《办公用品采购、发放管理规定》.doc

NYLZH03-2016 发放编号： 办公用品采购、发放管理规定 受控状态： 分 发 号： 修改状态：0 版 本 号：A 2016年4月5发布 2016年5月1日实施 南洋电气辽宁有限公司发布 起稿人 高源 文件编号 ZH03-2016 主 题 办公用品采购、发放 管理规定 审核人 全总 版本修改 A/0 批准人 武总 生效日期 2016年5月1日 1.目的 为控制采购成本，满足办公需要，使公司办公用品规范化、明细化，特制定本规定。 2.范围 适用于本公司各部门员工对各类办公用品、办公施设、办公家具、会议用品、保洁用品、日常用品的申购、采购、领用、使用、保管等。 3.职责 3.1综合管理部负责对各部门申请的办公设施和办公用品的成本控制、采购计划的分类、送审、采购物资进入公司后的入库登记等管理工作。 3.2综合管理部负责采购物资的申请、制作、发放、处置、服务、验收及每月费用报表等工作的管理。 3.3综合管理部负责各类办公用品的价格议定、合同签订、制定采购计划、选择合格供方等采购事项后，进行采购。 3.4各车间、部门按本管理规定实施监督并反馈。 3.5副总经理、总经理负责日常采购产品的监督、审批，协助综合管理部开展成本控制及设施报废审批方面的工作。 3.6各部门负责人、综合管理部、副总负责对本规定实施情况进行不定期监督检查。 4.程序 4.1采购物资信息收集 4.1.1综合管理部每半年应确认合格供方，编制《采购物品明细清单》注明物品名称、规格型号、价格，并签订《供货协议》。 4.1.2各部门由部门经理（主管）依需要购买的办公用品、设施、家具等以月为单位（每月5日之前）统一填写《申购单》，经部门经理申请、分管副总审核后，由综合管理部统一进行采购。 4.1.3综合管理部按各部门送递的《申购单》汇总后涉及物品内容进行市场调查，收集相关物品的价格、质量、交付能力及供方资质考察。 4.1.4综合管理部汇总收集到的供方报价清单，会同副总经理、总经理进行供应商的确认，并按所需物资的类型、质量要求、价格优势等内容指定供应商。 4.2采购实施前审核、批准确认： 4.2.1采购的办公用品属指定供应商（已签订供货合同）供货的物品，综合管理部依据经审核、审批的《申购单》进行直接采购。 4.2.2批量采购物资时，综合管理部负责起草、签订《供货合同》并注明质量要求、供货数量、交货期、价格、税价等内容。 4.3采购物资接收、验证、入库 4.3.1外购物资供方直接送至综合管理部，由综合管理部统一办理入库手续。 4.3.2综合管理部根据《申购单》、供方《出库单》对进厂物资进行数量清点、质量检验、型号核对等工作。 4.3.3综合管理部针对检验的不合格产品，与供方协商换货或退货事宜。如核对无误，在供方《出库 单》上签字确认并留存一份，做为入库凭证。 4.3.4要求综合管理部对采购物资做到即日采购，即日办理入库，并将入库手续作为附件粘贴在报销 凭证下。 4.3.5为了方便财务核帐，要求综合管理部办理入库要求明确（1）名称（2）数量（3）单价（4） 单位（5）规格（6）色别（7）型号（8）品牌（9）供货商名称。 4.4发票及货款结算 4.4.1综合管理部采购物资时，要求供方开正规发票，以增值税17%发票为首选。 4.4.2综合管理部采购物资时，付款以公对公账户结账方式为首选原则，综合管理部做好严格把控工作，为财务提供便利工作条件。 4.4.3采购物资货款结算前，由财务部核对《入库单》及供方《出库单》，并由综合管理部负责人审核确认签字。 4.4.4公对公情况：综合管理部负责填写《付款申请单》，经副总经理审核，总经理批准后，财务方可付款。 4.5采购物资配发、管理 4.5.1各部门或个人领用的办公用品、办公设施等，综合管理部负责建立《办公用品管理台账》、《办公设施管理台帐》并监督各部门、使用人正确使用。 4.5.2各部门或个人领取的物品，领用人必须在《领用登记表》上签名登记。 4.5.3各部门负责人负责监督物品、设备的使用人进