浅淡工程项目档案动态管理.doc

浅淡工程项目档案动态管理 　　摘 要：工程项目大多具有投资规模大、建设周期长、影响因素多等特点，运用目标管理技术和过程控制原理，对工程项目的目标实行动态管理，可有效提高工程项目建设管理水平。而工程项目档案是工程建设的真实记录，贯穿于工程建设的全过程。是各建设、设计、施工、监理、质监等单位工作的真实体现，是工程建设的重要技术成果。是评定工程质量、衡量施工单位的管理水平、和工程交付使用的必要条件，也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改造的重要依据。本文主要就工程项目档案管理现状，如何建立工程项目档案的动态管理机制，及实现动态管理措施等进行探讨。希望广大的档案管理工作者，在工程项目档案的动态管理研究方面引起重视，也为以后的工程项目档案管理工作提供一些有价值的参考。 　　关键词：工程项目档案动态管理管理机制措施 　　 　　1工程项目档案管理难点分析 　　 工程项目档案的动态管理是一项复杂的、巨大的系统工程，而档案资料的系统性、成套性又是做好工程项目档案的基础。因此，工程项目档案管理的难点主要体现在档案资料的收集方面。目前，由于工程项目的规模大及其复杂性，加之施工单位的多元化，档案管理多呈现事后管理，少全过程管理，导致很多项目的档案文件收集不全，或内容失真，或保管不善。加之档案管理工作前期投入不足，信息技术应用、网络管理系统的建设还不普及，档案的整理严重滞后，档案管理工作信息化建设缓慢，不仅造成工程文件不准确、不齐全、不规范，而且阻碍了档案信息的开发利用。 　　 工程项目档案管理中未坚持依法治档是项目档案管理困难的又一重要因素。工程项目档案不但关系到建设工程的安全，而且是调查工程质量事故的依据。也是办理国土证、产权证、房屋维修的必备资料，关系到广大人民群众的切身利益。如上世纪80年代的城建档案保证金制度，90年代中后期的城建档案责任保证书的管理模式，其城建档案的收集效果并不理想，都未能达到建设部的要求。特别是90年代后期，城建档案保证金取消后，大量的的工程档案未能收集进馆，不仅不利于城市建设的科学规划和城建工程的管理，而且严重损坏了国家和人民群众的根本利益。 　　 　　2 探索建立工程档案的动态管理机制 　　 工程建设主要分为工程建设准备阶段、建设施工阶段、建设竣工验收的阶段。为了确保工程档案的完整性、系统性和准确性，工程档案的资料收集，必须介入工程建设的各个环节，全程参与，形成一条纵向管理链。将工程项目档案管理与工程项目的动态管理同步推进，建立起工程档案的动态管理机制。 　　 为保障资料收集工作的顺利进行，在管理过程中还必须利用国家赋予的法律、行政权力，建立有效的制约机制，依法治档，以实现工程项目档案的有效动态管理。 　　 （1）工程建设前期阶段要做好档案法规的宣传和档案管理制度的建设。 　　 为了改变项目档案收集难的状况，自工程立项开始，就要大力宣传并严格执行《中华人民共和国档案法》、《城市建设档案管理规定》、《建设工程质量管理条例》等国家、地方法律、法规，让其深入人心，逐步变成大家的自觉行动。同时，大力组织档案业务培训，制定项目档案工作的初步计划，建立健全项目档案管理的各项规章制度、标准和规范。结合实际制定项目文件的管理细则，逐步建立一套能够基本保证项目档案收集的管理制度和方法，并在具体实践中不断完善。 　　 档案管理部门要与建设单位签定报送工程档案责任书，通过专门印制的档案宣传手册和有关的法规资料，向建设方、施工方宣传我国城建档案的相关法律、法规。建立工程项目台帐，举办在建工程项目档案员学习班，学习工程项目档案验收备案的相关政策和工程档案质量标准，提出档案的建档、归档的规范、流程和管理程序的具体要求，对工程档案资料实行集中统一管理。建设方、 施工方必须安排配备经过培训的专职资料员负责档案资料的收集、归档和整理工作。同时建立建设工程档案员联系网络，保持与工程档案的直接管理者的联系，确保档案业务指导工作的顺利进行。 　　 （2）工程建设施工阶段要做好现场业务指导和执法检查，保证档案的真实和规范。 　　 档案业务指导部门在工程项目施工过程中，要做到全员参与、跟踪服务，要定期深入工地。可通过电话、现场办公了解工程建设情况。建立覆盖全项目的档案管理网络，对各工程项目档案管理工作进行跟踪指导、协调、督促检查，发现问题及时解决。建立有效的信息交流、反馈系统和技术资料数据库，实现项目资料信息内部共享。定期地为在建工程开展上门服务，进行档案业务指导工作。保证整个工程项目档案的收集、整理、立卷、归档进度与工程建设同步，避免因工程变更造成档案的疏漏和混乱。 　　 同时，要加强协同管理，严格执行档案法规。经常会同工程质量监督部门、建设局等部门组成联合执法小组，切实履行监管职责，检查和审核项目建设中档案资料的真实性、准