电梯档案管理制度.doc

档案管理1．?目的建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。范围：该适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。．?职责：.1?公司档案图书档案室（隶属）负责公司档案的总体管理，部门资料员负责本部门的立卷归档工作，图书档案室对各部室进行业务上的指导、监督和检查。.2?鉴于财务档案的特殊性，公司财务档案（包含各类合同）由财务部自管，图书档案室提供存放点。使用时，由财务部指定专人调档。.3?鉴于人事档案的特殊性，公司人事档案由行政部指定专人按集中管理、严格必威体育官网网址的原则进行管理。．?流程：.1?档案分类：.1.2文书档案：即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内外部文件。.1.3财务档案：即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。.1.4人事档案：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。.1.5电梯产品档案：即公司从合同签订到交付全过程形成的各项记录（见附表1）。 4.1.6电梯维保档案：即公司在提供客户服务过程中形成的具有保留和存查价值的记录.2?具体管理：.2.1立卷归档：A．流程：B．要求：a．各部室向图书档案室移交档案时，均需附上移交清单一式两份。移交时，交接双方据此进行清点签收，并各自保存一份。（移交清单即文件清单）b.?各部室向图书档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整。c.?各部室可根据实际工作需要保存文件保存要注意保持字迹清晰、份数完整，防止发生霉变等。复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。d.?各部室向档案室移交档案时，则应按规定的归档范围进行。a）：会议纪要、董事会文件、诉讼文书、项目策划与年度计划文件、有关公司送交的文件、各部门送交的文件、外来文件、外送文件、大事记?人事行政发文、企业设立与登记材料、员工的人事资料（应聘表、工资单、培训记录等）、内部刊物有关人员出差带回来的文件等b) 电梯产品资料流转至安装分公司c)电梯维修保养资料流转至安装分公司文书如外送文件、外来文件d)生产部： e)财务部：财会档案见《财务档案管理程序》；×× ×× × - × 件号(按序列):1，2，3… 盒号(按序列)1，2，3… 类别号：以首位拼音字母表示（文书：WS；财务：CW；人事：RS；安装：AZ；维保：WB；标准：BZ；法规：FG） 年号：如2011年以11表示 3.2.2.3对于安装和维保档案，盒子封面应填写合同编号（包括盒号在内的前面部分）、签约单位、使用单位、梯号等。 3.2.2.4归档文件应在首页上端居中的空白位置加盖归档章，档案号和归档日期填写在章印内。 3.2.2.5归档章样示例： 归 档 章 编号 日期 年 月 日 3.2.2.6在每个档案盒封页背面张贴归档资料清单，按归档时序填写相应内容。 3.2.3?整理上架：A.流程B．要求：a.?卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间顺序依次排列，具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；基建档案的卷内排列顺序为文前图后。b．不同保存价值的文件应分开组卷。c．d．文件材料装订前应剔除金属物。e．图纸采用手风琴式折叠法，规格为30cm×21cm；装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标。3.2.3?保管：A.库房管理：a.库房应集中布置、自成一区，不堆放与档案资料无关的物品，不从事与库房管理无关的活动；库内档案必须按顺号上架，不得错架、乱架；b.除档案员外，非档案人员不得随意出入库房c.档案员要定期检查，以确保以上设施的安全有效；.每月中旬定期对库房进行清扫擦拭，包括擦洗密集架、地面、门窗等，特别是对一些小角落、缝隙要进行清洁消毒以防害虫滋生；.档案员离开库房时应随手锁门，并注意检查库房门窗的紧闭性；.公司采用移动式密集架作为档案装具。档案按部室存放，密集架的编号及档案的存放顺序为自门口起，从左自右，从上到下。B.流动中的安全防护：a.档案在库房外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，而应及时放入库房或专用的柜子中锁好，更不准擅自带离规定的使用场所；b.未经许可，利用者不得将所借档案转借他人，以防泄密；c.未经许可，利用者不得擅自拍照、抄录、复印；d.尽量减少档案原件在同一使用人手中的滞留时间，以防因档案外借时间过长而出现的泄密现象。3.2.4提供利用：A．?加强基础工作：a．?编制必要的全引目录和案卷目录，为档案用户提供必要的检索工具；b．?安装使用快捷便利的档案管理软件，提高查档效率；c．?开辟阅览室，向档案用户提供档案信息。B．开展查借服务：a．?借阅：a）?公司内部人员借阅档案的，须填写《档案借阅登记表》，阅毕及时归还；归还