营运单据管理规范.docx

物流有限公司营运单据管理规范目的明确各类营运单据定义，规范单据领用、使用、保管、借阅及销毁方法，确保单据信息的真实、合理、连续和完整，有力保障营运数据查询，最终使单据作业标准化和系统化。适用范围本规范所指营运单据包含纸质单据和系统电子档单据。主要从单据的定义、领用、使用、保管、借阅、和销毁六个方面进行阐述。相关定义托运书：指客户委托我司运输货物时填写货物信息的一种纸质单据；工作单：指我司根据托运书在物流信息系统中开立的一种反映详细货物信息 单据；出库清单：指我司营业部或基地汇总系统工作单在物流信息系统中开立并打印的一 种用于备货的单据；派车单：指营业部或基地使用自有车辆、合同车辆和临时车辆时记录车辆行程信息 的一种单据；委托书：指我司营业部或基地在物流信息系统中制作的用于货物流转的可打印信息的单据；成本单：指渠道商承运我司货物后开立给我司的纸质货物交接单据；运输协议：指我司用与承运商及自营线路司机交接的纸质单据。单据领用营运各需求部门填写单据及物料需求申请表；人力资源部审核需求申请；人力资源部采购相应单据及物料；人力资源部负责下发单据及物料到各需求部门；营运各部门确认领用完毕。单据使用规定托运书托运书作用将客户（发货方）的需求信息转换成的书面文字信息，确保货物承运信息提供的准确性和规范性，做到信息异常时可查询客户（发货方）填写的原始单据，规避我司信息失误的风险。托运书使用范围托运书仅限于发货方客户与营业部之间使用，不涉及其它部门和操作环节。托运书签核托运书由发货方客户和营业部营业员双方签字确认后方可成为有效单据，反之此单据无效。工作单工作单作用工作单为我司客户货物托运的凭证，作为各部门和各环节货物发送和接收的货物信息核对的关键单据。为货物操作的准确性提供保障，确保货物流转顺畅和营运质量稳定。工作单使用范围工作单从始发地至目的地全过程系统流转，经营业部打印后随货流转。工作单签核工作单由发货方客户和营业部营业员双方签字确认后方可成为有效单据，反之此单据无效。出库清单出库清单作用出库清单作为营业部或基地备货的唯一信息凭证，为备货工作提供方向性，保障备货工作正确和高效。同时是基地与承运商或渠道商交接的签核单据，为货物准确无误的交接提供凭证。出库清单使用范围营业部、基地备货基地与承运商或渠道商交接出库清单签核出库清单须由营业部或基地的备货人、承运商或渠道商双方签字后方可有效，反之为无效单据。派车单派车单作用派车单作为车辆运输过程信息记录的唯一凭证，为公司车辆运行监控、统计和分析提供真实有效的数据，是车辆运费结算的关键单据。同时，也是司机绩效核算的有效依据。派车单使用范围派车单仅用于自有车辆、合同车辆和临时车辆。派车单签核派车单须由派车单位、司机、接受单位三方签字后方可有效，反之为无效单据。成本单成本单作用我司货物交予承运商或渠道商托运的凭证；渠道商费用结算的关键凭证；为财务核算和运费结算提供真实有效的数据，保证成本支出的合理性和正确性。成本单使用范围成本单用于我司发货人员和渠道商之间使用。不涉及其它操作部门。成本单签核成本单必须由我司发货人员和渠道商双方签字确认；签核成本单需加盖渠道商业务章方可有效，反之此单无效。货物运输协议运输协议作用明确我司与合同车或临时车的运输权责，有效规避非我司原因造成的经济损失赔偿风险；为我司在运输纠纷处理中提供有效的信息凭证。运输协议使用范围运输协议用于我司发货人员和承运商之间使用，不涉及其它操作部门。运输协议签核运输协议由我司发货人员和承运商司机双方签字后有效，反之为无效单据。委托书委托书作用在货物流转过程中做到信息前置，为目的地货物接收与核对提供标准。同时，也是我司与渠道商货物交接的凭证，为后续异常货物或纠纷的查询提供真实有效的信息。委托书使用范围用于始发基地和承运商，以纸档签核档形式呈现；用于内部转运，信息传递，以系统单据呈现；用于始发基地和外网，以纸档形式呈现。委托书签核委托书必须由始发基地和外部承运商双方签字后有效，反之为无效单据。单据留存规定托运书留存托运书共两联，客户（发货方）和营业部各留存一联。 工作单留存工作单共五联，发货方客户留存委托人联，营业部暂存财务留存联和财务结算联；营业部每月5号前汇总整理上月度工作单，将财务留存联交予财务部留存三年，财务结算联交予VIP客服或者客户留存三年；签收联和收货人联随货走，收货人联交予收货人留存。若客户需要签回单业务，则签收单交予委托人留存；若客户不需要签回单业务，则目的站营业部留存。出库清单留存出库清单共三联。营业部出库清单，营业部统一留存一年。基地配载组开立的出港出库清单，在5分钟内，白联交予基地分拨组留存一年，红联和黄联交予基地配载组留存一年；基地配载组开立的进港出库