项目行政管理程序.doc

目的 为项目提供后勤保障，确保项目日常工作的正常运转。 职责 负责日常项目行政工作－项目秘书 文件的收发、存档、传阅－项目文员 办公环境的维护 项目秘书负责安排办公室清洁工的工作，指导其对办公区域的卫生进行清洁。 项目行政部负责维护办公环境的美观、整洁，要求每位员工维护办公环境的美观、整洁。 办公桌面物品要摆放简洁、整齐，不得摆放张贴与办公无关的用品；下班前须将文件和文整理好。个人衣物不得随意摆放和悬挂。 公司会议室由人事行政部负责管理，各部门或个人不能把会议室当作自己的办公场所，更不能存放属于部门或个人的任何物品。 接听电话，先说“您好，华润建筑！”，接听时，保持与话筒适当距离，声音适度，态度和蔼。遇到拨错号码的也要客气地指出，切忌冷若冰霜或态度蛮横。 注意维护办公秩序，不要在办公区高声喧哗，办公区内不得抽烟。 办公设备管理 公司所有办公设备由人事行政部根据公司业务发展需要及各部门、各项目经理部要求，按照公司授权手册（审批权限）的规定配置。各部门、各项目经理部不得自行订购办公设备。 办公设备的日常维护管理由项目行政部负责，必须保持设备的正常运行设备出现故障时，项目秘书要及时通知供应商修理。 办公设备用耗材如复印纸、墨盒等供应单位由公司行政人事部统一确定，由项目行政部统一保存管理，项目秘书需定期检查库存，避免出现断档现象。 办公用品管理 办公用品供应单位由公司行政人事部确定。 项目秘书根据员工申请和需要定期领取办公用品或安排送货，员工领取办公用品时需做好登记。 员工调动工作或离职时须将个人领用的办公用品交回公司。 车辆管理规定 项目部车辆由行政部负责管理。要求所有车辆要定期检查；保证各类牌照、保险手续齐全；定期保养维修，保持车辆完好、整洁；消除一切不安全隐患，确保所有车辆始终处于最佳状态。 车辆由专人驾驶。员工使用车辆需提前申请，由主管签字后，交项目秘书统一安排车辆。 考勤管理 项目秘书负责统计项目部各员工的考勤情况。 项目秘书每月月底发放考勤/加班记录表，并收集每位员工填写的表格，由项目经理签字后，交公司人事行政部。 管理日常项目部员工的请假及休假申请和记录，每月定期统计员工的剩余休假时间。 绿色环保办公室 如公司决定项目施行“五常法”，由项目行政部负责在办公室推广。 项目秘书负责在办公室设置环保纸箱，分类存放各类纸张。非重要文件及内部发放和传阅文件用环保纸（已使用过一面但还可以再利用另一面的纸张），环保纸必须整洁，作废的一面做好标志。 可回收和重复利用的物品集中存放在统一的容器里，由行政部统一处理。 项目行政部负责管理办公区域的水电使用，要求、监督办公室员工做到人走灯灭，人走随时关闭电脑 附表 上班及超时记录表 请假申请表 安全帽、安全鞋、雨靴领取协议 文具领用清单 会议签到表 值班签到表 项目行政管理程序 CRCC/AM01 2/2 2003.9.25Draft1