房地产代理公司咨策事业部高效会议管理手册_17页_201.docVIP

咨策事业部高效会议管理手册 （2010年版） 一、高效会议的意义 通过对事业部四部门的高效会议访谈，了解到当前会议组织存在着种种现象： 现象1：正常上班时间大部分花费在会议上，使得计划的工作事项需加班加点完成； 现象2：会议泛泛而谈，无法有效地解决问题，需要另行召开二次、三次会议； 现象3：会议时间不确定，通常为二、三小时，甚至三、四小时，弄得与会人员精神疲惫； 现象4：会议结束后，对会议决议不明确，执行人员仍摸不清楚方向； 现象5：会后事项无专门人员跟踪，致使会议成果失效。 而这些现象表明了当前存在较多无成效的会议，通过“会议成本=人数*时间*薪资单价”，试算下，没有效率的会议浪费了多少企业成本?!而与会者也是精神疲惫、时间浪费。对于个人、企业来说都是不可估量的损失…… 因此，建立高效会议制度是当前紧迫且重要的工作，对于团队提升工作效率、个人高效工作、企业节约成本都有积极推动作用。因此导入高效会议是势在必行之举。 二、高效会议的认知 2.1会议的概念 简单地说，三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议。两个人谈话或讨论叫交谈或会谈，三个人以上，没有主持人又没有中心议题的谈话叫闲聊。 所以会议至少应包含几个要素：时间、地点、议题、与会者、主持人。 对于各要素的要求： 1）时间：包含三种，一指会议召开的时间，二指召开会议的时限，三指会前准备时间。 会议召开时间需考虑何时召开比较合适，比如周例会，则适合在周末或周一召开，起承上启下的作用； 召开会议的时限，要求会议组织者对会议中的所有事项和议题限定时间，这样有助于大家集中精力专心讨论一个问题。并且能够符合“让我们用15分钟完成这个议题”的目标。一般会议的时限以1小时为宜，若需更长时间，中间应安排休息。 会前准备时间：军队中有一个古老的谚语：“用在侦查上的时间一般都不会白费。”会前准备也是如此，因此，组织者在会议前应给予充裕的会议准备时间，这样也有助于与会者做好个人工作安排。一般会议、项目执行会议提早2小时通知，策略会议提早1天通知。 2）地点：根据会议的性质、与会人数、与会环境及会议室的预约情况而定。 3）议题：是指会议需讨论、解决的问题。须具有重要性和必要性，又须具有明确性和可行性。每次会议的议题应尽可能集中、单一，不宜过多，不宜太分散。尤其是不宜把许多互不相干的问题放在同一会议上讨论，这会使与会者的注意力分散，不利于解决问题。 4）与会者：是指会议参与人员。召集来开会，是要花费一定时间和精力的，而时间和精力在某种程度上就是效益，就是财富，只能创造，不能浪费。因此，从原则上讲，参加会议的人应做到：该参加的一个不少，不该参加的一个不多。 ??　具体地说，与会者应具有必要性、重要性。 必要性。这是指与会者必须是与会议直接有关的人员，也就是符合会议确定范围。有权了解会情、提出意见、表示态度、作出决定的人；或是能提供信息、深化讨论、直接有助于会议达到预期效果的人。 重要性。这里指的是与会者虽与会议没有必然的、直接的关系，但却有利于会议的进展或扩大效果的人员。这些人员通常是临时邀请的。 ?5）主持人：主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。 2.2会议的分类 按内容、性质分公司会议可分为以下几种类型： 管理类：企业管理（年中会议、年终会议、高管会议、绩效会议、经理人例会）、部门管理（周例会、年中会议、年终会议） 业务类：周例会、策略会、执行会、出品把控会 2.3会议的收益 不管什么会议，无论规模大小、正式非正式、会期长短，一旦计划或考虑召开，并着力考虑如何使其成功举行，我们就能够使会议产生实效。会议就是一种沟通与交流，其真正的作用主要有： 提供信息； 分析并解决问题； 讨论观点； 鼓舞士气； 调和冲突； 获得反馈； 说服别人； 培训开发； 改进现状； 更新知识、技能和态度。 三、高效会议的流程 会议组织 按照时间的顺序，可将会议组织分为会前准备、会中控制、会后跟踪三个阶段。 3.1会前准备 思考——真有必要开会吗？ 或许还可以用其他方式来处理和解决工作中面临的问题，因此，首先要考虑的是究竟有没有必要召开一次会议，或者别人是否需要参加会议？ 自己的会议：我们遇事面临的首要问题是思考和疑问，也就是绝不动辄张口就说“最好还是开 个会吧！”要冷静下来仔细想想，就这个问题是否要进行争辩和咨询？或者是不用其中任何一种方法就能做出决策？要在会上发布的信息是否还能以其他方式进行传阅和传播？是否能够通过在走廊上的简单谈话、电话交谈或工作午餐来商议解决？一旦就这些问题扪心自问，就会出现不少有选择性的答案，也许这些选择就要比开一次会议节省时间。 请记住，这些决策不仅会影响你自己的时间，一小时的六人会议实际上代表了