企业行政管理 高 燕.pptVIP

明确岗位职责 日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结以及奖励惩罚等方面的管理工作； 办公物品管理包括办公物品的发放、使用、保管及采购以及相应制度的制定； 文书资料管理包括印信管理、公文管理、档案管理、书刊管理； 会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作； 其他事务视各公司具体情况而定。 加强沟通 沟通包括纵向沟通和横向沟通。 纵向沟通分为与上级沟通和与下级部门沟通。 与上级沟通主要是要充分领悟上级领导的意思，把握住方向，同时将自己和下级部门的观点很好的传达给上级，这需要行政人员有观察分析能力和表达能力。 与下级沟通主要是执行上级的决定以及收集整理下级部门各项信息，这就需要较强的应变能力和组织能力。 横向沟通包括公司内部相关职能部，与关系企业窗口部门和外界媒体政府机关等等。 在传达精神及布置工作任务及协调各部门工作时，务必真诚、谦虚。 与外界沟通需要强的适应能力和自我控制能力。 信息的收集和整理 信息包括企业外部信息和内部信息。 外部信息具体包括：国家政治、法律、经济、政策规定；社会习惯、风俗、时尚变化；市场需求、消费结构、消费层次的变化；竞争企业信息；科学技术发展信息；突发事件等。 内部信息具体包括财务状况；生产状况；产销状况；采购、库存信息；设备的使用和管理；人才资源等。 作为一名行政管理人员最重要的是要及时了解企业内部情况发展变化和国家政府机关相关政策和法律规定的变化。 良好的执行力 踏踏实实地去执行。 良好执行力表现在： （1）什么事情该做，该怎么做。 （2）如何更好更快完成该做的事情。 （3）清除所有障碍。 （4）形成企业执行的制度和文化,让执行影响到每个员工 前台接待 前台接待管理 一、来客接待 1、来客接待流程（预约/未预约） 2、接待礼仪 二、来电转接 1、来电接入/转接流程 2、电话礼仪 三、函件收发 1、信函与快件签收/寄送流程  前台接待 五、文件收发 1、传真发文/收文工作流程 六、涉及表单 1、来客登记表 2、接待来访登记表 3、信函与快件签收/寄送登记表 4、传真记录清单 内部事务管理 一、办公用品管理 1、办公用品申购流程 2、办公用品购买/领用流程 3、使用表单 办公用品订购审批单 办公用品台账 报废物品清单 办公用品领用表 内部事务管理 二、办公设备管理 办公设备购买审批流程 办公设备询价流程 办公设备比价流程 办公设备采购流程 使用表单： 办公设备配备登记表 办公设备更换登记表 办公设备性能状态一览表 办公设备维修记录表 内部事务管理 三、文书档案管理 发文/收文管理流程 档案归档流程 档案借阅/归还流程 档案销毁流程 使用表单： 文书档案借阅审批表 文书档案借阅登记表 内部事务管理 四、印章管理 制刻申请流程 使用审批流程： 印章使用审批表 印章使用登记表 内部事务管理 五、证照管理 证照年审流程 证照使用审批/验证流程 证照使用审批表 证照使用登记表 内部事务管理 六、会议管理 会议安排流程 会议纪要 会议工作评估表 外部事务管理 值班登记日志表 保安执勤日志表 外出员工登记表 来宾出入登记表 安全状况检查表 防火设施检查表  外部事务管理 二、车辆管理 车辆使用流程 车辆加油管理流程 车辆安全管理流程 事故处理流程 使用表单： 外部事务管理 三、后勤管理 员工宿舍管理流程 员工食堂管理流程 清洁卫生管理流程 企业绿化管理流程 使用表单： 外部事务管理 四、公关事务管理 重要接待流程 危机处理流程 媒体宣传流程 使用表单： NVQ企业行政管理考试概述 考试时间 应试者证据清单 应试者证据清单 应试者证据清单 应试者证据清单 应试者证据清单 应试者证据清单 应试者证据清单 应试者证据清单 应试者证据清单 应试者证据清单 Yes/No 10、根据预算和实际变化，监督、核查以确定旅行和住宿经费的支出 Yes/No 9、当计划安排未落实或出现变更时，应查明原因，及时采取补救措施 Yes/No 8、向旅行者提供详细的旅行计划，标明时间、交通、地点、住宿、联系方法等细节 Yes/No 7、在商定时间内为旅行者预定旅行计划中所到地的住房，并获取确认 Yes/No 6、在商定的时间内为旅行者购买旅行计划中的差旅票，解决和落实交通工具 Yes/No 5、在商定的时间内协助旅行者办理好旅行所需的各种证件、旅行资料和国际货币 Yes/No 4、按照旅行机构的要求准备齐全旅行者的证件、旅行文件和费用 Yes/No 3、根据单位规定选择相应的住宿规格，并制定出整体旅行方案和经费预算 Yes/No 2、收集所去地必要的资料，并根据单位规定选择旅行的最佳路线和交通工具 Yes/No 1、准确获取旅行者目的、旅行时间、所到地点、期限等和对旅行及住