XX科技有限公司文件资料归档管理制度.docx

北京中交智控科技有限公司文件资料归档管理制度版本：V1.0为了规范公司文件资料管理，实现公司各类项目、业务中的文件资料事前可计划、事中可控制、事完可归纳，后续可追溯，实现公司全方位规范化管理的需要，特制定本管理制度。范围：除公司公章、营业执照、各种资质证照、资格证书、荣誉证书、权力证书、认证证书、牌匾等证件类文件需专人妥善保管外，本管理制度主要针对的应归档的文件资料范围如下（包括但不限于）：研发、工程类：公司研发项目和工程项目中产生的各种立项书、方案书、清单、测试报告、检测报告、验收报告、评审记录、会议纪要、及各类委托书、协议、合同、来往函件等；经营业务类：公司规划、计划、目标、经营分析、各类合同、协议、委托书、发货单、收货单、确认书、招投标文件等；行政类：公司对内对外已行文的各种规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要等；人事类：各种劳动合同、劳务合同、必威体育官网网址协议、不竞争协议、人事档案及在招聘、任用、离职等环节产生的各种文件资料；财务类：各种财务票证、票据、财务审计档案、会计档案、统计资料等；音像类：公司具有保存价值的图纸、书刊、杂志、宣传品、宣传册、彩页、海报、软件、招盘、光盘、音像等。职责划分：研发、工程项目中的文件资料整理归档由项目负责人负责，项目完成后将文件资料整理归档，交由部门文档管理员保存；其他各业务中的文件资料整理归档由各业务负责人负责，定期交由部门文档管理员保存；项目负责人、业务负责人、文档管理员发生转岗、离职等，需将文件资料整理交接。管理制度：在公司项目、业务过程中所产生的文档、资料，用以记录项目、业务的工作过程的，记载有重要信息的，应予以保留、归档，不得遗漏；文件资料应由归口部门负责保存归档，如确实涉及多个部门又都需保存的，可由一个部门保留原件，其他部门保留复印或扫描件；项目中的产生文件资料按项目归档，同一项目的文档应归纳与一个文件夹或文件盒内，文件夹或文件盒封面和脊上标明项目名称、时间；其他业务中的产生文件资料按时间段归档，一段时间（如一个月）的文档应归纳与一个文件夹或文件盒内，文件夹或文件盒封面和脊上标明业务名称、时间段；同一个文件夹、文件盒中的文件应按时间先后排列，同一天的文件或不能确定时间的文件，按照与其它文件的逻辑先后关系排列，文件夹、文件盒中应附有文件目录，记录该文件夹、文件盒中的文件资料名称、页数、份数，并由项目、业务负责人签字；保存同类项目、业务文件资料的文件夹、文件盒应集中保存，按时间顺序排列；电子版资料应打印后，纸质版与电子版一同保存，声音、影像、大型图片、页数巨大的文档可只保留电子版；需签字、盖章的文件资料应于签字、盖章完备后再行归档；归档的文件资料应完备、齐全，纸质文件不应有污损、缺页等，光盘、U盘等电子介质应完好，可读取，如文件资料在项目、业务过程中略有缺损，不影响查阅的，应修复后再归档，缺损严重无法修复的应重新补做；归档文件资料应尽量保留原件，如原件需发至接收方的，应保留复印或扫描件；对于字迹易失、易损坏的文件资料应及时复印或扫描保存；已归档的文件资料应安全、妥善保存，避免失火焚毁、受潮、虫蛀；借阅已归档文件资料应办理登记，及时归还，归还时应检查文件资料的完好性。2018年3月21日