目的为规范本校文件之撰写-东南科技大学秘书室.DOC

東南科技大學文件管制辦法 100學年度第1學期第7次行政會議通過(100.11.15) 101學年度第2學期第8次行政會議修訂通過(102.5.28) 102學年度第1學期第1次行政會議修訂通過(102.8.27) 102學年度第1學期第10次行政會議修訂通過(102.12.31) 第1條　　為管制東南科技大學(以下簡稱本校)各類文件(含外來文件)，確保本校教職員工生能依必威体育精装版版本文件辦理各類行政事務，特訂定「東南科技大學文件管制辦法」(以下簡稱本辦法)。 第2條　　與本校行政作業相關之文件皆納入管制。 第3條　　本辦法所稱文件定義說明如下： 一、內部文件分為三階說明如下： (一)第一階文件為中長程發展計畫、辦法、法令規章。 (二)第二階文件為作業標準書、各項手冊、各類規範。 (三)第三階文件包含下列兩種： 1、表單：空白的表格。 2、紀錄、資料：含內容資料之表格。 二、外來文件(外來公文、法規、手冊、作業程序……等及表單)。 第4條　　第一階文件撰寫格式： 中長程發展計畫格式另訂。 辦法、法令規章訂定如下： （一）法規條文層次編寫規定如下：層次 編寫方式及說明 章 第一章…第十一章…。 條 第1條…第11條…。 項 不冠數字，書寫。 款 一、…十一、…二十一、…。 目 (一)…(十一)…二十一…。 註：目以下再細分者，冠以１、２、３等數字，並稱為第某目之１、２、３。 內文敘述層次序號規定如下：層次 序號 備註 第一層 壹、貳…～拾壹…～貳拾壹… 第二層 一、二…～十一…～二十一… 第三層 (一)(二)…～(十一)…～(二十一)… 第四層 1、2、…、…… 第五層 (1)(2)……～(21)… 數字使用半形模式 第六層 A、B、C、… 英文字使用半形模式 第七層 (A)(B)… 英文字使用半形模式 第八層 a、b、c… 英文字使用半形模式 第九層 (a)(b)… 英文字使用半形模式 層次 序號 說明 第一層 5. 序號5 第二層 2.1 序號2之1 第三層 2.1.2 序號2之1之2 第四層 3.2.1.2 序號3之2之1之2 第五層 3.1.2.3.1 序號3之1之2之3之1 備註：如有更多層次，依上述方式類推編號。 (二)作業標準書內容依下列架構撰寫：依據目的：敘述編寫此文件之依據法規主旨。範圍：敘述此文件所適用之特定人、事、時、地、物。定義：說明此文件中特殊或專有名詞、定彙之意義。權責：敘述與此文件相關部門、人員(職稱)之職責；主辦人員之權責應置於第一順位。流程圖：繪製流程圖時，請參照流程圖符號附，選用適當流程圖符號說明。：。敘述敘述敘述：列出執行本文件所使用之本校管制表格紀錄之名稱、編碼、附件號、資料保存期限及資料保存單位；並依附件號順序附陳各表格紀錄之空白格式。：列出與本文件相關聯之其他文件名稱及編碼。格式依實際需要由各主辦單位自行訂定架構規定除會議紀錄外，依實際需要由各主辦單位自行訂定標題：標示表格最上方。位：置於表格左下角。表格編碼：標示於表格右下角。標題：標示表格最上方。製表日期：置於表格右上角。製表位：置於表格左下角。製表人：置於製表位之後。表格編碼：標示於表格右下角。三： 標題：標示最上方。時間：XX年X月X日(星期X)X午X時XXX分整 地點：XXXXXX會議室 主席：XXX 錄：XXX 出席人員：(應到：XX人)(實到：XX人)(公假：X人) 壹、報告前次會議決議及主席交辦事項執行情形： (七)「貳、工作報告： (八)「參、提案討論： (九)「肆、臨時動議： (十)「伍、主席結論： (十一)「陸、散會：文件編碼系統共計碼○-○○○○-○○○○１-２３４５-６７８９，編碼說明如下：●-○○○○-○○○○其中●為文件類別編碼區說明如下： 其中●編碼數字1即表示第一文件。 其中●編碼數字2即表示第二文件。 其中●編碼數字3即表示第三文件。 其中●編碼數字即表示文件。○-●●●●-○○○○，其中●●●●為單位編碼區。各級單位編碼詳附件○-○○○○-●●●●，其中●●●●為流水及版本說明如下： ○-○○○○-●●●○其中●●●為流水號(001~999)○-○○○○-○○○●其中●為版本文件文件應公告。文件廢止 一、本校內部文件若已過時無效廢止，，公告廢止。 文件廢止後，原文件之編號應列管，不可重複使用。 屬年度性文件逾年度即自行失效，。 文件廢止後，文公告。紙本文件管理 紙本文件核，發行。 文件修訂時，於公告新版本時，回收舊版文件。電子文件管理 一、本校內部電子文件之發行 (一)同時發行之文件。 經核發行之於生效後十日內由登於，舊版文件撤除。文件廢止時，由刪除之。經核之文件保存保存…等)