AEO印章及法律证书管理程序　.doc

XXXX印章及法律证书管理制度 文件变更记录 版本 生效日期 变更内容 作者 文件签收表 姓名 职务 日期 目的： 为了保证公司印章以及法律证书的合法性、严肃性、权威性，维护企业形象和合法权益，杜绝违法违规行为的发生特制定本制度。 适用范围： 公司各类印章及法律证书的使用过程。 印章种类： 公章：公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，在所在地公安部门备案，对外具有法律效力的公司正式印章。 公司业务专用章：代表和行使某项专业内容和权力的印章，包括报关专用章、报检专用章、财务专用章、发票专用章等。 法人印章：是指公司法定代表人印章。 法律证书种类 工商行政类证件：营业执照（企业信用证明）、地税国税证、外管局证件、银行开户证明、对外贸易经营者备案登记表等。 海关国检业务类证件：海关报关企业注册证书、商检自理报检单位备案表、海关企业信用证明等 其他类法律证件：食品药品经营者备案表以及各种年审记录。 印章刻制： 公司各类印章刻制的申请由印章使用管理部门提出，并根据需求填写《印章刻制申请表》，将印章的用途、种类、名称、样式等进行详细说明。申请上报到综合管理部，经总经理审核批准后，方可进行印章的刻制。 审批通过后《印章刻制申请表》在各公司综合管理部存档备案，并开具公司介绍信委托专人到指定机关代表公司执行印章的刻制。 印章样式应根据国家有关规定制作。部门专用章采用方形式样，字体应使用宋体字和规范化的简化字，材料选用根据同行业标准和惯例确定。 刻制公章、财务章、发票专用章、报关专用章、报检专用章必须按国家规定在国家法定管理部门指定的地点办理并履行备案手续，严禁在非法定机构刻制印章。 未经公司总经理批准，任何部门和个人不得擅自刻制本部门的印章。 对私自刻印、伪造公司印章的行为，公司将追究其法律责任，由此导致的所有法律、经济、民事等责任均由责任人承担。 印章启用： 印章刻制完成后，综合管理部/办公室应指定专人领回并交该部门负责人。填写《印章启用登记表》登记印章图样、领回时间、领交人员等信息并以红色印泥加盖在综合管理部门印章存档册中存档，以便备查。 新印章启用前应由综合管理部下发启用通知，并注明启用日期、发放单位和使用范围。 印章保管： 公司公章由总经理委托专人保管； 各部门用章由部门负责人指定专人进行保管，并将管理员名单报综合管理部备案。 公司所有印章应入柜加锁，妥善保管，随用随取，用毕立即存于原处。节假日应封存印章，严防不测。一旦发现丢失及异常情况，应妥善保护现场，及时报告有关领导，查明情况，及时处理。 印章保管人如有岗位变动或调离公司时，须交清所保管的印章和《用印登记簿》,方准办理岗位变动或离职手续。印章交接要在第三人监督下进行，并填写《印章移交申请表》，由双方当事人及监督人签字。 印章管理员须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。保管人由于各种原因不在工作岗位时，应将印章交由本部门领导或领导指定的专人临时保管，以保证工作需要。 印章管理员对所保管的印章，应经常检查，及时清洗，细心保护。 印章使用： 由使用人填写《用印审批表》，按照公司授权报相关领导审批后，方可用印。 所有需要加盖印章的文件超过一页的应加盖骑缝章，对内容有修改的地方应经相关领导确认后加盖印章。 任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。严禁开具空白证明。 对已盖印章的文件内容更改时，印章使用人应将原文件交回保管人销毁并记录之后，重新办理加盖印章手续。 印章保管人在加盖印章时要严格审查有关文件、合同、资料是否与审批内容相符，不得有涂改部分；对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，字迹端正，图形清晰。 印章保管人只有印章加盖权，没有审批权。 印章保管人不得在审核手续不完备的文本上加盖印章。如遇特殊情况，相关授权领导无法签字，需在电话通知授权领导认可的情况下盖章，并督促使用人事后补齐签字。 审批手续不符合规定时，印章保管人用印的，印章保管人承担一切责任；手续齐全，出现问题由申请用印人及审批人承担相应责任。 各印章保管人员应建立《用印登记簿》，详细载明印章的使用时间、使用部门、使用人、加盖份数、审批人等内容，并定期归档。 公司印章原则上不得带出公司，因特殊情况确需带章外出不得超过一天，须填写《用印登记簿》，经授权领导批准后，方可外带印章，借用人只可将印