上司出差后信件和电话的处理(吴光普).pptVIP

上司出差后信件和电话的处理 实训者：吴光普 设定：副总将出差3天 副总个人不喜欢权利下移 实训背景 副总裁到哈尔滨出差去了，可每天的信件、电子邮件和电话一点也没减少 于是秘书于雪便要按时处理上司出差期间的各种信件和电话 ,让上司能够较放心地出差处理事务。 那么作为秘书的于雪要怎样做才能够保障工作有效无误的进行呢？ 信件或邮件分类 在有邮件或者信件到来时，除特殊情况外，秘书于雪要懂得停下手中工作对信件或邮件进行及时处理 在面对众多信件或邮件时，要懂得按照轻重缓急的原则予以办理 常见分类方法 一：按邮件或信件的重要程度，可分重要邮件（信件）和普通邮件（信件） 二：按邮件或信件的性质，可分公务邮件（信件）和私人邮件（信件） 三：按邮件或信件的紧急程度，可分为急件、次急件和普通件 四：按邮件或信件的部门名称分类 上司不在该如何处理这些信件和邮件呢 作为秘书于雪该如何处理？ 一：将公司和外来的信件或邮件分开，并把内容大致记录下来 二：主动与上司联系，告诉上司需要亲自处理的邮件或信件 三：把信件或邮件交给公司有权处理的人回复 四：把寄给上司的信件或邮件连续编号 五：把需要上司亲自处理的信件或邮件保存下来，并在通知 发件人已收 到的信中告诉对方何时可以得到回复 六：把积压的信件或邮件分别装入纸袋中，标上“需要××处理”的字样 七：准备好专用的文件夹，把上司出差期间的信件、留言条、电子邮件、自己发的信的底稿等进行专门的保管（也可以专门设一个“待阅文件”夹，按日期顺序排列保管好上司出差期间收到的文件） 八：最后要做一份汇总的邮件摘要表，以方便上司回来后阅览 急件处理 在副总裁出差后，秘书忽然收到急件（尤其是特急件）急需副总裁处理，于雪该如何做？ 一：于雪应马上打电话向副总裁汇报，请示如何处理，如果上司让秘书尽快给他寄去，那么秘书于雪就要在信封上写上“亲启”等字样；但是，如果没有特别的交待，那么一般只寄复印件，把原件收好 二：把上司亲启信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复 三：副总裁进行看过后往往会交代秘书如何开展工作，那么于雪就要马上按照副总裁的意见迅速开展工作 四：及时追踪工作的进度，完成后及时向副总裁汇报 在工作过程中因秘书一时大意往往会犯错误，这时该如何处理 情况一：事前没检查，事后发现邮件少了附件该如何做？ 那么秘书于雪就应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应及时打电话或写信与寄信人联系，并道歉说明自己一时忘记检查到现在才发现，所以到现在才打电话来处理 情况二：接到信件一时心急误拆了信件，该如何处理？ 那么秘书于雪就应在信封上注明“误拆”，并写上自己姓名的缩写，然后把信重新封好，把信交给收信人并道歉 案例 背景：于雪所在的公司是一家开发生产医疗麻醉设备的高科技公司，公司正准备明年在香港上市。星期一早晨一上班，于雪就收到一份传真。传真是青海一家医院发来的，说是本公司生产的麻醉机出现质量问题，造成严重的医疗事故，病人家属情绪很大，不仅提出巨额赔偿要求，而且准备向新闻界投诉，因此，院方要求公司尽快派人过去处理，而此刻自己的上司正在哈尔滨出差，面对这种情况，于雪应该如何处理？ a、马上与医院联系，了解事故发生的具体原因。 b、马上与正在哈尔滨出差的副总裁通电话，向他汇报情况，并听取他的指示。 c、因为情况紧急，马上以自己上司的名义给对方院长发传真，并请院长代表公司向病人家属表示慰问。 d、与公司内有关部门联系，商量这次事件有可能对本公司的影响而采取相应的对策。 e、向有关技术人员咨询，这类医疗事件到底是设备质量问题还是医务人员操作失误。  于雪正确的做法有（A B D E) 选A马上与院方联系，了解具体情况，为公司采取相应的对策而收集信息，在这种紧急情况下体现了一个秘书的职业素养。  选B也是合适的，因为出现紧急情况，应该在第一时间向上司汇报情况，听从他的统一安排，这样不至于在公司造成混乱。  选D也不错，与公司各部门通气，向有处理类似问题经验的老同志请教，从而有可能扭转公司面临的不利局面。  选E也是个好办法，把技术问题搞清楚了，在下一步与院方和患者进行交涉时能做到心中有数。  选C虽然也表现了秘书的主动性和积极性，但是在这种事关全局的责任事故面前，作为秘书不事先请示副总裁擅自表态，是一种严重的越权行为，有可能给后面的工作带来被动。 电话处理 在上司出差期间，如果有客人来电话找上司，秘书就要认真做好电话记录，把电话的时间和内容记录下来。 如果事情比较重要的话，上司回来时，在接站的时候汇报。 如果不急，