企业行政概述培训PPT培训资料.pptx

企业行政概述培训课程——斐讯南宁 . 梁羽 . 2015.4目 录一、行政工作概述二、行政工作的两大核心三、做好行政工作的核心能力四、行政人员的核心素养一、行政工作概述1、广义的企业行政为了企业的生存与发展而依靠一定的法律、制度、原则及方法对企业进行职能性管理的总和。企业行政系统，包括上至最高层管理者，涵盖企业各个部门管理人员及专业行政部门的管理体系。2、狭义的企业行政行政办公事务管理及人力资源管理的统称。现代企业中一般称为办公室、行政人事部或者单设行政部、人力资源部。行政部门具体包括制度制定、执行和推动；日常办公事务管理；办公物资管理；档案文书管理；会务管理；涉外事务管理；宿舍、食堂、车辆、安全卫生管理等。 二、行政工作的两大核心1.1“服务”之——后勤职能（1）后勤——满足日常工作需求，为办公环境及各部门物资需求保驾护航。（总部行政平台——后勤保障部、物业部）后勤工作模块主要内容：1、办公用品管理——低值易耗品管理，日常工作重点在于确保库存，满足需求；1.1“服务”之——后勤职能（1）2、物资管理——办公家具、设备管理，包括采购、使用、维修维护；日常工作重点在于物资安全（完整、无遗失、可查）及设备故障处理；3、车辆管理——用车调度、油耗管理、车辆保养维护、车辆保险年审；日常工作重点在于保证车辆合理、正常使用，满足工作用车需求；1.1“服务”之——后勤职能（2）4、办公环境管理——环境绿化美化、环境保洁；5、安全消防管理6、员工宿舍管理7、员工食堂管理后勤是行政的最基础部分，其显著特征是事务琐碎烦杂，几乎涵盖日常办公最基本需求的方方面面，最需要条理及耐心。借助各类表格协助管理是十分有必要的。1.2“服务”之——文书/印信/档案职能行政文书体系管理，包括各类公文的草拟、审核、颁发流程。文书即包括对内也包括对外。文书拟写及使用的规范及合理，是企业管理水平及企业形象的重要体现之一；行政文书涉及公文的拟写规范及语言组织能力，通常设立专门文秘岗位人员；印信管理指企业各类印章及授信文件的管理体系，管控重点在于确保企业各类授信安全，不被盗用或滥用；印信的使用通常需经过审核登记。1.3“服务”之——制度管理职能行政制度职能，是指行政管理部门为规范公司各方面管理而制定一系列管理规章、工作流程及工作表格，并监督执行的工作职能。这一职能包括2个部分：制定、监督执行（重）制度的制订必须经过充分的调查了解及沟通过程，制度配套流程及表格文件必须完善；最后制度必须经过严格审核确认流程后方能颁布；制度的制订和执行过程是一个动态过程，并非一朝颁发就永不变动，需要在把握大方向的前提下不断调整以适应实用。1.4“服务”之——会务活动“办会”是行政部门重要职能之一，小到日常的工作例会，大到公司年会、周年庆、工作表彰会等等，行政部是主要承办部门或者主要协办部门（业务性会议）；1.4“服务”之——会务活动一般性的会务活动，行政部门的工作主要包括：1、会议通知的拟写和发放；2、会议的组织、记录及会议纪要的整理及下发；3、会议议定事项的跟踪监督及执行反馈；4、会议文字影音资料的收集、整理。大型会务的组织，需要极强的综合能力，是最能考验行政管理部门工作能力、策划水平、工作效率和应变能力的专项工作，也是作为优秀的行政人员必须具备的综合能力之一。除“办会”外，主办( 或协办）各类公司内部员工活动及公司与外单位的联谊活动，也是行政部与人力资源部门重要工作之一。1.5“服务”之——外联（1）“外联”职能范围较广，即包含对外的大小来访、接待，文书往来；也包括企业对外的宣传报道及政府部门事务、非业务类外单位事务联系等等。从小处说，外联模块最为日常的工作是访客接待及外来客户的食宿安排，这涉及到协议酒店、饭店等等一系列协议单位的管理；政府事务中包含的日常事务之一是公司各类经营证照的管理，包括证照的年度报告、变更办理等等；如果公司与政府部门往来密切的，还包括与政府部门的信息收发与处理等；1.5“服务”之——外联（2）处理外联事务的原则之一，是牢牢记住“公司形象”四个字，永远记住你代表的是公司而非个人，你体现出来的风貌既是公司的形象。因此，在对外事务中，务必保持专业、规范的态度，不可随意任性。对外文书是企业对外公布信息的严肃渠道，除得到授权外必须经公司审核签发流程，严禁私自、随意发送。2 牢固树立“成本”意识行政部门是一个“花钱”的部门，与业务部门的费用支出不同，行政部门的支出不产生任何利润，因此，对行政工作而言，节流=效益，合理控制办公成本，是行政工作的要务。行政工作人员必须有清晰的成本节约意识2.1“成本”之——预算决算预算管理是现代企业管理的实用工具，行政部门作为费用开支的主要部门，通过合理的预算，为公司决策提供参考，同时也为费用的控制提供依据预算建立在计划之上，因此预算的前提是做好工作