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关于通过ERP系统提升采办管理水平问题和建议 　　摘要：ERP是在20世纪80年代初开始出现的，以后逐渐被世界各大企业广泛接受。其中SAP是ERP最大的供应商，是德国的一家著名的生产EEP软件的公司，其市场份额位居世界之首，也是全世界最优秀的ERP软件之一，世界500强中的大多数公司都用SAP，它是企业内部管理所需的业务应用系统，主要是指财务、物流、人力资源等核心模块。通过上ERP来提升本公司的管理水平已经成为共识。天津分公司自从2007年底SAP上线以来，公司各项管理水平得到了很大的提高。本文仅从采办管理方面来论述SAP系统的MM模块上线后对公司采办管理带来的影响，SAP系统是怎样克服了传统呆办管理的弊端以及目前存在的问题和将来要改进的建议。 　　关键词：EPP；采办管理；SAP；MM模块 　　 　　　采办管理是企业管理中重要的组成部分。采办管理的好坏直接影响企业的生产效率和企业的经济效益。在2008年底，天津分公司全面实施了SAP，并于2009年1月1日成功上线，上线近2年以来系统运行平稳，使公司的管理水平有了显著的提高，天津分公司在2009年所有海油系统信息化成果评比中获得了优秀成果奖。根据系统实时报表显示，天津分公司SAP系统注册用户达到1800多人，日均录入单据超100条，实现投资计划在线控制和项目状态管理，实现物资收发36.48亿，录入各项业务单据总计122万张；系统控制符合内控要求，实现全面单轨运行，业务处理量、上线用户数位居总部系统上线单位前列。 　　采办管理通过MM模块得到了有效的改进，没上线前，采办管理基本存在着传统采办管理的五大弊端： 　　 　　一、主要存在的问题 　　 　　1.物料采购与物料管理通常为一个部门，缺乏必要的监督和控制机制 　　目前就天津分公司采购管理的职能部门为商务合同部，在这种模式下，其管理流程是： 　　业务部门下达工单→采购申请/定单→商务合同部询价/处理报价→合同签订→下发货通知单→检验入库→通知财务付款。 　　上述是一个完整的采购业务流程，在实际操作中有些流程如询价/报价在很多企业中不是每次都进行的，该流程主要缺点是：物料管理、采购管理、供应商管理由一个职??部门来完成，缺乏必要的监督和控制机制；同时在这种模式下，商务合同部担负着维系生产用原材料供给的重任，为保证原材料的正常供应，必然会加大采购量，尤其是在原料涨价时，这样容易带来不必要的库存积压和增加大量的应付帐款。 　　2.业务信息很难共享 　　由于大部分的采购操作和与供应商的谈判是合同工程师独立完成，没有必要的监督管理，采购信息和供应商信息基本上由每个业务人员自己掌握，信息没有共享。其带来的影响是：业务的可追溯性弱，一旦出了问题，难以调查；管理者也很难了解采办的进展情况；同时采购任务的执行优劣在相当程度上取决于人，人员的岗位变动对业务的影响大。 　　3.采购控制通常是事后控制 　　其实不仅是采购环节，许多企业对大部分业务环节基本上都是事后控制，无法在事前进行监控。虽然我们承认事后控制也能带来一定的效果，但是事前控制毕竟能够为企业减少许多不必要的损失，尤其是如果一个企业横跨多个区域，其事前控制的意义将更为明显。 　　4.执行预算不严格 　　传统的采办都是采用采办完成后进财务入帐，对于符不符合预算只能是人为控制。有时出现超预算情况，财务也可能没及时发现。 　　5.各种表格记录不完备，不能及时总结经验教训 　　以前的采购管理主要存在上述5个问题，通过SAP系统的实施，如何发现采购管理环节中的问题，集中力量解决急需解决的核心问题，并通过SAP系统运行为采购管理带来持续改进的效果呢? 　　MM模块是SAP系统目前天津分公司中应用三大基本模块之一，MM模块是Materials Management(物料管理)的缩写，主要分为两部分业务功能：采购管理和库存管理。 　　采购管理，重点关注物料和服务的采购，货源的确定采购订单到货于应付款的监控等。 　　库存管理，重点关注物料的移动，物料数量和金额的管理以及库存盘点等。 　　MM采用了严格的采购管理体系，其管理流程是： 　　业务部门下达需求计划/采购申请→商务合同部确定货源与价格→相关领导审批→处理采购订单→订单进一步跟踪→货物接收入库→工作量确认→通知财务付款。 　　采购管理包含4大功能：采购申请、采购订单、收货、发票管理。 　　以下是天津分公司传统的采办管理流程图： 　　通过MM模块的集成，可以实现对跨部门业务流程的全面监控，提高采办效率，降低库存成本。 　　 　　二、采用SAP系统将极大提升采办管理水平 　　 　　1.以职责为核心产生了监督控制机制 　　在传统的管理模式下，其贯穿的管理思路是基于部门的管理，其层次首先是部门，