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浅析焦煤集团无纸化办公 　　[摘要]随着计算机的普及应用和网络的迅速发展，无纸化办公改变了传统的办公方式，极大地促进了办公自动化。它有着节省办公资源，提高办公效率，实现异地办公等优点，是未来办公的新趋势。本文通过分析焦煤集团的办公现状，探讨如何加强无纸化办公。 　　[关键词]无纸化办公；焦煤集团；计算机；网络 　　[中图分类号]F272 　　[文献标识码]A 　　[文章编号]1005－6432(2011)19－0169－02 　　 　　无纸化办公，是指利用现代化的网络技术进行办公。主要传媒工具是计算机等现代化办公工具，可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理。从20世纪末开始，在21世纪初逐渐增加。在无纸化办公环境中，计算机、应用软件、通信网络是三个最基本的要素。 　　焦煤集团实现无纸化办公建设，是科技发展和信息应用的必然趋势，是企业现代化办公的基础和保障，是充分利用网络资源，真正实现企事业单位的办公高效化、传递网络化、信息资源化、管理决策智能化的途径，是积极推进电子政务系统建设，实现网上信息化办公，以达到提高办公自动化水平，增强办事效率、理顺管理机制，促进企业现代化办公系统的必然要求。 　　 　　1　现状分析 　　 　　1.1概况 　　尽管未来几十年之内也不能全部变成无纸化办公，但随着更多的信息都是以数字或电子的形式储存和维护，因此，管理数据的更新应用也就浮出水面。焦煤集团未来一定要向无纸化办公迈进。在会计方面，人们对电子工作报告具有新鲜感。在零售市场，电子工作流程正在取代传统的装货单、发货单、发票和其他纸单据。很多人都知道无纸化办公的含义，可目前还没有哪个企业真正实现了无纸化办公。那么无纸化办公还有提的必要吗? 　　 　　1.2存在的问题 　　目前，焦煤集团作为大型国有企业，虽然办公自动化系统已经和知识管理等新的管理思想相融合，可当我们在企业中进行调研过程中发现，目前还有很多不尽如人意的方面，影响了无纸化办公的进程。 　　(1)对办公自动化系统的理解差别很大。在很多人眼里，办公自动化系统主要是处理一些公文、收发电子邮件，实现纸面作业计算机化。实际上有这样思想的大有人在，殊不知办公自动化大有学问，涉及行为科学、管理科学、社会学、系统工程学等学科，办公自动化的应用已成为企业管理现代化的标志之一。 　　办公自动化的核心问题是如何提高日常的办公效率。因此，我们日常工作的所有内容都可以归入办公自动化系统处理的范畴，如文字处理、传真、申请审批、办公用品、公文管理、图书管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售，甚至库存管理、生产计划、技术管理、质量管理、成本管理、人事管理等，都可以归纳到办公自动化软件的处理范围之内。 　　(2)领导和使用人员的思想意识还需提高。无纸化办公要成为现实，改变人们的观念和习惯非常重要。在人们的传统观念中，“白纸黑字”具有一定的权威性，是真实可信的，领导人还可以直接在纸上圈阅或作批示。人们阅读纸上的东西比较容易放松，而且不受时间地点的限制，书面的东西便于携带。另外，纸张有明显的优点：同电脑屏幕相比，对于印或写在纸上的内容，即使在照明条件很差的情况下，我们也能看得比较清楚，可以很容易地在纸上随意评注修改。同样内容手写件比电子邮件或软盘存储所显示的信息量更多，身体语言流露其中，通过笔迹你可以感觉对方的情感、性格、文化修养等多方面的信息。 　　也有很多使用人员不愿意使用办公自动化系统的原因很简单，就是系统要求输入很多原始数据、信息，工作量要加大，特别是涉及一些部门和个人利益的数据，大家潜意识中就不愿意公开。所以在系统的推行过程中会存在一些阻力，特别是项目要有一把手的参与，这里提出的一把手不仅仅是企业的一把手，还应包括各部门的负责人。 　　(3)办公自动化技术也需要不断创新。在办公自动化系统的应用过程中，一些技术的应用也会推动其发展。很多领导提到的一个重要问题就是签名的事情。实际上还有很多技术细节需要完善，像网络签名认证技术、局域网络通信、文件网络广播等。 　　举个例子来说：在应用计算机实现文件批签流转过程中，当用户都在计算机上批签修改文件时，如何保留不同用户的修改痕迹，是用户十分关心的问题。在手工批签时，不同人有不同的笔迹，因此很容易识别，但在计算机上修改编辑文件，要保留各人的痕迹却不是一件简单的事情。有的系统对这一问题的处理方法是：对每个人修改过的文件都做一个拷贝，然后比较两个拷贝之间的不同点。这种方法不够直观，也不符合用户平常的工作习惯，而且由于要保存多个拷贝，严重浪费空间。 　　相信这些问题，大家都已经看到了，并且一些公司已经有了很好的解决办法。可在目前的应用过程中还存在你有的技术，我没有；我有的技术，你没有。导致了很多办公自动化软件公司的水平参