98年度广告宣传实施及管理办法.doc

98年度广告宣传实施及管理办法 各经销分公司、办事处： 为了加强广告宣传效果，加强全国和区域间的计划协调，按照家电销售公司（以下简称公司）安排，经与北京先知广告公司（以下简称先知公司）协商后共同确定，对98年度广告宣传制定如下实施及管理办法，望各经销分公司、办事处认真遵照执行。 区域划分及费用支付渠道规定： 北京、天津、新疆、西安、兰州、洛阳、石家庄、 太原、成都分公司和重庆办事处（以下简称十城市），广告宣传费用原则上由先知公司支付，然后再由先知公司同公司进行结算。南方、包头、济南、沈阳、长春分公司及南京、杭州、长沙、福州、贵阳、昆明、西宁、哈尔滨和柳州办事处（以下简称非十城市），广告宣传费用在公司列支和报帐。中央级媒体广告费用由先知公司同公司市场部定期办理结算。 申请及报帐规定： 2.1 十城市广告宣传所需费用及所选媒体项目，需先填报媒体发布申请书（见附录）向先知公司申请审批，三日内答复；非十城市广告所需费用及所选媒体项目，需先填报媒体发布申请书向公司市场部申请审批，三日内答复；对促销活动的其他费用（如让利、活动费用）应另行书面报告说明，随媒体发布申请书一同按渠道上报审批。 2.2非十城市审批后的书面报告和媒体发布申请书领导批示传真或邮寄申报单位一份,公司财务管理科存档领导批示的书面报告和媒体发布申请书原件,备用于计划开支登帐、统计和审核报帐。 2.3十城市审批后的书面报告和媒体发布申请书先知公司业务主管负责人批示传真或邮寄申报单位一份,先知公司财务部存档有批示的原件一份，备用于计划开支登帐、统计和审核报帐。 2.4十城市广告宣传和促销活动结束后，在广告费发票（广告业专用发票）背后由长岭经办人和经理共同签名，并注明媒体发布内容（如：3月份、北京电视台套播15E版、成长篇）发票中客户名称栏应填写：北京先知广告公司，并附合同协议书、节目播出单或报样或户外广告（路牌）照片一同上报先知公司财务部报帐。 2.5非十城市广告宣传和促销活动结束后，次月内填报总公司报销单，并附正规发票、合同协议书、节目播出单或报样或户外广告（路牌）照片一同在公司财务管理科审核签字后登帐，由主管财务领导签字到财务处办理报帐手续。 2.6公司财务管理科和先知公司财务部每月五日前将上一月度各自所发生的有关广告宣传费用（包括月开支计划统计、月实际发生及累计额、年度累计额）定期填报广告申报计划与实际发生费用明细表（见附录），并相互反馈先知公司财务部及公司财务管理科，各自填汇总表后分送公司市场部和先知公司策划部；保证双方共同掌握合理使用全国和区域的计划指标执行情况，以便为调整广告宣传费用计划和监管费用开支提供依据。 2.7先知公司负责的中央级媒体广告费用由公司市场部协助财务处办理。 信息反馈规定： 3.1十城市和非十城市按各自渠道或向先知公司不定期 的就有关广告宣传方面的要求和建议进行反馈,使存在问题及时得到解决。 3.2促销活动方案应由先知公司分别征询十城市及公司销售部和市场部意见，征得公司最后同意并确定区域和方案后，按活动计划严格操作和实施。 3.3售点广告的文字图案及方案先知公司创意打样后由公司市场部确认同意，按公司销售部提供的计划需要数量印制和指定区域分发。 3.4广告费用计划投放额度先知公司和公司定期反馈，保证对实际计划支付的费用进行登帐统计和其余未发生额度的审批管理。 3.5各地应对本地区竞争厂牌的有关信息注意收集和反馈，以便及时采取相应对策和调整宣传活动方式。 区域广告宣传费用计划指标额度使用范围及分项 使用规定： 4.1广告项目包括：发布类广告（电视、报纸、电台）、 售点广告（挂旗、箱体贴画、看板、宣传单、内外置立牌）、户外广告（路牌、路杆、灯箱、条幅、车体、霓虹灯）、软性广告（新闻宣传、形象宣传）、其它广告（礼品、邮政直递、展（柜）台）。 4.2户外广告：98年元月一日前已签署合同（在市场部 备案）必须延续付款的，由公司市场部负责确认并提出清单办理付款手续；已到期或需新签户外广告合同的，原则上由先知公司负责创意、设计并安排实施，申请及费用支付和报帐规定各地按各自管理渠道办理手续，所需费用分别计入各区域广告费用额度。 4.3售点广告均由先知公司统计设计、印制，按公司销售部指令数量和各地追加向先知公司申报审批数量分送各地，所需费用分别计入各区域广告费用额度。 4.4发布类广告：由先知公司负责中央级媒体和十城市所辖地区媒体的统筹、策划、创意并安排实施。各地均须按各区域管理渠道填报媒体发布申请书，所申报费用应为当地媒体计划发生的最低费用（不含先知公司代理费），经审批同意后发生的广告费用，最后均以实际发生的最低开支费用计入各区域广告费用额度。 4.5软性广告：由先知公司负责中央级媒体和十城市所辖地区媒体的统筹策划、创意并安排实施。非十城市参照先知公司策划、创意