说明。我们对相关的验收文档进行了抽查，发现诸如开箱验收单、试运行记录单据以及验收移交单等不完备，而且填列草率。另外，对于非生产用固定资产的验收程序，公司并无成文的制度规定，亦无相应的验收单据。我们也注意到，“验收报告”并不传递到财务部，财务部在要根据“转固申请表”和发票等记账时，并不清楚