社区工作居民会议.pptVIP

居民会议 一、居民会议的作用 交流资料、分享及搜集意见 报告及交代工作进展 对重要事项作处讨论、决议 加深与会者的关系，促进团体合作的精神 学习解决问题的方法，提高民主参与的意识 二、居民会议的过程 居民会议四步曲： 会议前 会议中 会议后 行动 （一）会议前 1、要知道为什么要开会，开会的目的为何，是否真的需要召开会议？ 2、准备议程及开会所需资料文件，可预先或当场派发，或用大纸写好贴在白板或墙上。议程要有适当次序，大约分配每项议程所需时间，每个项目要清楚是讨论什么，先处理重要或容易达成共识的议程。 3、要清晰那些人需要参加这次会议，通知有关人等开会，确保主要人物或与议程有关的人士出席会议，需否事先要与特别人士商讨，是否需要与核心成员作会前准备，留意会议中可能出现的动力。 4、场地的摆设要尽量令与会者感觉自然，没有局促感，预先安排场地所需用品，如桌、椅、笔、纸、白板等。 5、座位安排方面，主持人要看到各与会者面容，容易听到各人发言，坐在中心位置较理想，以便控制会议的进行，但主持人与参加者的座位安排要有平等地位的感觉，让大家均能看到对方。 6、事先多了解与会者对议程的看法及不同意见，预计可能会发生的事情，例如争执、意见分歧、未能作出决议等。 7、提早十分钟到达，检查用品及布置场地，若资源许可，可在会议前打电话给参加者，提醒他们出席。 8、与早到会员招呼、谈话，培养亲切气氛，令与会者觉得被留意，来开会不只是事工形，而是加深感情关系。未开会前不妨与全体与会者谈一些共同的话题，如天气、电视、时事，制造轻松、亲切气氛。 9、开会尽量准时，若未到齐，可将重要事项稍延。 10、简介开会目的、重点，让与会者留意主要讨论的事项。 （二）会议中 1、你是主持会议，不是演说，不要垄断发言。要尽量诱导与会者参与会议，鼓励适当发言、讨论。 2、尽可能依照议程一项一项讨论，让与会者系统地跟随。时间分配要好好掌握，适当分配发言及讨论时间。 3、与会者的意见，主持人不要即时回应，应将意见抛给大组回应、讨论。协助与会者多沟通意见，多回应其他人意见。 4、主持人要多做集中、归纳、摘要及总结工作，让与会者跟得上讨论。要有公正的态度，保持客观中立，仔细聆听各人的意见。不能强迫与会者接受自己的意见。 5、讨论若成熟，协助与会者作出决议，但不要太快用投票表决，先要让与会者对问题有充足讨论，分析好决定的优劣处，尽量用共识方法，不要让参加者有输赢，有被孤立的感觉。 6、留意与会者的参与行为，要适当地应对： 若疲倦，需要休息吗？ 若争执激烈，需要停止争论吗？ 若没有兴趣，要转题目吗？ 7、开会要有集体气氛，不是一对一的讨论，将事项带出全组参与。 8、时间不要拖得太长，要令会议有效及有效率。 9、说话的音量要令各人都听得到，速度不要太快；当与会者不集中时，需要提高声量去集中大家的注意力。说话要“街坊化”，不要用艰深难明或学术的词汇，要令到与会者觉得自然，好像平常交谈一样。 10、结束前，要作简单总结，令与会者知道这次会议有什么结果，觉得会议有效用。 （三）会议后 1、要与会者清楚知道会议的决定 2、跟进要立即行动的工作 3、通知未有出席者有关会议的重要内容及决定 4、整理好会议纪录，尽快派给各人，以便跟进所需工作 （四）行动 1、要依照会议的决定，执行行动 2、若有突变，考虑是否要召开紧急会议，做征询各人意见 3、一切行动要在下次或期间向与会者交代 4、若期间遇到与会者，可告知进展情况，让他/她们跟得上工作进展 三、主持居民会议技巧 （一）基本技巧 1、积极聆听 让与会者知道你正在留心听他/她讲或发表的意见。 留意说话中的表面及内里意思，及表达的方法，留意有声及无声的讯息（身体语言）。 要松弛，注视对方，身体可略向前倾，令他/她知道你在听，如点头，略加“唔…...唔”等语调。 不要太注意某一两个人而忽略了其他与会者。 2、发问/邀请发言 是会议最常用的技巧，主要鼓励及协助与会者发表意见，带动讨论，让与会者有平等参与的机会。 方法—— 可用对全体的问题，例：“不知道有什么意见？”应多用全体发问，以促进大家对问题的关注，让各人自由发言及提高参与程度。 有可用特别邀请某人发言（指名发问），例：“王先生，你有何意见呢？”，“陈太太，可不可以讲下你的看法？” 通常指名发问是需要某特定人士的意见，或协助特别的成员抒发意见；此方法也可用来阻止滔滔不绝的言论，使全体有均等发言的机会。 尽量用开放式的问题，让发言者有较大的自由表达意见。但与会者对问题内容不太熟悉时，则要多加上引导问题。若要收集与会者的明确意见，则要用封闭式的问题。 每次问一个问题，避免双重或连续性的问题。 3、进一步说明 协助组员进一步将意见说清楚，引导他/她发表更多意见，很多时候街坊只是将意见片面地讲出，未能说出真正及