如何组织有效的讨论会知识讲稿.pptx

如何组织有效的讨论会原作者： 李爱华/中国人民大学二次加工和传播： Kelvin WANG一组有关会议的统计数据大多数专业人员每月参加 61.8次会议,其中50%是浪费时间，假设每个会议长1小时，则专业人员 每月将浪费31个小时，或者是4个工作日 ； 超过73%的与会者承认开会时在考虑其他工作 ， 超过 39%的人承认有在会议期间打盹。结论不是会议本身出现了问题而是在操作会议的过程中出现了问题。成功会议的四个标准：1.准时开始、结束2.达到会议目标3.参加者踊跃4.参与者感到有趣“5W+H ”Why?——为什么要开会？Who?——谁来做主持，谁来参加？When?——什么时间开始，结束？什么时候达到目标？What?——会议的主题是什么？要解决问题是什么？where?——在哪里开会？How?——如何有效开会？成功的讨论会是需要设计的。如果像设计公司的产品那样精心设计会议，那么会议成功率就会越来越高，企业越就有竞争力。会议革命砍掉不必要的会议排除不需要参加会议的主管强调准时开始，准时结束重视会议结论提高会议生产力，强化企业竞争力开会的观念丰田公司标语只开有实际效果的会议准时开始，最好一小时内结束。重在实际行动。参观日本东京的楼盘每个楼盘开几个会是标准化的，会议的目标、议程、参与者也是标准化的，二个不同的会前后隔几天都是标准化的所以日本人60人管理着40个楼盘，不是因为日本人比我们聪明，而是会议的标准化。唐骏： 要开好会，就不能只带着耳朵去，要带着资料去。会议上要看到数据，每个部门都要来讲自己的数据、意见是怎么样。在微软，会议主持人最后一页PPT都会讲下面应该怎么做，这样效率就会高很多。如何开讨论会会前议题会中控制会后评估会前议题要讨论什么内容，需要先列下来，否则容易跑题或者目标不明确。如果是非正式的会议，没必要整理出书面的会议议程的，也需要将大致需要讨论的内容一一列举出来，免得开会时没有讨论的重点。主持人如何开场目的： 举办会议的主要目的背景说明：会议召开的背景，我们面临的问题议程： 会议中欲讨论之事项及先后顺序和预估 时间期望： 对参会人员的表现和问题的处理期望讨论会中常见问题1. “一言堂”滔滔不绝：很多人没有参与进来，会议被个别人主导，大多数人选择了沉默；讨论没有深度，草草收场2. 思维混乱：每个人都从自己喜欢的角度看问题，争论不休，而有些角度却被忽略了； 总是让情绪影响思维的方向和效率；总是无序地既考察信息、形成观点，又要评判其他人的观点，使思维不够清晰，问题不够聚焦，观点难以形成。3. 心理障碍：对抗心理、畏惧心理、老好人心理、竞争心理、依赖心理4. 群体压力：不提没把握的问题、不提分歧性问题、不提质疑性问题解决办法1. 转变理念：对手-伙伴；对抗-合作；求同-求异；输赢-共赢2. 结构化：把思维的不同阶段划开，避免了思维方式的相互干扰；保证成员间在发言权力上的平等；结构化”保证了时间的利用效率3. 强制性：规定小组成员必须按照程序的要求积极参与，即使提出激烈的反对意见也不意味着对集体及其成员的否定；保证集体讨论始终处于激发状态，给每个人一定的发表意见的压力；利于相对级别较低的个体对集体作出贡献（不是我要否定谁，规则如此） 第一种方法：思维导图把各级主题的关系用相互隶属与相关的层级图表现出来，主题关键词与图像、颜色等建立记忆链接，思维导图充分运用左右脑的机能，利用记忆、阅读、思维的规律，协助人们在科学与艺术、逻辑与想象之间平衡发展，从而开启人类大脑的无限潜能。 运用在创意的联想与收敛、项目企划、问题解决与分析、会议管理等方面。使用思维导图的好处（1））利用色彩、线条、关键词、图像等，增强记忆；（2）使左脑的抽象引领和右脑的形象引领有机结合；（3）通过绘制引领导图，手、脑多种感官结合；（4）关键词和图像，促进归纳概括、联想能力；（5）引领过程可视化和可操作化，培养创造性引领技巧。主持人的职责1. 营造合适的会议气氛2. 控制会议主题和时间3. 公布会议守则、安排记录4. 安排议事进度、控制会场5. 引导发言、避免冲突6. 正确总结讨论的内容7. 达成团队决策成功主持人的十句话1. 让我们试试2. 你是怎么想的3. 那么，你的意思是4. 好主意，你的想法很好5. 我们是不是跑题了6. 委婉一点（公平些/别紧张）7. 轮到你了，接下来是你8. 每个人同意吗9. 我们做出的决定是什么 第二种方法：团体列名法团体列名法是一种最大限度地收集小组成员的意见，防止会议由少数人控制的集体讨论方法。基本步骤是：1. 小组准备：小组围坐，主持人说明议题， 鼓励大家积极思考，贡献思想。2. 个人准备：在限定的时间内，小组成员独自把自己的意见写在纸上，在此期间不讨论。团队列名法3、小组发言：主持人指定一人开始发言，但仅讲其意见中的第一条，然后转