论坛的筹备与组织.doc

论坛的筹备与组织 来源：西点会展 发布时间：2010-11-21 浏览次数： 摘要:论坛的筹备与组织成为一个地区举办大型活动的能力之一。海南国际旅游岛的建设，很多人对在海南召开的论坛已经很熟悉，但我们也要尽快的熟悉。 论坛是展会中一道绚丽的风景线。是与洽谈交易活动并重的一项内容，也是展会中最精彩、最受欢迎的活动之一。展览会越来越讲究展、会并重，组织者在举办展览的同时，通常要组织相关内容的论坛。请来大批中外一流的专家、学者，甚至社会活动家、政府要员等参加。在论坛上。这些特邀嘉宾不仅能带来国内外必威体育精装版的信息、技术和项目，更能带来相关领域内具有前瞻性和导向性的新论点、新理念、新思维。应当说，论坛是加强学术交流，增进友谊的桥梁与纽带，对提升展会档次、扩大影响、扩展潜在客户意义非同寻常。在这里，群英聚会、智慧激荡，有助于拓宽视野、更新知识、交融理念、开拓思路。一些知名展会如广交会、高交会和北京“国际周”等大型展会期间举办的论坛，听众多达数万人，门票紧俏，场场爆满。一场成功的展会，不但要有可观的成交额，还要组织好发人深省、富有启迪的论坛讲座，已经成为无可争议的事实。 筹备、组织高水平的论坛是一件非常复杂而又细致、烦琐的工作，它要求建立严密、高效、相互协作的组织机构，制定周密详尽的流程计划。 (1)成立筹备委员会 论坛筹备委员会。一般设主任1人，副主任1至2人，委员若干人。其主要任务是谋划论坛的整体框架，做好论坛组织的前期准备工作。主要包括以下内容。　　筹备成立组织委员会和评审委员会，划分各自承担的任务。　　确定主办单位、承办单位、协办单位、特约媒体等。　　确定论坛讲座的主题。坚持少而精、高层次、高规格，积极促进科技成果产业化的原则，力求向专业化展会方向努力。为馒姹题有的故矢，也可征集参展单位共同感兴趣的论题，从中择优选用。粗略划分若干专业论题的内容、范围等。　　确定论坛整体时间区段及大体场次。　　确定主讲人及其论题内容。　　研究征集论文办法及评选比例、奖金数额等。　　确定邀请的相关人员、单位。　　确定论坛的规模、人数、时间、地点。　　制定财务预算。 (2)组建组织委员会 组织委员会的主要任务是负责整个论坛的组织安排，保证论坛能够顺利进行。可设主任l人，副主任1～2人。组委会下面一般还要设立三个小组。　　秘书组：设组长、副组长各一人，组员若干人。其主要任务有以下几方面。　　▲发布举办论坛会议的通知，内容包括举办时间、地点、演讲专家及题目等。通过网上登录、媒体广告、直邮、上门发送等多种方式在一定范围内“广而告之”。“一定范围”是指要将观众尽量确定在各用户部门领导、信息主管、技术专家、企业的CE0、CIO等决策者，各IT分销商、代理商、驻华商社的代表等层次较高的范围内，务求到会的观众是高素质的目标观众。　　▲征集论文。明确征集论文的内容范围、有关技术要求及投稿截止日期等。如要求论文具有创新性，未在国内外报刊上公开发表过等。对对正文的篇幅、摘要的字数、份数、邮寄、打印论文的具体要求，论文的字体、字号、纸型。是否要带中、英文译件，是否要软盘以及联系人、联系方式等要提出明确要求。　　▲发送邀请信。向主讲人发出邀请，落实主讲人。邀请函务必注明论坛的主题及被邀请人分担的演讲题目、开会日期、演讲的时间要求等，便于演讲人准备演讲材料。此项邀请至少提前一个月发出，并尽早落实，向有关主管部门、领导、嘉宾、关系单位、新闻媒体发出邀请。　　▲撰写领导开幕词、闭幕词、主持人讲话及相关的会议宣传报道材料。　　▲为每场主持人提供主讲人简历、业绩及本次讲演论文摘要。　　▲编辑论坛简报。　　▲收集整理演讲稿登记造册。按专题进行分类。　　▲整理复制录音、录像、刻录光盘并组织赠送与销售。　　▲组织、安排、接待各媒体记者。　　▲编辑论坛文集。　　组织组：设组长、副组长各一人，组员若干人，其主要任务是负责整个论坛的组织和安排工作。它的工作必须有条有理、井然有序，是论坛顺利进行的关键部门。　　▲编制论坛各场次日程安排。具体落实主、分会场地点、主持人，如果需要分组研讨，要安排讨论地点和召集人。　　▲落实主会场场地、分会场场地、电源、音响、投影、录音录像设备等相关设备，并落实后备电源、后备扩音设备及值班电工等应急安排。　　▲根据需要安排同传或交传翻译。　　▲设置论坛会标与引导标识。　　▲确定是否组织电视现场转播及其场次。　　▲确定每场会议议程：如主持人宣布讲演开始并在每位嘉宾演讲之前，简要介绍主讲嘉宾的筒历、业绩及演讲题目要点等。　　▲制定与维持会场纪律。包括是否准许拍照、录音录像等。　　▲会场的光电、温度、通风保持正常状态。落实服务人员及茶、水供应等。　　▲安排好新闻媒体人员在会场工作和休息的位置。　　▲组织新闻发布会。