第一章 认识会议讲解材料.ppt

会议与活动组织 目　录　 项目一　认识会议 项目二　会议策划 项目三　会前准备 项目四　会间服务 项目五　会议善后 项目六　会议模拟 项目一 认识会议 任务1 了解会议的含义及功用 任务2 知晓会议的构成要素及分类 本章要点与要求 (一)本章要点 会议的涵义、作用和特点 会议活动的基本要素 会议的分类与工作原则 (二)本章要求 1．能够判断是否需要召开会议 2．能够提炼总结会议活动的基本要素 任务1 了解会议的含义和功用 上海辉宏会议服务公司为了能在世博期间做好各类会议服务工作，面向社会招收了30名会务工作人员，其中大部分人员属于非文秘专业人员，对什么是会议、会议的作用等相关知识并不十分了解。如何让新人快速了解会议的含义及作用，培训部经理将这个任务交给了部门秘书王芳，并要求王芳2小时后将自己的想法以文字形式发送至其电子邮箱。 设问 如果你是秘书王芳，你将如何回复部门经理？ 请思考5分钟 任务1 小组讨论（20分钟） 一、会议的涵义 二、会议的作用 三、会议的特征 要求：各小组写出自己尽可能完美的答案。（可借助书本、网络等） 知识链接 二、会议的作用 1.　集思广益、科学决策的作用 2.　发扬民主、动员群众、宣传教育的作用 3.　传达信息、资源共享、学习交流、开拓思　路的作用 4.　协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用 5.　国际交流、跨文化的沟通作用 三、会议的特征 1.　目的性。 2.　组织计划性。 3.　群体沟通性。 4.　交流方式多样性。 任务2 会议的构成要素 一、人员 二、名称 三、议题 四、时间 五、地点 六、方式 七、结果 一、会议人员 1.　会议主体 　是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。 2.　会议客体 　即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。 3.其他与会议有关的人员。 　包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。 二、会议名称 会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。 例：中韩秘书教育学术研讨会 可口可乐（中国）饮料有限公司2004年销售会议 深圳开发科技股份有限公司第九次（2000年度）股东大会” 三、会议议题 会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题。 会议议题的主要作用是： 1．准确、具体地体现会议的目标，为目标服务。 2．引导和制约会议的发言 四、会议的时间 会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。 ☆会议时间长短的控制 30分钟=可以忍耐 60分钟=开始烦躁不安 90分钟=开始头晕脑涨（人们需要站起来活动活动，去去洗手间，喝点水，加点餐等） 五、会议地点 应根据会议的性质和规模，来综合考虑会场的大小、交通情况、环境与设备是否适合等因素。 有些重要会议在选择会议地点时，还要考虑其政治影响或经济效果。