大连海事大学网上公文交流4.ppt

如果写为“请审阅”，则上级 一般不会作出批示 * 关于 * * * * 标题是公文主题的高度概括，看了标题后就能使人对公文内容有一个概括的了解。好的标题能够对公文产生画龙点睛的效果。 * 所有用印均需提交审批单，申请用印事由如与职能部门相关的，可在职能部门审批后由职能部门直接提交审批单，这样可以缩短流程。 * * 学校公文具体格式规定 公文标题字体用小2号宋体，加黑，居中。 形式为：“关于+内容+文种” ，标题除法规加书名号外，一般不用标点符号。标题应简要准确地概括公文的主要内容，体现发文主旨。 标题字数太多，分行书写时，注意不得将固定词语拆开分写。 “准确简要”是拟定标题的原则。 三、公文的基本要求 学校公文具体格式规定 主送机关即负责受理或答复该公文的机关。 在公文标题下空1行，左侧顶格，用3号仿宋。 主送机关名称要准确，尽量用全称，全称过长时，用规范的简称。 上行文只有一个主送机关，即文件责任的直接承担者；下行文可有多个主送机关，书写于左首顶格处，按级别高低顺序排列。 主送 机关 三、公文的基本要求 学校公文具体格式规定 正文 三、公文的基本要求 名称 作用 常用特定用语 1 开端 开头，表示发语、引据 为、为了、为着、查、接、根据、据、遵照、依照、按照、按、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、由于。 2 称谓 表示人称或对单位的称谓 第一人称：我、我校、我们、我单位。 第二人称：你、你局、贵公司、贵方。 第三人称：他、该公司、该项目。 3 递送 表示文、物 递送方向 上行：报、送、呈。 平行：送。 下行：发、颁发、公布、发布、印发、下达。 4 引叙 复文引据 收、接、悉、前收、前接、近接、据查、据报、据了解、电悉、敬悉、欣悉 5 拟办 审批 拟办 拟办：责成、交办、办理、执行。 审批：同意、照办、批准、可行、原则同意、原则批准、可办、不可等。 6 经办 表明进程 经、业经、兹经、已经、经过 学校公文具体格式规定 附件，即附属于正文的材料，用于对公文的补充或参考。附件名称要在正文之后注明，附件本身既可单独成件，也可与文件主体装订一起投送。 在正文下空1行，左侧空2字符，用3号仿宋。 附件如有序号使用阿拉伯数码标注，附件名称后不加标点符号，正文后所列的附件标题不加书名号。 附件 附件左上角第1行顶格标识“附件”二字，有序号时要加上序号。 正文最后所列附件标题应与实际附件标题完全一致。 附件内的公文格式虽然没有统一要求，但也应当注意内容正确、版面美观。 三、公文的基本要求 学校公文具体格式规定 三、公文的基本要求 成文日期在附件下空3－4行，右侧空4字，用3号仿宋。（为使文件内容都在一页，空行数可以根据实际情况调整） 日期要将年月日标全，“零”应写为“○”，在“插入－特殊符号”中可以找到“○” 成文 日期 学校公文具体格式规定 成文日期下空1行，左侧空2字，用3号仿宋，加括号标识。 请示文种后必须有附注，标识联系人和联系方式。 附注 三、公文的基本要求 学校公文具体格式规定 印章即发文机关对公文的效力负责的凭证，盖于发文日期的字面上。 印章 三、公文的基本要求 学校公文具体格式规定 主题词用以标示公文的核心内容，便于公文的计算机检索与管理。主题词不同于公文标题，其确定应从公文内容范畴、主题内容、特征和文种这四个方面入手，而不能简单地从公文标题中提取。 国务院办公厅的《国务院公文主题词表》和中共中央办公厅秘书局的《公文主题词表》是目前标引主题词的重要依据，交通运输部的《公文主题词表》是交通系统，尤其是我校向交通运输部上报公文编写主题词的主要依据。 主题词 三、公文的基本要求 学校公文具体格式规定 主题词一般不超过七个，每个主题词之间要空一格，写于发文日期之后。 主题词词目组成应为：类别词+反映文件内容的类属词+反映文件文种的类属词。 简单地说： “类别词”是标注行业、领域的词，如：交通、教育、工业、农业等 “类属词”是标注具体内容的词，如：水上运输、学校、汽车、农村、请示、报告、函等 主题词 三、公文的基本要求 学校公文具体格式规定 主题词应按上级机关主题词表标注，不得生造，如在词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。同时，将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词的后面加“△”以便区别。 例： 关于大连海事大学王祖温校长 赴瑞典参加国际会议的请示 主题词 三、公文的基本要求 学校公文具体格式规定 主题词与抄送机关在公文最后一页的最下方。 向上级机关行文，应当主送一个上级机关，如需其他机关知道的，用抄送。 抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。 抄送 机关 三、公文的基本要求