档案管理有关办法.doc

档案管理办法 第一章 总 则 第一条 为了贯彻执行上级关于档案工作目标管理的规定，规范我公司的档案管理，结合本公司档案工作实际，特制定本办法。 第二条 档案管理相关内容：两项职责，七项制度。 第二章 两项职责 第三条 公司行政人事部（经理）档案职责范围： （一）制订全公司档案工作年度计划和今后发展规划。 （二）制订全公司文书、科技、会计、声像、实物档案管理的规章制度、办法和措施。 （三）组织档案管理人员学习有关知识，推广档案工作的先进经验，开展档案学术活动。 （四）负责公司相关和所属各单位的文书、科技、声像、会计档案的接收、整理、保管、统计和鉴定工作。 （五）负责对全公司档案工作的监督、检查和业务指导。 （六）办理档案的借阅，编制检索工具，做好档案信息的开发和利用工作。 （七）积极认真执行档案人员“四参加”制度。 （八）收集、整理、保管、统计与本公司有关的内容刊物和资料，配合档案提供利用。 （九）负责档案的安全管理和必威体育官网网址工作。 （十）完成领导交办的有关档案、史志、年鉴方面的工作。 第四条 公司档案员岗位职责： （一）负责公司文书、科技、声像、实物档案的收集、整理、立卷、编目和会计档案的接收保管工作。 （二）严格执行档案室各项管理制度，建立健全各项基础台帐，充分发挥档案资政、存史和服务的功能作用。 （三）对档案管理工作中的问题，进行认真研究，提出合理化建议。 （四）负责接收外来部门和内部的文书档案资料。 （五）确认文件材料齐全后，按照档案工作质量标准要求，整理、分类、立卷、归档。 （六）严格执行档案的借阅手续；编制检索工具；做好档案信息的开发和利用工作。 （七）负责档案的安全保管和必威体育官网网址工作。每月对照规定检查库房“八防”情况，查阅档案严格按规定办理，做到“三严”：执行制度严；库房管理严；对已要求严。 （八）完成领导交办的有关档案工作的其它事宜。 第五条 档案“三纳入”制度： （一）纳入领导议事日程； （二）纳入企业发展规划、年度计划、科技管理； （三）纳入相关部门职责范围和有关人员岗位责任制。 第六条 档案“四参加”制度： （一）要参加企业产品试制定型； （二）参加科技成果鉴定； （三）参加基建工程竣工验收； （四）参加设备仪器开箱工作制度。 第三章 七项制度 第七条 文件材料收集、整理、立卷制度 （一）总则 收集、整理工作是档案工作的基础，有效提高档案质量和档案“五率”。 （二）管理内容与要求 1、上级下发的一切文件，处理完毕后，由各部门自行收集立卷。 2、各部门形成的具有保存价值的文件、资料、图表，随时产生、随时立卷，严防文件散失，给归档工作造成困难。 3、经核查确认后，每月由各部门进行分类立卷登记，按期移交行政人事部档案室。 4、各种文件、资料、报表均不得有圆珠笔、铅笔等不规范字迹，否则档案将予退回，整理好后方可接收。 5、整理时，剔出金属物，不得有褶皱、裂痕，严格按照规格尺寸进行裁剪、装订和粘贴。 第八条 档案统计管理制度 （一）总则 档案统计是档案事业建设的一项基础工作，是了解掌握档案的形成、管理、利用情况和档案事业发展的重要手段，为促进和提高档案的管理水平打下基础。 （二）管理内容与要求 1、建立健全各种登记簿，为档案统计奠定基础。 2、准确地掌握统计文书、科技、会计、声像及人事档案的基本情况。 3、保管利用，销毁档案要及时、准确统计，防止丢失。 第九条 档案保管、管理制度 （一）总则 档案是企业各项工作的依据和真实记录，是进行生产经营的必要条件。制定本制度是为了提高全体员工对档案工作的认识，加强管理，有效发挥档案的职能作用，更好地为企业各项工作服务。 （二）档案的分类 1、文书档案：凡公司及公司所属各单位在各项活动中形成的具有保存价值的文件、电报材料等。 2、科技档案：建筑施工、机械设备等。 3、会计档案：会计凭证、会计帐簿、会计报表等。 4、声像档案：企业生产，经营活动管理工作中产生的具有保存价值的照片、录音录带均属声像档案。 （三）保管内容与要求 1、科技档案：由各部自行负责收集、整理、分类后交档案室立卷归档；会计档案由公司财务部整理立卷，留存一年，编造清册，移交档案室管理；文书与声像档案由相关部门移交档案室立卷归档。 2、对所有档案实行科学管理，编制必要的检索工具和参与资料，使档案的利用价值最大化。 3、按照档案保管期限表的规定，对达到保管期限的档案进行鉴定、登记、销毁。 4、每半年检查一次档案状况，发现破损变质的档案及时修补、复制，以保护和延长档案的使用寿命。 5、及时