快递收发管理制度(C版).doc

目的：为加强公司文件、物品收发工作的管理，避免收发工作出现疏漏，发生文件和资料寄错或丢失等现象，特制订本制度。 适用范围： 公司所有快递的收发工作。 3.定义： 寄件快递物品：仅限于公司员工因工作需要，寄送的文件资料、产品样品、其它与 工作相关货品或信件等。 寄件人：快递单填写人员。 快递管理员：快递收件、联系快递来我司收件的专员。 4.职责： 快递管理员：负责公司所有快递收发工作，并对收发的快递件进行登记，及时通知收件人领取，对于未被领取的快递，赋有保管义务，确保不丢件。 5.内容： 5.1寄件流程： 快递选择 快递公司选择原则：高效率、低成本。寄件人根据所寄物品的性质与紧急程度，合理、准确地选择性价比高的快递公司。 快递管理员对寄件人所选快递公司的合理性进行评定，若不合理需指出并退回重选。 快递单填写 由寄件人用正楷字清晰填写收件方和寄件方详细资料（地址、收件人、联系电话、邮编等）； 严禁用废弃的快递单改写，若写错需更换新的快递单，禁止涂改。 快递管理员检查、登记 快递管理员负责对寄件的检查审核通过后，把所寄物品的属性、地址等在《快递发件登记表》上进行详细登记； 联系快递公司收取快递，并保留底单。 快递追踪 寄件人抄写快递单号，以电邮、短信、QQ、微信等方式发送给收件人以便快递追踪，直至确认收件人收到快递。 5.2寄件规定： 5.2.1物品分类与快递公司选择参照表 类别 序号 寄件类型 选择方式 100KG以下 1 A类：紧急件（对方当天必须收到） 顺丰快递、UPS（港澳台、境外） 2 B类：贵重件（票据、证件、贵重配件） 顺丰快递、EMS、UPS（港澳台、境外） 3 C类：普通件（资料、文件、普通产品样品与配件等） EMS、申通、圆通、国通等普通快递 4 D类：普通信函、贺卡等 申通、国通 100KG以上或仪器 1 A类：紧急件(当天必须收到) 德邦物流或公司车辆 2 B类：精密仪器或设备 公司来往车辆 3 C类：普通件 物流公司 5.2.2产品样品、普通资料类原则上普通快递，若是特急件，总经理审批后可选顺丰快递等邮寄方式（可电话报备事后补签）。 5.2.3普通信函、贺 卡等以平信方式邮寄。 5.2.4严禁公费寄私人物品，一经发现按该单快递费的5-10倍处罚。 5.2.5严禁私自寄公司产品，一经发现按该产品市场价值的5-10倍处罚，情节严重 者视同偷盗，并追究其刑事责任。 5.2.6原则上收费米样寄方付用申通或国通快递;免费米样由收方付快递费，可由对 方选择快递公司。所有米样的寄送，业务员需在快递单上备注送货单号。 5.2.7凡是从仓库和挂卡房寄出布样，寄件人需提供有经理室签字的剪办单方可寄 件，快递管理员需在剪办单底联上记录快递单号并保存，以便以后查阅。 5.2.8所有寄件的快递需在当日16：00之前交给快递管理员，超出规定时间由寄件 员自行联系快递或次日再寄。 5.2.9当快递管理员不在时，寄件人应将寄出物品的快递单放入寄件快递存放栏内或者自行保存，并通知快递管理员，以免快递回执单遗失。 5.3收件规定 5.3.1快递由快递管理员统一接收，收件时需检查信件、快递包装是否完好无损，核 对收件人是否为本公司人员，若收件人非公司人员，应当场退回。 5.3.2快递确认无误签收后，将收到的信件或快递在《快递收件登记表》上详细登记 快递单号、物品名称、收件人等信息，然后转交快递收件人。若收件人不在公司，快 递管理员需电话通知收件人，由收件人确认其代为保管还是转交他人。 5.3.3快递管理员不得私自拆开快递或在未经当事人同意的情况下将快递转交他人。 5.4付费管理： 5.4.1顺丰快递可刷卡进行付费，由快递管理员将底单存档并登记，月底统一交财务 部打印发票。 5.4.2到付的公司快递需联系收件人经同意后快递管理员付费签收，若快递管理员不 在公司，可电话联系由其指定代收人签收，快递管理员可凭快递单填写《报销单》进行快递费用报销。（用快递单复印件报销，并在原件上注明“已报销”，其它人员不能私自留下快递单原件，月底快递管理员根据快递单联系快递公司拿发票）。 5.5资料存档 5.5.1公司所有寄件的快递单由快递管理员保管，月底统一交行政部存档。 5.5.2快递管理员每月对所有寄件费用按部门进行统计，发件部门负责人签字确认后 次月5日前交财务部对账。 5.5.3快递管理员每月对快递服务、价格、速度等各方面进行汇总分析。 6.参考文件和资料：无 7.记录和表格： 表格名称 编 号 空白表格 保存地点 保存期限 快递发件登记表 快递收件登记表 快递汇总表 8.生效日期：本文件自签核发布之日始至讨论修订止。 9.