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借助Excel来提高工作效率 （王洪 2011.05.29） 1.基本操作 Excel 的基本单位是单元格，其定位是按照行列来定位的，比如上面的“TSP01”单元格定位就是 B3； 鼠标停留在指定单元格上，点击右键，会出现下面的对话框，可以用来进行单元格的属性设置； Excel 工具栏的使用： 工作表保护功能：用来保护表格防止被误操作修改，快捷栏可以方便的修改字体大小、颜色、表格背景等。 所有 Windows 文件保存时，在“工具//常规选项”中可以设置文档的密码。 数据有效性功能：通过合理的分类，杜绝数据输入时出错并提高录入速度。 比如，为防止输入型号出错，可以在表格中拿一列（比如下表中的 H 列）用来保存所有“合法”的型号名称，对需要 输入型号的 B列设置数据有效性，来源为 H 列的序列，这样在输入时会自动出现一个下拉表格，选择正确的型号即可。 在数据有效性菜单中，也可以设置“中文/英文”输入设定，这样省得在不同单元格之间来回切换输入法。 2.排序 排序主要用来进行数据的分类统计、比较。 选定要排序的区域，然后点击“数据//排序”即可。 3.函数计算功能 Excel 最主要的用途是可以方便的进行函数计算，从一般的会计统计到复杂的概率分析、相关分析都可以，数字分析甚 至可以和 MATLAB 媲美。在单元格中输入“=”，即可以输入函数公式进行计算，不知道的函数可以使用工具栏的“插入 //函数”来选择和查看帮助提示，如下图所示。 ＋、－、*(乘)、/（除）等直接输入，不用函数； 函数名称都是函数名称的英文或缩写，非常好记忆； 下表以数据进行累计和（SUM()）、平均值（AVERAGE()）、条件统计（COUNTIF()）、相关分析（CORREL()）说明： 符号‘:’表示范围连续，比如 B2:B6 表示范围从 B2 单元格到 B6 单元格； 符号‘！’表示引用其它表格的内容，比如“工资表!A2”表示引用表格名称是工资表的内容来计算。 有时候，也可以自己定义函数来更方便的进行计算(比如成本分析)，步骤如下： （1）打开“工具//宏//Visual Basic 编辑器” （2）假设自定义函数 WHADD(A,B,C)，函数返回值＝A*B/1.17+B*C*0.015 4．应用实例:库存管理 库存管理可以简化成一个 3个表格的 Excel 文件： a.入库原始记录流水账表格，库房管理员手工录入（有条件也可以使用条码阅读器、RF ID 录入）； b.出库原始记录流水账表格，库房管理员手工录入（有条件也可以使用条码阅读器、RF ID 录入）；； c.库存结存表格，用于对帐和盘库，Excel 自动生成（最好设置为锁定，避免被修改）。 结存数量 4300 背景红色是因为低于预设的条件 5000（采购备库），可以在“格式//条件格式中设定”； 增加“价格”和“型号替换”两个字典表格，利用条件统计实现 LUT 功能，可以很方便帮会计进行库存分析； 在办公用品管理中，把经办人当成条件进行统计，可以得到不同员工的办公费用分析明细，针对性减少浪费。