08采购及付款制度.doc

深圳市玉禾田物业清洁管理有限公司 采购、付款流程及相关制度 1．0目的： 对采购过程进行控制，保证采购物资质量，降低采购成本，提高工作效率。 2．0范围： 适用于本公司清洁服务全过程中所需的原材料、机器设备，办公用品等所有物资的采购。 3．0 内容： 3．1采购、付款流程： 流程示意图： 3．2文字说明： 物资申请部门根据实际需要填写材料申请单，经相关部门审批后报人事部材料核算员处； 算员根据库存量决定，如有库存则直接打出库单发放给现场，如无库存则给采购部下定单。 采购部根据定单内容确定好供应商后签定购货合同直至跟踪到货，经仓库员检验入库后材料核算员打印入库单； 料核算员根据物资申请部门的材料申请单打印出库单，发放给现场。 采购员负责与供应商和材料核算员及仓管员核对采购清单、入库单等凭证，统计月采购清单及采购明细表，同时根据付款周期填写付款申请单。 付款申请单由采购员签写，经人事部经理审核后报财务部核对，最后报总经理审批，最后由财务部出纳付款。 3．3相关制度及要求： 1、材料核算员对整个物料的调配起着非常关健的作用，首先材料申请单必须填写清楚， 各相关部门签字审批后，材料核算员才能打印出库单。 2、材料核算员需准确掌据库存情况，及时与仓库核对，与采购员相互沟通，掌据相对 合理的市场价格后打印采购定单。 3、每月的采购定单签字执行后及时挂内网，，采购员收到定单后在网上及时反映采购 跟踪情况，各部门可在电脑中自行查找，采购员负责不断更新定单明细。 4、采购部应针对公司所需物资确定相对稳定的供应商，签定供销合同，对购入的物品 做好登记及反馈，对供应商建立档案，实行考核制，对不合格及供应不及时的客户 采取相应的处罚及淘汰，付款方式尽量采取月结，付款周期在2个月以上，对质量 反馈后的处罚有一定的保障。 5、采购部要严格执行看单办事，不能以个人口头指示行事，遇有特殊情况也应在第二 天及时补单，做到每一件都单货相符。 6、采购部在填写付款申请单时，必须具备合格的发票、入库单、定单以及送货单，经 手人填写付款申请单，由另一名采购员签字确认，部门经理签字审批。 7、采购部对长期供应商必须以支票的形式支付货款，对于零星采购单位价格在1000 元以下的可适当以现金行式支付，超过1000元以上的金额必须以支票的形式支付。 8、对于现场分部的急需材料，现场主管必须知会采购部，尽量由采购员采购，如特殊 紧急或金额很小的可知会采购后由采购员明确价格由现场主管自行购买，报销时需 由采购员签定确认、材料核算员办理入库手续后方可办理，对于现场不请示就私自 购买的材料，采购员有权拒绝签定，责任由当事人自行承担。 9、对于以下几种情部，责任由采购员自行承担： A、无单采购的； B、与定单数量相差较大的； C、因货品质量较差无法退货或弥补的； D、因采购员自身原因，致使帐目混乱，造成经济损失的。 10、采购部应每月10日出具上月采购明细帐，上交人事部经理、财务部经理及管理部 经理各一份，采购明细帐应详细记载本月的采购物品名称、数量、金额以及相应的 定单号，未到货的备注原因。 11、对于外区物料的采购，也将严格按此流程操作，外区管理部负有协调、监督以及上传下达的义务。 4．0本流程及制度自二OO七年八月一日起执行！ 部门 总经办 人事采购部 财务部 品质部 市场部 管理部 工程部 外区管理部 玉蜻蜓 金枫叶 确认 深圳市玉禾田物业清洁管理有限公司 二OO七年八月一日 财务审核、付款 总经理审批 相关部门经理签字 采购员整理入库单及凭证，统 计每月采购清单及定单，做出 月采购明细表及付款申请单 申请数量 反馈物资质量 仓管员清点数量 验收入库 材料核算员打印 入库单 采购部询价--确定供应商--下定单 申请部门现场 仓 库 出 货 相关部门签字 材料核算员打印出库单 可调配 无库存 有库存 材料核算员打印采购定单 填写材料申请单 相关部门经理审批 物资申请部门