管业档案管理制度(草稿).doc

档案管理制度 一、目的 为了加强公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合公司实际情况，制定本制度。 二、管理权限、职责 1、公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由公司综合部负责监督和指导； 2、综合部负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作； 3、公司各部门负责人负责本部门文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作； 4、公司开展的项目及专项工作由项目负责人对归档文件的完整和系统负责，配备专职或兼职档案人员； 5、公司专兼职档案人员应负责收集、整理归档文件，对归档文件的整理质量负责。 三、归档范围 凡是反映公司建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的各种载体式、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片等）均属归档围。 四、立卷归档要求 1、经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件应在办理完毕后的第二年一季度归档； 2、科研开发、项目建设等文件应在其项目验收、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档； 3、产权产籍、质量认证、资质信用、知识产权等文件应随时归档。外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档； 4、各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有材料还需使用，应先按立卷归档后再办理借阅手续； 5、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应完整、准确、系统； 6、文件形成部门应按期将《档案交接登记表》随同已整理的文件向综合部档案室移交，档案部门在接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在《档案移交登记表》签字后各保留一份。 五、档案借阅 1、总经理、副总经理、总监借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续； 2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，需办理《借阅档案申请表》，经部门负责人、分管领导审批后方可借阅； 3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别。绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理审批，具体按委托书的内容执行； 4、借阅档案的同志，不得泄密、涂改、折散、转借、复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经综合部部长批准； 5、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天； 6、借阅人对档案要妥善保管，保持整洁，严禁遗失。 六、档案的鉴定与销毁 1、公司综合部对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁； 2、档案鉴定工作由综合部主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见； 3、档案材料鉴定小组审定，并经公司总经理批准后，方可销毁； 4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。销毁清册永久保存。 七、罚则 1、凡无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件负责人和部门领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以通报批评； 2、对涂改、拆散或未经批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评； 3、不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查； 4、遗失档案的，应立即报告。因遗失档案，泄露秘密的，追究当事人责任。 八、本制度由公司综合部负责解释，自下发之日起执行。 股份有限公司 年 月 日