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谈谈公务文?书的语言特?色 金振邦 东北师范大?学文学院 （2007年?4月26日?） 一、关于公务文?书的研究视?野 1.公文的法定?性质 公文是一定?的统治阶级?为了管理国?家而明令规?定的公务文?书。它的产生是?国家管理的?一种需要，它的演变同?国家的兴衰?更迭息息相?关。任何一个国?家和朝代，都用法令形?式来规定公?文的种类、名称及其功?能。《公文的法定?性质》 电子公文的?写作必须严?格遵循国家?法令制定的?公文规范标?准。国务院制定?的2001?年1月1日?起施行的《国家行政机?关公文处理?办法》，就是现行的?法定公文规?范标准。文件规定的?公文种类、命名、功能，都不允许进?行学术讨论?和任意修改?，而且它应该?成为我国法?律的一个有?机组成部分?。 2.公文的表达?手法 公文的表达?手法一般来?说侧重于直?接传递信息?的记叙、说明和议论?，而不多使用?间接表达思?想和情感的?抒情和描写?。前者多用于?一般文章，后者则在文?学作品中使?用比较普遍?。如果一般性?实用文使用?过多的文学?手法，常常会影响?交际信息快?捷、明了的表达?。 3.公文的结构?方式 公文常常采?用的是一种?要素单一、程式化的简?略型结构。有的只有开?头、正文、结尾三个部?分，有的分条列?项或用图表?，不讲究文学?性的结构技?巧，如文脉、线索、过渡、照应、悬念、伏笔等，结构具有一?定的跳跃性?。 4.公文的语言?特色 我们常用的?语体有四种?：艺术语体、科学语体、政论语体和?事务语体。公文语言属?于事务语体?，它一般强调?程式规范、明晰准确、平实庄重和?周密得体。 5.公文的格式?规范 公文多数具?有规范化格?式要求。其格式程式?化，具有稳定性?、通用性。大多具有约?定俗成、固定不变的?形态，能在较长时?期内保持稳?定，并且对任何?人来说是普?遍适用的。而一般文章?的形式却具?有较大灵活?性。一个国家的?公文，都由国家明?令规定，以保证政令?的上通下达?。中国各个朝?代均是如此?，不允许使用?者各行其是?。国家对公文?格式有着十?分严格的要?求。 国务院《国家行政机?关公文处理?办法》中的“第三章公文?格式”，对公文格式?作了明确规?定。还有《国家行政机?关公文格式? 》有明确的规?定。 除了公文，其他一些应?用文体如简?报、会议记录、个人书信、证明信、介绍信、对联、求职简历、教案、各种事务表?格、毕业论文、教学大纲、合同、招标文书、实验报告等?等，都有着约定?俗成的格式?规范。 6.公文的常见?问题 ■ 文种运用不?当 有的作者或?不会运用确?切的公文文?种，只会单调使?用通知、决定等少数?几个公文。有的分不清?公告、通告、通报；有的不知报?告与请示是?两种不同文?种，甚至写成 ■ 标题叠床架?屋 由于层层转?发公文，“过桥”机关多，容易造成标?题冗长繁琐?，出现诸如“关于……通知的通知?的通知”繁复的标题?。 解决办法是?：只写第一次?转发机关的?通知；直接转发原?文件；只出现上一?级机关转发?通知的文号?；只用本机关?发文的标题?。 ■ 主题词语不?准 有的作者不?懂公文主题?词的作用和?意义。它主要用于?定位公文的?内容和性质?，以便于他人?通过电脑网?络检索特定?主题的公文?。 主题词提炼?，要涉及公文?主要对象和?内容；选取与主题?相对应、专指性强的?词语；一般不超过?5个；突出公文主?题的关键性?概念；对象和问题?的时空定位?；标识公文文?种。 ■ 用语不合规?范 有的作者不?会辨析相近?词语的差异?。如和、与、及；像和象；既和即；部署和布置?；的、得、地；以至和以致?；截至和截止?；需要和须要?；权利和权力?；制定和制订?；倍数；违反和违犯?；物资和物质?；其它和其他?；以上和以下?等。 ■ 数字使用错?误 世纪、年代、月日使用大?写数字，如二十世纪?六十年代、一九九七年?三月五日。根据国家《出版物数字?用法的规定?》，世纪、年代、月日使用阿?拉伯数字。年份一般不?用简写。中国干支纪?年和夏历月?日；含有月日简?称表示事件?、节日和其他?意义的词组?，使用大写数?字。 ■ 序号标识有?误 《办法》规定：结构层次序?数为“一、”，“（一）”，“1.”，“（1）”。但目前有些?单位公文序?数使用仍然?存在不规则?情况。要注意《办法》规定的序数?数词的写法?，其中“一、”下面是顿号?，“1.”下面是下脚?点号，而（一）和（1）括号外面不?带顿号和点?号。 ■ 字体字号混?乱 根据国家《国家行政机?关公文格式? 》，主标题字号?一般应为二?号标宋字体?，副标题的字?号应小于主?标题字，大于或同于?正文字。正文用3号?仿宋字体。A4纸型，每页22行?，每行28字?。主题词用3?号标宋字体?，