QGGXLZ10711-2013《公文管理制度》.doc

为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，特制定本制度。 1 职责 1.1 董事办是公司企业管理制度的监督部门（包括公司对外行文） 1.2 行政中心是管理类文件的执行主管部门。 1.3 财务中心是公司财务管理类文件的主管部门。 1.4 各职能部门负责本部门业务文件的管理。 2 公文种类公司公文主要种类决定用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级单位、部门不适当的决定事项。决议用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。意见用于对重要问题提出见解和处理办法的事项。通告用于公布应当遵守或周知的事项。通知用于公布规章制度，转发上级机关公文，批转下级单位、部门的公文，要求下级单位、部门办理和需要周知或共同执行的事项。通报用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议。请示用于向上级机关请求指示、批准。批复用于答复请示事项。函用于相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。会议纪要用于记载、传达会议情况和议定事项。格式公文的文字应从左至右横写、横排。一般情况下，公文的字体应统一。宋体文件名称用号宋体；一般用号宋体宋体文件名称用号宋体；一般用号宋体标题与正文之间要拉开一定距离。公文用纸一般使用国际标准A4型纸张。一般每页排行每行排个字，左侧装订。发文格式上距25毫米下页距5毫米、左页距毫米、右页距毫米；以公司名义发文，为一条均印红色除会议纪要外，须加盖公章。计算机电子公文的储存格式和传输规范，将在OA系统另行规定对外行文公司各部门，不能直接对外行文。对外上报的公文，由各职能部门撰写，其负责人审签字并核稿、编号、编写主题词，报领导签发，撰写部门根据签发意见修改、校对后，由以公司名义对外行文。对外印发的公文一般由三个部分：文头部分、行文部分、文尾部分。文头部分a)文件名称位于文头的正中央，公司发文纸用“”套红印刷。b)发文字号由发文机关代字、发文年号及该年度的发文顺序号组成。公司对外发文机关代字为“”；发文年度一律用公元纪年全称，括于角括号“”内；发文顺序号不编虚号，不加“第”字。发文字号标注位置一般应在文件名称正方。行文部分a)标题标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题除发布规章性文件等特殊需要可加书名号外，一般不用标点符号。b)主送单位(部门或人)指承办或处理公文的单位(部门或人)。主送单位应使用全称或规范化简称，应写在标题之下，正文之上，居左顶格。c)正文正文是公文的主体，用来表达公文的具体内容。正文位于标题或主送部门下方。d)附件指为正文作补充说明或印证参考的材料。公文如有附件，一般应与主件装订在一起，并在正文之后、印章位置之前注明附件名称和顺序号，附件首页左上角注明附件的顺序号。e)成文日期以领导签发日期为准，一般标注在正文右下方。f)如遇公文恰好满页，发文时间和文尾部分须另起一页应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不得采取注“（此页无正文）”的方法解决。g)印章公司对外印发公文一律加盖公章，印章盖在发文时间的位置，用印要做到清晰、整洁、端正、位置恰当，上不压正文，下要骑年盖月。文尾部分a)主题词主题词不能随意标注，应由理部统一标注主题词。b)抄送单位(部门或人)公文的抄送单位指除主送单位以外的需要执行或知晓公文内容的其他单位(部门或人)。抄送单位应全称或规范化简称，抄送部门名称置于印发日期上方抄送栏内。c)公司名称和印发日期置于抄送栏之下印发日期，以公文复印的时间为准。d)印发份数置于印发单位名称和印发日期的右下角。e)文件页数公文应当在每页下方用阿拉伯数码标注页数（首页不显示）。内部行文在职权范围内，部门负责人签发并抄报领导业务范围内的对内行文，部门撰写负责人审核（若须会签部门，会签部门负责人也须签字）报公司领导签批，撰写部门印发并登记。撰写报签批印发并登记。办公会会议纪要由撰写报总经理签批后印发其他专题会议的会议纪会议组织部门撰写报签批印发（备案）。请示报告要求a)各向公司请示或报告须一文一事，“请示”同“报告”必须严格分开。“请示”的问题如涉及相关部门，呈报单位（或部门）应主动与有关部门协商，尽可能取得一致意见后会签上报，如双方经协商仍未取得一致，应把分歧和各自理由一并说明。公司将退回原呈报部门。b)“请示”一般单头主报，不同时主送两个以上主管部门或领导。c)“报告”中不得夹带请示事项，不应出现“请批复”、“请审批”等字样。收文收文办理一般包括签收、登记、审核、批办等程序。收文要逐件查对、签收。除领导亲收外，所有公文均由文秘人员拆封，其他人员不得拆看。收到公文后，文秘人员要及时拆封、签收、登记，附上文件传阅单，然后送