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关于强化电子档案管理关键环节研究 　　摘要：本文从电子档案制作程序管理入手，探讨了强化电子档案管理的几个关键环节，对相关工作人员有一定的借鉴作用。 　　关键词：电子档案管理；制作程序；关键环节 　　 　　随着我国经济社会的发展以及信息化水平的提升，运用信息化手段进行电子档案管理已经成为不可阻挡的潮流。电子档案管理的工作较为繁琐，需要考虑电子档案的特点、人员、技术、设备、环境等方面的因素，科学有效的技术方案，这样才能够保证电子档案管理的有效性和安全性，进而确保有效、完整、安全、快捷的信息服务。电子档案的管理包括电子文件的形成、登记、办理、积累、鉴定、归档、检测、整理和保护等环节，任何一个环节出现问题都会影响档案管理的有效性。为此，本文作者结合自己多年从事相关方面工作的经验，对电子档案管理的几个关键环节进行了研究。 　　1 强化电子档案的控制和制作程序 　　为了确保电子档案的规格和结构的一致性，以便后期对电子档案调阅和使用的方面性，对于来源不同的电子档案应当先提交给固定的部门，由该部门对电子档案进行检查和审核，对于不符合规格要求的应责令其更改后再发送和存档。在使用和传输电子档案时，应当遵循“规范、先进、实用”的原则，所有的电子档案的文件格式应保证其通用性。明确电子档案管理时不同环节所拥有的权限，对于电子档案所做过的修改等情况应予以记录在案，未经相关部门批准不得随意删除。 　　2 重视归档管理的重要性 　　凡是需要进行归档处理的电子文件，应当先对其进行必要整理并确定其属性，从网络存储器或者计算机的存储器上进行刻录或者拷贝到可以脱离计算机而存在的存储器上，进而实现对电子档案的长期保存。由于电子档案产生的环境条件有所区别，因而就需要采取不同的方法进行归档管理，若档案产生的环境为计算机网络系统，则可以通过记录有归档标识或者转数据库就能够完成电子档案的归档；但如果借助存储载体进行归档处理，就不可以避免的要进行认证和辅助工作，纸质文件与电子文件一同归档。 　　从当前的实际情况来看，进行电子文件归档???应注意以下问题：首先对于文书档案归档，应当以一个年度作为限值。通过刻录等办法将电子档案转存，便于后期档案的使用和管理；若电子文件是在网络环境下产生的，则可以通过文件备份的方法进行归档，但应避免源文件与归档文件位于同一台服务器上。其次，为了确保电子档案的安全性和真实性，以便后期的使用和管理，对于同一套电子档案应当保留不少于两个版本，由当地的档案管理部门负责一套电子档案的管理，另外一套应当由相关部门在不同地区进行保管。例如，在进行某项实际工程时会产生非常多的文件，若相关制度和法规未能够有效的工作，则会出现电子档案重复修改和归档的情况，这不仅会给档案管理人员带来负担，严重时可能影响档案管理的正常工作，甚至使档案失效，这样就有可能导致工程质量问题，给国家带来严重的经济损失。为此应当严肃电子文件的归档工作。如在进行CAD文件的归档时，应严格按照要求进行电子归档通知单的填写，主要包括图纸张数、图幅尺寸、出图比例、卷内文件列表、案卷名称，同时应当包含经手人、审核人、设计人、室主任、工程负责人等签字，最后要在归档簿上进行签字确认。 　　3 完善监督审查机制 　　国家颁布实施的《电子公文传输管理暂行办法》中指出：“电子公文与相同 　　内容的纸质公文具有同等法律效力。”为了确保电子档案管理的实效性，应当结合现实情况完善电子档案的审查机制。对于档案、文书等部门要不定期的进行检查，检查工作的重点应当放在公文档案的是否满足传输、立卷、归档的要求，相关的手续是否齐全，归档文件是否存在残缺等。对于不满足要求的情况，应及时责成相关人员进行改正，并对改正结果进行审查。 　　4 强化档案的鉴定 　　在电子档案形成过程中，不可避免的要进行格式和载体的转换，使得档案存在的形式出现变化，若不能对电子文件的内容真实度进行检查，那么就不能保证电子文件的原始性，因此在电子档案管理时应当注重对电子文件的鉴定，也就是形成电子档案的记录系统。对于需要进行归档的电子文件从开始就需要形成记录制度，对电子文件所发生的管理和使用及时进行记录，这样就能够对记录进行查询。若电子文件归档前来源于计算机网络，则可以将电子文件和记录的批准、修改、形成时间进行比对，借助于网络系统的功能对电子文件的真实性和原始性进行辨别。若电子文件通过存储载体传递方法进行的归档，则可以通过检查相关记录对电子文件的真实性和原始性进行辨别。 　　在进行电子档案鉴定时应当注重以下几点：①档案室在进行电子文件接收时，应当对每个文件都进行检查，检查电子文件的内容与纸质文件是否相符，电子文件的内容有无缺失，电子文件是否携带病毒，文件是否可以正常的运行等。②档案管理部门应当结合本部门的实际情况，建立健全电子档案检查制