文书档案整理-围场档案信息网.PPT

装订质量要求 装订前，应将“件”内的 各页按一定方式对齐， 便于将来翻阅利用。采 用左侧装订的，应将左 侧、下端对齐。 具有永久和30年保存价 值的文件要去掉金属物， 文件页数少的（2张以下） 按要求用乳胶或固体胶粘 装订质量要求 贴；文件页数多的采用三孔 二线在文件的左侧装订。10 年保管的文件可不拆除金 属物已经成册的图册、出 版物可保持原册封。 3.排列 ①第一种：同一事由内的归档文件排列。 按公文办理过程中的先后顺序，将同一事由形成的文件排列在一起，可以客观地反映出某一事由的发生、发展、结束的全过程，反映出这些文件之间的客观联系。 最简单的方法：是按照文件形成时间的先后顺序排列，或按照文件的重要程度排列。 ②第二种：不同事由间的归档文件排列。通常采用： 1、将综合性的工作排在前面； 2、将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在后面。 3、按照不同问题分别集中排列。 4、按照责任者或承办部门分别排列。适用于将不同科室的文件分别集中排列。 5、也可将“会议文件、统计报表”等成套性文件集中排列。 6、因故未及时整理归档的零散文件材料,可排在同一年度期限的所有文件的最后,或并入关系密不可分的相关文件中作为一件 4.盖归档章 归档章一般应加盖在归档文件右上端的空白位；如果领导批示占用上述位置时，可将归档章盖在首页的其它空白位置，但以上端为宜。如果文件首页确无盖章位置或因材质无从盖章或重要文件须保持原貌的，也可在文件首页前另附纸页加盖归档章；硬抄会议记录本可用不干胶盖章后贴于记录本正面上方或用白纸盖章并经裁剪后再贴于记录本正面上方。 归档章式样（空白档号章） 全宗号 年度 件号 馆编件号 机构（问题） 保管期限 页号 盒号 5.编号 归档文件的编号项目包括：全宗号、年度、保管 期限、问题（机构）、室编件号、馆编件号等项 目。这些也就是归档章上的内容。 全宗号 年度 填写时以4位阿拉伯数字表示，不得简写。 保管期限分为永久、长期（30年）、短期 （10年）三种。 全宗号 100 年 度 （ 2010 ） 室编件号 1 馆编件号（空） 机构 （空） 保管期限 （永久） 页号 5 盒号 （空） 注：每份文件都必须编件号； （2）按照二级分类方法归档的文件，同一年度，同一保管期限的只编一个流水号； 例如：2009年、 永久 1-60件 61—90件 30年 1-85件 86—105件 10年 1-36件 37—78件 按照三级分类方法归档的文件，要在同一年度， 同一保管期限，不同科室下的需要编写从1…… 的流水号。 例如： 2010年、 永久、 30年 办公室 1-20 件 1—30件 人事科 1-15 件 1—25件 老干部科 1-15 件 1—18件 6.编目 归档文件应根据分类方案和室编件号编制归档文件目录。即按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，以系统、全面地提示归档文件的全貌。编目应以“件”为单位进行，一件档案在目录中只体现为一个条目。 ①归档文件目录的项目 归档文件目录的项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注项。 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 1 2 3 4 5 6 件号：指室编件号。 责任者：制发文件单位全称或规范简称 文号：文件的发文字号。 题名：文件名称。题名过于笼统或无文 件的，要重新拟写。 日期：即文件形成时间。填写时，以8 位阿拉伯数字标注年 月、日，日是1位数的，在数字 前补0。如2004年5月29日 标注： 页数：即一件归档文件的总页数。 备注：说明缺页、密级等必须说明的问 题 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 提示：填写题名时需要注意的几个问题 (1)任免,奖惩文件。题名中未体现本单位或本单位人的姓名,但文件中有本单位或本单位的人,原题名照抄,把本单位或本单位人的姓名补充在原题名后面并加“( )”。 （2）介绍信及存根。必须把每个人的姓名都写上。 如：组织关系介绍信(XXX,XXX,XXX)。 提示：填写题名时需要注意的几个问题 (3)会议记录。要写上每次会议的主要议题,整个题名加【】 (4)文件有并列题名的,并列题名与正题名一并抄录。 例如：《强化目标管理，推动机关档案工作发展—**同志在县直机关档案工作会议上的讲话》 提示：填写题名时需要注意