21印刷品发布流程管理制度.doc

1 目的和范围 1.1 为了规范公司资料发布的流程，确保对外发布印刷品的准确性和时效性，并对发布印刷品及时跟踪、检查、补救，特制定本制度。 1.2 本制度适用于国际营销事业部员工。 2 术语 公司印刷品主要指国际营销事业部市场部对外发布的广告、新闻稿件、宣传手册，通过网络发布的各种资料；产品部发布的产品样本；技术服务部提供的说明书、技术手册；业务部配件组提供的配件清单等纸质资料。 3 职责 3.1 印刷品的起草部门负责印刷品内容的准确性，并对发布印刷品及时跟踪、检查。 3.2 印刷品的发布部门负责印刷品格式的正确性，确保印刷品符合发布规范要求。 3.3 行政人事部对印刷品发布出错有鉴定、奖惩职责。 3.4 印刷品发布部门同时为印刷品起草部门时，对发布的印刷品负全责。 3.5 印刷品发布部门不是印刷品起草部门时，若发布部门对印刷品有审核职责，则各负相应责任；若发布部门对印刷品没有审核职责，则起草部门对印刷品负全责。 4 管理办法 4.1 公司各部门根据市场需求及响应需求时间，发布相适应的印刷品。 4.2 为确保印刷品的准确性，设定发布人为第一责任人，其主管领导为第二责任人。印刷品必须有第二责任人的书面认可，才能发布。其中，重要文件需填写正式的确认表格，普通印刷品发布是必须有明确同意发布的文字如邮件、短信的等非正式确认方式。 4.3 如是纸质宣传印刷品的发布，需增加副总以上主管领导签字认可后方可执行。 4.4 以上涉及的“确认表格”、邮件、短信等必须打印成文字进行存档，各部门自行保存三个月以上，以备检查。 4.5 如需要其他部门配合发布的资料，如网络发布时，需向发布部门提供“确认表格”存档。 4.6 如印刷品发布后，发现有错漏的地方，应及时更正并告知相关的使用单位。网站上的信息，当天发现，当天更正；其余如样本、说明书等发现并确认有错漏后，应及时通知各办事处、子公司，并协商各市场处理意见，尽快纠正错误，同时通过网络、邮件告知任何可能使用印刷品的其它部门。 4.7 做好相关修改记录，并在下次制作时查看以往记录，避免再次犯错。 4.8 所有纸质印刷品必须注明印刷出版时间，第几次印刷。 4.9 纸质文件档案的保存，由行政人事部组织每半年交互检查。 5 奖罚措施 5.1 如果有员工指出已发布印刷品中的错误，经起草、发布部门确认后，提交行政人事部存档，并给予奖励。 5.2 印刷品出现错误，行政人事部进行责任鉴定。造成1万元以下损失的人员及主管进行告诫、造成1-5万元损失的人员及主管进行通报，造成5万元以上损失的人员及主管进行扣绩效处罚。若给公司带来巨大损失，视情节严重性，将交由事业部经理会讨论决定。 6 附则 6.1 本制度解释权归行政人事部。 6.2 本制度从发布之日起执行。 7 相关文件 7.1 《发布印刷品确认表》 7.2 业务流程图 附件一： 发布印刷品确认表 发布部门 印刷品种类 发布编号 印刷品名称 发布平台 申请部门 制作部门 制作人 第几版印刷（如非新版，请查看历史修改纪录） 主要内容： 部门主管意见： 部门领导意见：（重要印刷品时必须填写） 修改记录： 附件二：公司印刷品发布管理流程图 广西柳工机械股份有限公司国际营销事业部管理文件 GJ-ZYGL-2009-21号 公司印刷品发布流程管理制度 1 事业部各部门根据需求，启动发布印刷品程序 查看相关历史记录存档，提出发布方案 需求部门确认印刷品发布是否符合要求 否 是 审核过程，普通资料，第二责任人书面认可，重要资料，第二责任人填写《确认表》， 纸质资料，由分管副总签字认可 发布 其余资料更正并通知任何可能使用的部门 网络资料当天进行修改 做出相关记录存档 做出更改应急措施 出现错漏