第十二节文书处理与档案管理.ppt

第三章 秘书工作能力 第十一节 文书处理与档案管理 文书处理 文书处理程序指的是在一个机关内部，按照制发、办理与管理文件的规律，对文书工作的一系列环节所安排的工作顺序。 技能训练 给下面打乱的文书处理程序重新排序 (1) 收文处理程序：文件的拟办、批办、收进、启封、注办、登记、分送、承办、催办、传阅 。 (2) 发文处理程序：包括校对、拟稿、审核、盖印、登记、分发、签发、缮印、复核 。 文书处理程序 (1) 收文处理程序：包括文件的收进、启封、登记、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办。 (2) 发文处理程序：包括拟稿、审核、签发、复核、缮印、校对、盖印、登记、分发。 一、登记 登记的形式大体可分为三种：簿式、卡片式和联单式。 (1)簿式登记即采用事先装订成册的登记簿来对文件按收进和发出日期的先后顺序依次编号登记。这种登记簿易于保存，是一种普遍使用的登记形式。 (2)卡片式登记即使用单张卡片进行登记。这种形式的优点在于在文件数量较多时可以几个人同时登记，并且可以将登记卡片按照需要灵活排列。当然它也有较明显的缺点，就是卡片数量较多，不易查找，容易抽乱和丢失。 (3)联单式登记即采取一次复写二联或三联的方式进行登记。这种形式可以减少重复登记手续，提高效率。这种形式有复写麻烦、纸张单薄、易丢失等缺点。采用这种方式登记的不是很多。 不需要登记的文件有： （1）领导人的亲启件。 （2）事务性的通知、便函。 （3）一般性的简报。 （4）公开的和内部不必威体育官网网址的出版物。 二、传阅 (一)传阅的概念 组织传阅是使一份文件在最短期间内满足各方面阅读需要、发挥文件效用的工作。过程中要求切实保证阅文的方便与工作的及时处理，严禁发生文件的丢失与混乱现象。 (二)传阅工作注意的几个问题 传阅工作须注意以下问题： (1)传阅的对象必须分清主次和先后。机关的主要领导人、主管部门应优先阅读；其他需要阅知的有关领导人和部门，可适当安排在后面。这样利于文件的及时处理，提高工作效率。 (2)文书工作人员要尽可能了解有关领导人和各部门的工作活动规律与时间安排。有时间阅读的可以及时阅读，暂时无暇阅读的应适当调整次序，力求以最快的速度，使需要传阅的对象全部阅知。 (3)有密级的文件，要做好必威体育官网网址工作。 二、传阅 三、拟办 拟办工作的具体做法与要求 (1)认真阅读来文，研究文件所反映的问题和发文的具体意图，以便有针对性地提出具体的拟办意见。拟办工作在必要时应查阅有关的文件材料，或询问有关部门或人员，力求准确掌握有关政策法令精神，使拟办工作具有明确的政策依据。 (2)拟办意见应当简明扼要，明确具体；文字不宜多，要抓住关键。 (3)拟办意见应当写在“文书处理单”上，书写要清楚、端正，不能过于随意，应尽量保持来文页面的整洁，并附上需要呈请领导参阅的有关文件与资料。 三、拟办 四、批办 (一)批办的概念和作用 批办是机关的领导人或部门的负责人就某份文件应如何处理作出批示性意见的活动。其作用在于体现和实现领导人或负责人对本部门办文工作的具体指导和集中领导。 (二)批办的具体要求和做法 (1)秘书部门的批办意见宜写在“文书处理单”上，一般不要写在文件的天头页边上，以保持文件的整洁。领导人批办时也应照顾到此点以便于日后文件的整理和保存。字迹不要写到装订线的外边。 (2)批办的意见应明确、肯定、具体可行，不能含糊笼统，难以琢磨。 (3)应指明负责承办的部门或承办人，以明确责任，便于执行，必要时也可规定适当的承办期限。 (4)在批示意见之后要写明批办人的姓名全称及批办的详细日期。 五、承办 （一）概念 承办是指按照领导人的批示意见执行具体的工作。直接关系到收文处理的效率和发文的质量，是文书处理工作的一个极为重要的环节。 （二）注意 承办工作要注意科学合理地安排承办次序。应区分轻重缓急，有条不紊地进行。 六、催办 催办即根据承办时限和内容要求，对部分需要办复的文件的承办工作进行督促，以防积压和延误的活动。催办是文书工作中一项必要的制度和工作环节。 （1）对于领导限期处理的重要文件、紧急文件的办理情况，应当跟踪催办，催办人应及时向有关领导人汇报，便于领导及时了解，发现问题采取措施； （2）普通文件可由指定文书人员负责催办； （3）特别紧急、重要的文件，领导人应亲自过问和督促检查。 六、催办 七、注办 由经办人在文书处理单上对文书的承办情况和结果进行简要的情况说明。 一、审核 核稿指的是公文草稿