采购系统分析.pptxVIP

橙天嘉禾商品管理梳理报告 张建刚 商品管理 本次项目梳理的目标 1、为企业运营决策做出数据支持。 2、满足财务部门的记账要求，精确的成本核算。 3、规范、固化嘉禾的商品管理流程，规避运营过程中不良操作带来的风险。 4、集团统一采购，严格的价格管控体系。 5、多环节审批，多部门共同参与业务数据的监督。 6、解决项目实施过程中发生的其他状况。 本次项目梳理的原则 为实现本次项目梳理的目标，需制定各种方案与奖惩措施来规范监督，以此来保证项目的正常运行、有效。当发生与目标有冲突的业务情况，必须已需求目标作为坐高优先级。 财务： 成本率怎么这么高/低？ 盘点差异怎么这么大？ 老板： 系统不准确？ 业务： 我该看关注什么信息？ 影城请购数量准确吗？ 影城做了入库吗？ 影城： 没来得及申请键位！ 键位设置速度太慢了! 我请购的数量准确吗？ 这个东西要入到哪个仓？ 系统与数据关系图 业务流程目录以及流程图 业务流程总图 业务流程梳理目录 橙天嘉禾采购管理业务流程目录 大类 分类别 流程名称 基础资料 供应商 供应商添加流程 存货 存货添加流程 商品流程 请购 卖品请购流程 采购下单 统采下单流程 收货 影城入库流程 调拨 影城调拨流程 结算 供应商货款结算流程 退货 退货流程 盘点 盘点处理流程 财务核算 付款 财务付款流程 存货核算 存货核算 单据记账 平均单价计算 期末处理 月末关账 采购关账 采购月末关账流程 库存关账 库存月末关账流程 存货核算关账 存货核算月末关账流程 应付帐款关账 应付帐款月末关账流程 子流程1-基础信息 流程 描述 规则 对照同步 影城用户权限仓库 为橙天嘉禾新开业影城在系统中创建基础信息，涉及到影城的基础信息，以及开通操作卖品、资产系统的账号，分配详细的业务权限，划分明确的仓库 U8影城业务人员发出创建申请邮件，申请邮件提供影城信息，申请人岗位，申请人权限，主管部门领导审批，IT部留存邮件，由系统管理员创建基础信息。影城：C+2位流水号代表一级部门，C**+2位流水号代表二级部门，例如：凤凰城影城编码为C16，凤凰城店运营部编码为C1601（当影城开业数量超过100时，可以用26进制做处理）用户：影城名字简拼+2位流水号，例如：凤凰城影城卖品人员，账号：BJFH01仓库：C+3位流水号代表仓库，例如：北京凤凰城卖品仓，C001粤科由粤科实施方为影城创建影城、仓库信息。 影城、仓库需在中间系统设置对照关系 供应商价表 为橙天嘉禾影城提供卖品的供应商以及报价管理 当采购部需要向系统中不存在的供应商订货时，需要现在系统中建立供应商档案。供应商与存货的对照表，确认供应商的供货范围。供应商存货价表，控制供应商对存货的报价管理，可以记录报价历史。当实际业务发生与价表不一致时，采购部与供应商联系，确认采购价格，如果的确发生变化，采购部会变更订单上的金额。U8卖品部\采购部创建供应商信息，GH+5位流水号，例如：上海申美饮料食品有限公司，编码为：GH00023，卖品价格制定与订单信息确认均为采购部负责。建立供应商的存货对照表之前需要先检查对应的存货是否存在，如果不存在，需要先建立存货档案。 无 问题案例 新流程标准 资源支持 制度考核 嘉禾购买用户许可数为27，现系统中有效用户120，已大大超出许可范围，月底业务量大时，会有登录用户数超出许可数，而无法使用产品的情况。 1：不再新购买许可数，当无法使用产品时，操作员暂停使用，待其他人操作完毕退出后，再登录系统。2：购买用户许可 购买用户许可保证系统运行。参考一期合同折扣后价格：5500/个许可。 无 卖品部\采购部缺少内部监管的机制，容易产生人为操作差异。 1、价格制定需要多部门协作监管。采购价格直接影响财务成本，建议财务部\内审部等，派专人进行审批。2、订单价格变动需要多部门协作监管。影城在收到供应商送货单时，会确认系统中金额与送货单上金额是否一致，不一致时会联系总部：卖品部\采购部进行确认，此处建议加入邮件审批环节，待采购部\财务部\内审部确认后，由采购部变更订单金额。 采购部\财务部\内审部\人事部，需配置专人负责处理。 1、人事部建立数据处理时限和容错率标准，奖惩措施2、财务部\内审部\人事部定期核查数据（系统中价格发生变化情况），检查制度的落实情况，作为年度KPI考核指标 子流程2-卖品信息 流程 描述 规则 对照同步 键位 粤科中设置的卖品 内审部创建键位配置例：春节欢乐套餐 无 配方 粤科中设置的合成品 问题案例 新流程标准 资源支持 制度考核 粤科中现调类键位的消耗量配置不正确。例：济南影城开业初期，可乐销售出库异常，键位数据设置错误导致：影响销售出库、影