有限公司成本改单作业管理规范.docx

物流有限公司成本改单作业管理规范 目的为了更好的控制各项成本，并对额外更改金额做明确分析，避免不必要的补单，达到减少更改票数，同时为了保证基地、营业部系统录入数据的准确性及财务扎帐后调帐的准确性，以确保基地、营业部成本报销及财务数据分析的准确性。现制定此要求和规范。适用范围财务部扎帐后，基地、营业部成本存在变动，需改单的情况。定义成本改单指由于成本变动，财务扎帐后无法直接更改，需要做更改证明进行系统调账。扎帐指完成成本单的核销工作，财务部进行成本冻结的动作。成本单扎帐后，任何部门都不得对成本单原始信息进行更改。承运商仅为本公司提供运力资源，不直接为顺安捷客户服务的物流供应商。按运力和管辖范围分为：自有承运商和外部承运商。自有承运商：指运力和司机所有权和管辖权均属于我司的承运商。外部承运商：指运力和司机所有权和管辖权均不属于我司的承运商，但我司需要监督管理。权责跟单组因送货、卸货难度大，需要增补费用的，由承运商/渠道商报给跟单人员，跟单人员初步核实情况后报由渠道成本管理组负责人审批。渠道成本管理组根据跟单组提供的信息，对费用进行审核、确认，反馈跟单进行成本更改。财务部根据成本改单进行系统调账处理。更改类型业务变更指客户的委托业务在制单后需要变更的情况。例如把自提业务变更为送货上门业务，临时要求变更目的站业务等。此类更改先由客服提供工作单更改证明给跟单组，再由跟单进行承运商/渠道商业务信息更改。开单差错指因发货人员开单差错导致需要更改成本单的情况。例如财务成本审核员发现成本单中的目的站、收货人、付款方式、签单要求、交货重量、交货体积、费率等各类信息有差错，需要改单的情况。对账改单指与承运商/渠道商对账过程中发现成本有误，经核实后需做出更改的情况。 延误制单指因与承运商/渠道商的价格、重量、件数、计费方式等信息不准确，导致延误制单的情况。加急货物因客户急需到货，临时要求加急派送、更改运输方式等导致的更改。填写要求填写模块及要求更改证明模块主要有：工作单号、接收单位类型、接收单位、更改类型、金额类型、原金额、更改金额、更改内容。具体模块介绍如下：工作单号：我司系统单号。接收单位类型：更改业务是给基地、营业部转运或发运承运商/渠道商，接收单位类型选择“渠道”。接收单位：接收单位为单据信息栏的承运商/渠道商名称。更改类型：分为业务变更、制单差错、对账改单、延误制单四种。业务变更：统一为因客户原因导致的变更；制单差错：因我司发货人员或承运商/渠道商未按照我司合同价格开单 导致的改单，或成本录入错误导致的改单；对账改单：在对账过程中， 我司和承运商/渠道商账单不一致，需进行的改单；延误制单：因成本录入未录或承运商/渠道商原因，未及时开出费用导致费用录入不及时，而财务扎帐导致的改单。金额类型：有8种类型，无、运输成本、送货费、中转费、提货费、卸货费、其他费用、到付金额。根据我们调整费用类型，录入对应的金额类型。原金额：为我司和承运商/渠道商开单的原金额，以成本单为准。更改金额：为此次变更所发生的变更金额。如：单号123456原送货费50，因送货地点偏远需补20，则原金额为50，更改金额为20，若需第二次更改，更改金额填写当次的更改金额。若该单号因客户原因产生二次派送费70元，则填写原金额50，更改金额为70元。（若变更金额为我司补承运商/渠道商费则变更金额为正数，若变更金额，为我司扣减承运商/渠道商费用，则变更金额为负数）。更改内容：1、需说明更改费用原因。2、需说明原金额。3、需说明更改金额，4、若中转改专车，需说明扣减的运费金额，再注明送货费补单金额。5、若多次补费，需注明原已补金额和此次更改金额。更改证明填写注意事项填写“更改内容”时，必须填写补单模块的原费用、其更改后的费用、更改原因（超远、超大、专车直送、客户收取卸货费、无电梯等）。原费用、体积、重量可在顺安捷物流信息系统-出港成本信息汇总中查询。 客户要求更改的，客服或营业部补过来的费用，并非全部补给或传真给承运商/渠道商，而是按照我司和承运商/渠道商标准或实际需要的费用。特别是营业部的货物。同一单号，承运商/渠道商要求补几个模块的费用时，全部和承运商/渠道商谈定后写到同一张更改证明再传真，可减少填写、传真更改证明次数，减少不必要的时间。多个主单补同一类型的费用时，各主单费用需承运商/渠道商单独报出。不可写在一起共补多少。承运商/渠道商要求补费用，一定询问承运商/渠道商补费用原因，更改证明类型第2点提到，并核实承运商/渠道商反馈信息的准确性。附则公司营运部运力保障中心渠道管理组解释本规范。该规范一经实施，相关规范自动失效，恕不另行通知。公司营运部运力保障中心渠道管理组有权对本规范的相关条款进行修改，删除，增减。 物流有限公司