文件控制程序在主线任务中的应用方案.doc

文件控制程序在主线任务中的应用方案 1.0目的。 1.1落实公司《2013年今目标工作计划》，实现ISO文件控制程序与主线任务的有机结合。 1.2实时监控文件控制程序各环节的运行状态，使之处于可控可追溯的状态；节约时间，降低人力、物力成本。 2.0适用范围。 2.1适用于公司文件控制程序在今目标系统中的应用。 2.1本方案的制定依据为公司《文件控制程序》，受控文件的范围，以公司《文件控制程序》的规定为准。 3.2 管理者代表负责在系统内审核质量手册、程序文件和审批其它现有体系文件（包括质量记录表格）。 3.3 各部门经理负责本部门相关文件的编制、使用和保管和主线任务的创建，文件的上传。 3.4 办公室负责受控文件的集中管理，在系统内建立并维护体系文件档案库，负责按照文件控制程序定期组织评审修订，并在系统内及时更新，确保文件档案库内体系文件的全面性、完整性、权威性。 3.5 质量体系内审员：每月一次，审核本方案的执行情况，并在今目标系统内通报。 4.0体系文件编制和外来文件收集评审过程在今目标中的工作流程。 4.1文件编制部门在今目标主线中创建主线任务。 （1）主线创建基本操作流程：打开今目标主线→添加主线→在弹出的新建主线框里填写主线名称→点选参与人→确定→新建工作框→填写标题和内容→确认。 （2）主线名称格式：《******》文件编制评审主线任务。建议一个文件建一个主线，最好不要几个文件用一个主线任务。 （3）参与人的设置：必须为总经理、管理者代表、各部门负责人、体系内审员、班组长。 4.2文件编制部门上传所编制的文件。方法：在4.1创建的主线任务里面新建一个工作框，工作框的名称为文件名《*****》，内容为编制部门，编制人，编制时间等文件的基本信息。在附件里面上传文件的电子文档。 4.3各部门负责人、体系内审员对文件进行评审，提出意见和建议，文件编制部门根据提出的意见和建议对文件进行修订和完善，重新提交修订后的文件。 方法：新建工作框，工作框标题为部门名称，内容为对文件的意见和建议。 4.4管理者代表在主线中新建工作框，填写审核意见。 4.5总经理新建工作框，填写批准意见。 4.6文件经总经理批准后，由办公室新建工作框，内容填写：已登记，文件编号为：*********。 4.7办公室根据分放份数将文件打印输出、装订，加盖“受控文件”。 4.8办公室负责文件发放，并将发放记录表扫描上传主线任务内，本主线任务正式线束。 4.9外来文件的收集、评审过程在今目标中的应用参照4.1至4.8的做法进行。 5.0质量体系文件管理在今目标中的流程与方法。 5.1根据公司《文件控制程序》，由办公室在今目标系统中建立质量体系文件柜。 操作步骤：打开今目标文档→点击管理→新建文件柜→填写文件柜名称→选择人员并设置权限→添加备注说明→确定。 5.2办公室设置二级分类目录。建议按照功能模块分类，或者文件层次分类，条块结合，保证分类的逻辑关系，方便查找。 5.3办公室按照设置好的目录分门别类上传，供公司各部门共享使用。 5.4各使用部门在使用查询过程中有什么意见建议可以在论坛内开辟一个专栏发布出来，便于办公室及时汇总改进，不断完善文件柜的功能。 6.0体系文件评审、修订和更改过程在今目标中的工作流程 6.1业务所属部门根据办公室制定的文件评审计划，在今目标系统中创建主线任务。主线任务创建方法参照4.1进行。 6.2业务所属部门在主线任务中上传已初步修订、更改后的文档，供评审。 6.3各部门对上传的文档进行评审，在主线任务中建立工作框，提出意见和建议。 6.4业务所属门部综合各种意见和意见对文件进行再次修订和完善，在主线任务中提效修订完善后的文件。 6.5管理者代表在主线中新建工作框，填写审核意见。 6.6总经理新建工作框，填写批准意见。 6.7文件经总经理批准后，由办公室进行登记，更新版本号。 6.8办公室根据发放份数将文件打印输出、装订，加盖“受控文件”。 6.9办公室负责新版文件发放和旧版文件的收回，并将发放记录表扫描上传主线任务内，本主线任务正式线束。 6.10外来文件的符合性评价、版本更新、评审过程在今目标中的应用参照6.1至6.9的做法进行。 7.0工作要求和考核管理办法。 7.1当参与人在接到主线任务时（今目标系统会自动提醒）原则上必须在一小时之内完成评审内容。 7.2特殊情况：参与评审人由于事假、病假、出差、值班、休息等情况时，为了确保整改过程的时效性，由该参与评审人委托其他人员在规定的时间内代填。 7.3参与评审人在发生7.2中的特殊情况前，必须事先确定委托人。 7.4正常的下班时间不予计入7.1的时间规定范围。 7.5未能按7.1规定的时间内完成的，按10元/次处罚。未能按规定内容填写的，按20元/次处罚。 7.6公司质量管理体系内