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高校人事档案信息化建设思考 　　摘 要：在当前我国高校人事制度改革的形势下，人事档案信息化管理作为对传统人事档案管理模式的改革和创新，已经成为一种必然趋势。如何适应社会人事制度变革和社会文明进步的要求，根据变化了的情况及时调整自己的工作内容和工作方法，这是当前高校人事档案工作改革的重要方向。在信息量不断增长的现在，怎样通过先进的管理方式才能高效、超前、迅速的为高校教学、管理和各项工作提供优质服务，这必然给高校档案工作提出了更高的要求。 　　关键词：高校 人事档案 信息化 　　中图分类号：G647 文献标识码：A 　　文章编号：1004-4914（2011）06-104-02 　　 　　随着现代科技的迅猛发展，高校建设步伐的迅速加快，对人才的需求和利用日益扩大，人员的流动也不断增加，档案材料数量和种类也逐步增多，加强信息化管理，已经成为高校人事档案管理的一个主要趋势和途径。 　　一、人事档案信息化建设的基本内容 　　人事档案管理就是将人事档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。 　　高校人事档案是高校管理的信息支撑之一，是学校内部管理体制改革、教学、科研、人力资源开发利用等方面的重要依据，是重要的信息库。同时高校人事档案的管理水平直接关系到高校的发展，因此档案主管部门、档案工作人员都应该提高认识，立足于为人事工作服务、为人事决策服务、为建设高素质的干部队伍服务。高校人事档案信息化建设主要是指高校在开展人事档案管理和建设工作中档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向档案信息数字化、网络化和向社会提供服务为重心的转变、不断提高管理效率和服务水平的过程。其主要内容包括： 　　1.重要档案信息数字化和网络化。在高校中教职工人事档案记载的信息，是与教职工的切身利益密切相关的信息，具有证据性与法律性。在职工的工作履历、职称评聘、工资晋升、干部考核以及人事纠纷等方面都发挥着重要的证据和参考作用。因此，它的使用频率特别高，很需要信息化建设。 　　2.档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化。在高校实际工作中，由于受到时效性强、传达范围广、地域制约等因素影响，往往会大量使用电子文件档案，也需要信息化建设，并且需要加强科学利用和管理，从而做到信息共享以及必威体育官网网址和安全。 　　3.现有人事档案目录数据库化。高校一般都有几十年甚至上百年的发展史，人事变动大而且复杂，现存的档案材料不仅数量庞大、占据空间大，同时也极不方便管理和使用，这就更需要加快信息化建设，将其逐渐转化为数据加以整理和规范，这对个人的工作和职位评定以及发展有着重要的作用，从而使信息资源得到充分的利用。 　　二、高校人事档案信息化建设中的主要问题 　　自第四次全国干部档案工作会议和干部人事档案审核工作以来，各地、各部门的人事档案工作在制度建设、内容的规范和完整以及鉴别等方面都取得了突破性的进展，然而许多高校仍存在一些带有普遍性且不容忽视的问题，目前我国一些高校人事档案管理方面的问题主要有： 　　1.档案材料不全，内容失真。真实性是人事档案的生命，而现有的档案材料，有的内容前后不符，如时间方面，出生年、月、公历、农历填写随意，且没有说明；档案中的考核鉴定材料大多只有优点，没有缺点，只有成绩，没有差错。对这些情况，人事档案部门也没有进行严格的审核把关，及时地发现问题，解决问题，给档案的利用带来困难。一些本该有的履历表、年度考核表没有，一些本该有的学历、职称、工资材料也不全。一些单位分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往身兼数职，于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，导致内容不全。 　　2.管理传统，效率低下。现阶段高校人事档案的提供、利用还是以实体档案为主。档案用纸一直承袭传统的16K规格与目前国际标准公文用纸A4规格存在差异，给人事档案的装订带来大量的剪裁和折叠工作，降低了工作效率。管理方式上，高校人事档案的管理一直沿袭了传统的管理办法。由于各项制度不健全，档案人员对档案材料收集重视不够，产生了失真材料。过去高校长期未能建立健全人事档案收集审核归档制度，致使人事档案长时间没有收集整理。材料方面，有的人事部门也没有审查、核实、严格把关，对送来的材料塞入档案袋了事，使部分材料出现了失实甚至虚假的内容。随着人事代理制度的逐步推行，个别部门由于自身利益拘于传统模式，档案管理权限还存在着一定程度的矛盾冲突。