三经普数据处理中常用EXCEL函数简析.docx

三经普数据处理中常用EXCEL函数简析——普查过程中的数据处理方法——资料开发应用的基本方法第三次全国经济普查作为一项重大的国情国力调查，涉及到的普查对象数量异常庞大，大到国家有5千万个企业单位和个体户，小到县区有上万个企业单位和个体户，如果算上从税务、工商、民政等部门索取来的资料，各级统计机构在普查前期和过程中需要处理、分析的单位数量纷繁复杂而又数量巨大，对于普通的基层工作者而言，如何利用常用的EXCEL表进行大批量数据的处理和分析？以下介绍几招简单又实用的常用函数，让您的工作立马高效起来。一、分裂一个单元格－取数函数在处理部门数据或者经普平台导出的数据时，有时会碰到将一个单元格内一个字符串分裂成若干单元格，如三普611表中中最常用的单位代码，是“普查区代码+组织机构代码”形式的组合，部门资料如地税名录资料中行业代码以“字母+数字”形式表示，为方便数据处理，可能仅需提取部分字段，只需根据实际情况选取LEFT、RIGHT和MID三个函数之一就可以实现了。以三普611表中单位代码为例说明。由上图可以清楚看出这三个函数的用法，LEFT函数：从一个字符串左首第一个字符开始，向右截取指定数目的字符。MID函数：从一个字符串中指定位置开始，截取指定数目的字符RIGHT函数：从一个字符串右首第一个字符开始，向左截取指定数目的字符。并且MID函数由于参数更多，可以实现操作更为灵活。此外，在三经普期间还经常遇到单元格分裂的反操作，即合并单元格，如上报数据情况时要求提供单位代码，这时就需要将已有的普查区代码和组织机构代码进行合并，只需使用“”。“”除了能够快速进行单元格合并外，也可以合并中加入其他字段，只需将所需字段用“”顺序连接起来即可。具体如下图所示。二、处理合库查重或者逻辑判断－查重函数在处理部门名录资料的时候，需要将不同的部门名录资料合库进行排重后分析，如果单凭眼力一个一个的将重复项删除或者提取出来，显然是不够高效的。有没有什么办法可以快速实现呢？目前有两种常用的方法，一种是直接使用“删除重复项”功能，根据对话框提示操作即可，由于该功能仅限于2003版本以上的EXCEL使用，并且无法保留已删除的重复单位至新的工作表，在实际操作中还会出现不能完全剔重等异常情况，影响了最后结果的准确性。因此，使用第二种函数法，是相对比较稳妥的方式。函数有两种可供选择，即OR函数和COUNTIF函数。1.OR函数：逻辑判断函数，在其参数组中，任何一个参数逻辑值为 TRUE，即返回 TRUE；所有参数的逻辑值为 FALSE，才返回 FALSE。运用OR函数的这一点进行数据排重。不过首先要对排重区域进行排序，才可使用OR函数。应用如下，实质是运到重复数据自身的规律，只要存在重复，那么函数中必将有一个公式为TRUE，OR函数仅计算单元格前面两列，运算时间短但无法统计重复次数。2.COUNTIF函数:统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格数目。以上面单位为例，应用如下。使用此函数不仅能够查出单元格是否重复，不用事先进行排序处理，并且可以精确计算重复个数。但是使用COUNTIF函数时需注意，如果数据量比较大，请尽量采用公式中第一行的绝对引用，不然直接选中所有单元格，不然会导致数量处理时间过长。除查重操作外，COUNTIF函数还可进行多种逻辑判断。如可以快速统计出营业收入是否符合规上标淮的情况，以工业标淮2000万为例，假设营业收入所在区域为B2到B7734区间且计量单位为611表中所用千元，在相应单元格输入公式＝=COUNTIF(B2:B7734,=20000)，即可快速判断出在这7733家工业企业中符合规上工业标淮的个数。除数值判断外，COUNTIF也可以进行字符串的判断，并可灵活使用通配符问号（？）和星号（*），其中问号代表多个字符，星号代表单个字符。三、比对数据库查找相应数值－查找函数普查的数据质量控制阶段，为保证单位不漏，统全统准，需要对大量的部门数据进行比对，如比对民政部门提供的社团信息是否全部登记入库，在比对单位名称一致的基础上提取相关指标进行比对分析，此处重点讲解VLOOKUP函数的使用。VLOOKUP函数：在数据表的首列查找指定的数值，并由此返回数据表当前行中指定列处的数值。整个函数涉及四个参数，整体结构较为复杂，具体为＝VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)，其中Lookup_value代表需要查找的数值；Table_array代表需要在其中查找数据的单元格区域；Col_index_num为在table_array区域中待返回的匹配值的列序号Range_lookup为一逻辑值，如果为TRUE或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于looku