办公室5S管理——.ppt

办公室5S管理 提纲 文件管理 5S是什么 如何做好5S 文件管理 文件 记录 5S是什么 5S是一种管理 ◆需要全员的积极参与和长时间的坚持不懈 ◆每日每日坚持5S管理，一点一滴持续的改善 如何做好 5S 5S 差！ 问 题 点 在 哪 里？ 自己动手，不依赖外人(所有部门、人员都一起执行) 问候、礼貌语 离位时 要主动整理、整顿传真？ 传真是传递信息的工具，对公司和我们的工作都是非常重要的。 不管是不是发给我的传真，我都应该认真对待。 主动把我认识的人的传真送过去，以便同事可以及时得到宝贵信息。 打印前，我们应该做什么？ ◆确认打印机是否正常工作。 ①小故障请按照提示排除。 ②无法解决时，请及时与相关管理员联系。 ◆确认打印纸。 ①及时更换所需的纸型，以免产生作废文件。 ②发现作废的包装纸袋时，请及时丢到垃圾桶内。 办公室5S活动 办公室5S活动 小测试 整理是把________物品与________物品区分开来，并处理________物品。 整顿是将______物品，摆放成__________的状态。━即寻找时间为零。 清扫是经常____保持____，将_________清理掉。 清洁是将__________________进行到底，并且标准化、制度化。 素养是对于规定了的事情，大家都按______去执行，并养成一种______。 问题点在哪里？ 清扫 含义 经常清扫保持清洁， 将各个角落的脏物清理掉 目的 保持良好的工作情绪 稳定工作品质 如何清扫？ ①看不见的地方，也要彻底打扫干净。 ②经常打扫，使环境尽量不产生灰尘、污秽。 要领 清洁 含义 将整理、整顿、清扫进行到底， 并且标准化、制度化。 目的 成功惯例和制度 是标准化的基础 企业文化开始形成 如何做好5S 连续不断的进行 整理、整顿、 清扫活动 要领 花时间改掉坏习惯及眼不见为净的态度 要领 要领 每天保持5S评价的心情，不断改善办公5S 素养 含义 对于规定了的事情，大家都按要求去执行，并养成一种习惯。 目的 让员工遵守规章制度 培养良好素质习惯的人才 铸造团队精神 您好! 早上好! 下午好! 大家好! 语言 要点 文件摆放整齐 桌面整洁 座椅归位 电脑关闭 ☆持续推动4S活动直至习惯化 ☆严格遵守公司的规章制度 ☆不断地培养责任感、改变意识 ☆充满热情的开始每一天的工作 要领 小组讨论 工作环境中 早上5S 1、检查你的着装状况和清洁度 2、检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来 3、整理和彻底清洁桌面 4、检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方 5、扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品 6、检查文件柜、书架等，将放得不恰当的物品改正过来 下班前5S 1、实施早上5S活动的所有内容 2、用抹布擦干净电脑、传真机及其他办公设备 3、清洁地面 4、扔掉桌面垃圾 5、检查电源开关、门窗、空调等是否已关上。 文件的5S 整理 把文件区分为必要(有效)和不要(过期无效)的 无效和不需要的文件及时回收或销毁 整顿 清扫 清洁 素养 将文件分门别类保存 制作目录索引，便于查找 防潮、防尘、防虫 定期修补维护 专人管理、责任分明 文件管理制度、程序 使用完后及时归位 爱护文件，节省用纸 按规定要求制定发行文件资料 整理 整顿 清扫 清洁 素养 总结 每 天 进 步 一 点 点 中国 每 天 进 步 一 点 点 夏珊 信息及其承载媒体 媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或他们的组合。 一组文件，如若干个规范和记录，通常被称为“文档”. 某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然而对规范（如修订受控的要求）和记录（如可检索的要求）可以有不同的要求 文件管理 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件 记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。 通常记录不需要控制版本。 文件管理 文件管理 文件分类 重要度 保存期限 来源 版本 缓急 文件管理 签字 以旧换新 文件收发 可追溯性 认可 盖章生效 连贯性 有效性 授权 文件管理 5S是什么 整理 整顿 清扫 清洁 素养 5S 区分要物与不要物，将不要物处理掉。 将要物规范放置，使寻找时间为零。 使工作环境变得无灰尘、干净整洁。 保持前3个S，制度化，规范化。 形成习惯，提高整体素质。 5S是什么 整齐、清洁 的工作环境 给客户良好的 第一感观， 形成良好的 口碑 更大的 发展空间 行业内成为 学习榜样 企业形象 5S是什么 可以及时拿到需要的东西 随时确认自己的工作是否按计划执行 保证工作顺利进展