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文件控制程序 制作人：XXX 目的与适用范围 规定本公司质量体系文件的管理方法，对公司的质量体系文件进行有效控制，确保各部门使用文件的正确、及时、有效。 适用于本公司质量体系文件（包括外来文件）。 职责 行政部：负责文件和资料的收发与存档管理。 文件使用部门： 负责所领用文件、资料的管理及本部门文件的整理、搜集。 名词术语 正本文件：原案文件，由文件原审批部门正式签署的文件，由行政部保存。 副本文件：原案文件的复印件（各部门使用的文件）。 编制及审批 编制：质量手册由管理者代表编写，总经理审核批准发布；程序文件由相关部门制订，管理者代表审核，总经理批准发布；作业指导书、检验标准、操作规范等三级文件，由相关部门制订、管理者代表批准发布。如无特别说明，文件的发行日期，即为该文件的实施日期。 审批：相关权责人员制定文件后，提交权责人员进行审核、批准并做出正式签署，作为正本文件交行政部控制。 文件发放 凡本公司内部发行的质量手册、程序文件和检验、操作、管理制度等质量体系文件，经管理者代表批准后由行政部发放，文员及时填写《文件分发记录表》。各文件接受部门责任人需在《文件分发记录表》中签名以示收文。 如公司外部相关单位要求提供质量手册、程序文件、三级文件等，公司内与其接洽的有关部门需填写《文件申请单》，经管理者代表批准后，由行政部加盖印章作为非受控分发，同时应登记于《文件分发记录表》中。 文件修订 行政部对公司质量管理体系所有文件建立《文件总览表》，列明文件的名称、编号、修订状况。 在下列情况下，需由相关部门对文件进行评审，确认文件修订的必要性： A、质量管理体系策划输出时 B、体系审核结果及管理评审输出时 C、采取纠正预防措施时 D、与客户沟通或客户反馈信息有要求时 E、资料分析的结果输出时 F、质量体系改进时 文件修改时，由提出单位填制《文件申请单》，经部门主管初审、原制定部门审核无误，呈原批准者批准后，交文件原制订部门修订。新版文件仍由行政部发放，并于《文件总览表》作好相应记录。行政部依据《文件分发记录表》将相关文件旧版收回，发出新版文件，各受文部门重新签收。 文件作废 所有文件的作废，由职权部门填写《文件销毁申请表》，经授权人员签认。 各部门回收的作废副本文件，行政部可作销毁处理； 作废正本文件保存一份最近的作废版本或其电子档,其余均可销毁； 作废保留文件应标注“作废”印记或在电子文档中注明，避免使用作废文件。 如因文件使用部门管理不善，致使作废文件不能及时收回，行政部应在签收时加备注，并报管理代表处理。文件使用部门需对因误用作废文件而造成的损失负责。 文件使用 所有使用的文件，均须为必威体育精装版版； 现场使用的文件，须置于作业现场，使用部门不得私自影印正式文件于现场使用。 非现场使用文件，由各部门自行集中管理。 使用部门如发现文件缺页、破损、字迹模糊，应填写《文件申请单》，要求行政部补发，文件使用部门不得以影印方式自行处理。 任何人不得在正式文件上加标记或书写任何文字、字母、符号。 文件的借阅、复印规定：到行政部借阅、复印文件，须填写《文件申请单》，经部门主管级以上批准，并在《文件借阅、复印登记表》上记录，方可借用，借用人不得将文件私自影印。 外来文件 外来文件（包括应用于产品的标准、法规、客户提供文件资料）由主管该项业务的部门主管确认，报管理者代表批准后交行政部登录在《外来文件登记表》后受控发行， 主管该项业务的部门主管须保持与文件来源处的联络，由外来文件提供单位在文件变更时及时提供必威体育精装版文件于我司，或由该业务归口部门主管在每年年底前与文件提供部门联系，查阅文件变更情况并及时变更。 外来文件的管理方式等同于本公司发行文件。 文件版本 文件版本的编号由一大写英文字母及阿拉伯数字组成，如A2，英文字母代表文件发行版本；阿拉伯数字代表修订次数，首版以AO表示，版本依次为A，B，C……，修订次数依次为1，2，3，……9。 文件版本号变更的原则：当一个文件一半以上的内容或重要内容修订时，必需换版，即文件的发行版次提升；文件一半以下的内容修订时，文件修订次数提升。当一份文件的修订到九次时，再行修订时，整份文件需更换版发行处理，如A9版式文件修订时，版本号提升为BO。 技术文件 技术文件（包括设计文件、标准、规范等），由生产部管制，技术文件的收发、变更、保存等方法同公司质量管体系其它文件。 文件编号 一：质量手册 YH-QM 公司代号 — 质量手册代号 二：程序文件 QP-□□ 程序文件代号 — 顺序号 三：三级文件 WI-□□-□□ 流程类文件 — 类别代码 — 顺序号 类别说明 ： QC——检验类 G