声像档案管理(讲义).doc

声像档案管理 一、声像档案的概念 声像档案是国家机关、企事业单位、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的，以磁质、感光材料为载体，以图像、声音为主要反映方式，并辅以文字说明的历史记录。 声像档案的载体形式： 照片、底片，即我们通常说的照片档案； 拷贝、影碟、光盘、录像带、磁盘、磁带等也就是我们常说的录音录像档案。 二、声像档案的特点 1、形象的直观性 2、内容的广泛性 3、记录功能的特殊性 4、客观的真实性 三、声像档案的归档范围和时间要求 1、归档范围 凡是机关、团体、企业事业单位在其社会实践活动中形成的，一切具有保存价值的声像材料均应归档，具体收集范围如下： （一）反映本单位主要职能活动和工作成果的声像材料。 （二）上级、本单位领导人和外单位领导人、著名人物参加本单位的重要公务活动形成的声像材料。 （三）本单位组织或参加的重要活动的声像材料。 （四）本单位召开的各类重要会议的声像材料。 （五）反映本单位创新成果、科研活动的声像材料。 （六）本单位荣获的的各种荣誉性奖状、证书、锦旗、礼品等实物的声像材料。 （七）其他与本单位活动有关的具有保存价值的声像材料。 2、归档时间：具有归档价值的声像材料在完成其现行效用后，由摄影者或承办部门收集并著录文字说明后应及时交档案室。 要注意的是：对于没有归档价值的或重复的照片必须剔除。反映同一场景的照片一般只收集一张，反映同一内容的若干张照片应选择其主要照片归档。 声像档案保管期限的划分参照文书档案。 四、声像档案的整理 整理原则：有利于保持声像档案的有机联系，有利于保管，有利于利用。 （一）照片档案的整理 照片是采用感光材料，利用摄影的方式记录形象的单个画面。照片档案由照片、底片、文字说明构成。 数码照片：指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。由此可见，数码照片按照采集渠道可以分为：数码照相机照片和扫描照片，拍摄数码照片的像素数应在300万以上，扫描照片的分辨率应不低于600dpi。 数码照片档案一般由数码照片、文字说明两部分组成。 文字说明主要包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六个要素。 事由—照片所反映的事件、事物的情由 时间—事件发生或事物变化、产生的时间和摄影时间 地点—被摄录对象所在的具体地点 人物—照片中主要人物的姓名、身份 背景—对揭示照片主题具有一定作用的背景 摄影者—照片的摄影单位和摄影人 文字说明的书写要求：综合运用文字说明的六个要素，概括地揭示照片反映的信息，文字简洁、语言通顺，年、月、日用阿拉伯数字标识。 总说明，也叫组合照片说明：一般一组联系密切的照片应编写总说明。 分说明：对已加总说明的照片，根据照片内容分别编写简要的分说明。 文字说明一是便于保管，按照文字说明提供的线索，可以明确照片档案形成的时间、目的和内容，易于分类整理、易于有序排列；二是便于提供利用，根据文字说明材料的提示，能快速准确地查找所需的照片档案。 1、分类 数码照片按其形成年度分类，不同年度的数码照片应分别整理。 纸质照片的分类可视情况对待，照片数量少的可一年的照片组合成一卷；照片数量多的一般按照片所反映的内容或专题进行分类，使同一内容或同一性质的照片归入同一类中，保持其内在的联系，各单位根据单位实际情况可分为领导视察类、会议类、荣誉类、文体活动类、业务活动类、其他类等等。 分类后，应将照片与文字说明组合成案卷，固定在芯页（固定照片和底片，以及标注说明的纸质载体，是组成照片档案案卷的材料）上。 2、排列、编号 排列:一组关系密切的照片应排列在一起。 卷内照片的排列：一年一卷的卷内照片排列按问题结合重要程度或时间排列；分问题或专题立卷的按重要程度或时间排列皆可。 编号：按卷内照片的自然张数，每卷编一个流水号，一组联系密切的照片中的大幅照片（不宜用芯页固定的照片），应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明并注明其存放位置，将照片固定在专用的纸板上，放入专用的档案袋或档案柜中。编号的目的是固定照片在卷内的存放位置，照片和文字说明编号要对应一致。 纸质照片档案的编目 照片固定位置后，根据说明填写卷内目录，照片档案的卷内目录，是以照片的自然张数或有总说明的若干张为单元填写 照片号：卷内照片的顺序号 照片题名: 简明扼要地反映每一张或一组照片的具体内容，包括地点、人物、事由、背景等要素，重要人物应标明所在位置。 拍摄者:照片的拍摄单位或拍摄人。 拍摄时间:照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字标识。不足时加零补齐。 备注：注释需要补充和说明的情况。 数码照片的整理 每一个年度建立一个文件夹。文件夹下存放数码照片文件。数码照