实体分类方案.doc

丽水职业技术学院档案实体分类和档号编制方案 一、?分类目的档案实体分类，是以我院的全部档案为分类对象，依据学校工作职能，结合档案构成的内容、特点进行统一分类，使我院的全部档案在实体上构成一个统一的科学的类别体系，解决档案实体编目和排架管理问题，实现档案实体编号、排架检索的规范化、科学化，促进学院档案工作整体管理水平的提高，更好地发挥档案的作用，为学院各项工作服务。二、?分类原则（一）?逻辑性分类必须符合逻辑学划分规则。1、?同一次分类划分只能采用一个划分标准，不能同时使用两个或两个以上的标准。2、?各个子类的总和必须等于母体的全体，即下位类的外延之和必须等于上位类的外延。3、?同位类目之间界线清楚，互不相容，不能你中有我、我中有你，互相交叉和包容。4、?划分必须分阶段、分层次循序进行、不能跳跃。总之，各个大小类目按概念的从属关系、并列关系组织起来，形成一个脉胳贯通、层次分明的逻辑体系。（二）?整体性应把学院档案作为一个整体来认识，分类必须保持档案之间的有机联系，保证产生于同一活动领域、记录和反映相同工作内容、性质的档案的系统完整。（三）?稳定性档案实体分类构成的类别应适用相当长时期，并有扩充性。既能对现有的全部档案按职能活动和内容性质特点建立类别体系，又能对今后可能增加的档案内容留有增设类目的余地。（四）?实用性分类是管理档案的一种手段，是整理档案的中心环节。因此，分类必须符合实用原则。1、?按分类体系组织的室藏，既符合系统化要求，又充分考虑库房的利用率。2、?分类层次不宜过多，类目设置不宜过细、过繁，要易记、易认，便于归类和管理，便于检索、调档和信息开发。三、?类目设置与标识：遵循分类原则，根据学院档案产生领域，结合档案记述的内容和形成规律，我院档案设十四个类目，即党群、行政，教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会、声像、人物、实物。对一级类目进行扩展，体现一级类具体内容的二级类目设置。根据不同一级类目内档案形成规律和内容特点的不同，采用不同的划分标准。党群、行政类的二级类目按职能设置：科研、基建、产品类按项目设置；设备类按设备拥有单位名称设置；教学、外事出版、财会、人物、实物，声像类按档案内容和事物类型设置。其中教学类的个别二级类目不能清楚地体现其内容的，就扩展到三级类目，声像类的因增加了载体代号且内容又较多，则扩展到四级类目。二级类目及三级类目的标识，均采用双位到。如“综合”，其余二级类目依次层为了12、13……99但10、20……等字不。我院档案实体类目设置标识如下：丽水职业技术学院档案实体分类方案（2000.6）DQ?党群11?党务综合（各总支、党支部综合材料入此）必威体育官网网址、信访材料、党委会议记录、纪要、党员干部会记录12?纪检（监察材料入此）13?组织（干部任免、基层党校材料入此）14?宣传教育（学生政治思想工作、教工政治活动）15?工会、统战（老干部、妇女工作、教代会、工会活动入此）、（民主党派材料入此）16?团委（学生社团材料入此）17?学生处（学生会、学生管理、奖惩）XZ?行政11?综合（学校评估、校史工作、部门、系的综合材料、校长办公会议记录、专题会议记录、发文、收文本、两校合并材料、规划计划、协议、合同、责任书等）12?人事（职称、调动、人事管理规章制度、编制、招工、调动、院内机构设置变化、离退体、工龄、工资、教职工考核、奖惩、教师工作量）13?审计（财务综合入此）14?安全保卫（国防教育材料入此）15?总务（计划生育等材料；院办产业等承包合同材料入此、招投标书、学院及个人的房产证、土地证）16?档案、图书、文博JX?教学11?综合（非针对本院的教学文件，运动会、教学评估、优秀教学评奖、军训等材料入此、及上级下发的教改文件、各类培训班、技能培训）12?学科与实验建设（专业设置、实验室规章制度）13?招生（新生名册、招生宣传、招生综合）14?学籍管理（学籍变更、学生入学登记卡、学生成绩册、学生奖惩材料、补考成绩等入此）15?课堂教学与教学实践（教学计划、课程建设、实习手册、教学行事历、课程表、教学督导等）16?毕业生（毕业档案、就业）17?教材18?毕业证（毕业证存根、毕业证编号、补证证明）KY?科研11?综合（科技文件、科研经费管理、科技计划和学术活动等材料入此）12?各专业科研材料（项目、专利、科研奖励）JJ?基建11?综合12?项目工程图纸（工程底图）13?工程建设SB?仪器设备11?综合12?各类仪器设备（按类分）CB?出版11?综合12?院刊13?书稿WS?外事11?综合12?出国（境）13?来校14?国际合作与会议15?外国