关于城建档案接收与收集工作.docVIP

关于城建档案接收与收集工作 　　【摘 要】城建档案的接收与收集都是为了收档案，只不过有着档案馆、基层档案室在具体应用时间段上和操作方法的区别，笔者根据多年实践经验，耳濡目染档案馆、室，在档案接收与收集过程中的具体情况，特意加以分析研究，期望总结一些有利于档案收集工作的规范性提示，倡导全市实行统一的档案专业标准和规范化的操作规程。 　　【关键词】城建档案;接收与收集;方法与措施 　　 　　 城建档案的接收与收集，是城建档案馆、室履行国家赋予的职责，通过归档、移交、征集等手段，将城建档案收集起来，实行集中统一管理。这是档案馆的基础性工作，由于城建档案是由许多单位，在城市建设活动中形成的，建设单位又有系统内外的区别，就造成了档案资源的分散状态，为了维护城建档案的齐全与完整，国家规定了“统一领导、集中管理的原则”，建立以城市城建档案馆为中心，区、县为网站，各城建档案形成单位档案馆（室）为基础的网络管理体系，把分散的城建档案资源接收、收集起来，集中到档案馆统一管理。这是一项系统工程，也是一项利国利民的大事业，其中的某一个环节出现问题，都会影响整个系统的协调运转，特别是在城市经济转型时期，一些撤并、转产的单位，更容易导致城建档案的遗失。在“专业档案实行统一管理”原则指导下，各建设单位都要建立相应的基层档案管理机构（室或组），负责本单位城建档案的搜集、整理、保管、提供利用和向城建档案馆移交。这既然是一项系统性的工作，就必须确立一套统一的业务操作规程，来规范系统工程的协调运转。 　　 １．城建档案馆的档案收集 　　城建档案馆是依据国家城建档案管理的法规、政策，把凡是属于城建档案接收范围的，所有立档(包括即将撤消的)单位形成的，具有保存价值的城建档案，全部接收进馆统一管理。 城建档案馆收集工作措施主要有： 　　1.1宣传行业法规，提高各界人士的城建档案意识，运用法律、行政、经济的手段，多管齐下，理顺、疏通各种接收渠道来收集档案 　　鉴于城建档案的形成特点是分布面广、形成量大、种类多样，又涉及到各行各业，直接??收比较困难，往往须要依靠本系统城市规划、建设、管理部门的行政和业务部门的配合，请他们在审批报建手续和竣工验收时协助把关。例如，现在实行的工程竣工档案责任书制度，就是在建设单位办理审批时，就明确告知建设单位，工程档案的归档要求；在竣工验收时，档案不符合标准，不完整，将不给予验收签证。如果行政手段不行时，有的时候甚至还要采用法律措施，或是经济制裁手段，以确保档案按照进馆规定，完整、准确的移交、报送城建档案馆。 　　1.2发挥城建档案管理网络作用 　　城建档案馆要与有关部门广泛建立信息联系，采取多种形式搜集信息来源，发现城建档案的形成，就主动进入超前控制。在网络建设上，城建档案馆要树立为基层档案人员服务的思想，帮助解决工作上的实际困难，为他们提供法律性的援助，和技术上的帮助；激励基层档案人员的工作热情和责任心，共同搞好档案收集管理工作。 　　1.3深入基层单位进行业务指导，主动上门接收集档案 　　城建档案馆要经常深入基层单位进行业务指导，帮助基层档案人员收集、整理档案，还要坚持参加工程竣工验收，这样即可以使档案馆做到超前部署，提前指导，又能及时查漏补缺，确保城建档案能完整、准确地报送进馆。 　　1.4向社会广泛征集城建档案资料，弥补档案的不足 　　对散存在各机关、团体、单位及个人手中的有关城市规划、建设、管理等方面的，具有参考价值的城建档案资料，应采取有偿或无偿的办法，向社会广泛地收集、公开征集，以调整馆藏结构，丰富馆藏。 　　1.5建立健全补报制度 　　当档案已经接收进馆，又发现档案记录的实物与档案发生了变化，应要求原移交单位，或现行主管部门按照规定补报所变更后的材料，确保档案的真实性。 　　1.6提倡城建档案工作创新 　　城建档案馆要不断完善各项规章制度，强化档案接收手段，把任务指标尽量地细化，要体现出具体标准尺度，目标职责明确，实行有奖有罚的激励制度，激励城建档案的接收、收集。 　　 2.基层档案室的收集 　　基层档案室的收集工作，是复杂而细致的工作。因此，各建设单位的基层档案管理机构（室或组），应建立健全各种规章制度，坚持常规的档案工作秩序，把城建文件材料的归档、立卷工作纳入档案人员的岗位责任制， 根据城建活动程序，把档案形成、积累、归档、整理、报送城建档案馆的整套操作规程都纳入工作程序，制定具体的档案归档范围和时间限度，按制度接收城建文件材料。另外，还要通过各种方式，注重对零散的城建文件材料的收集，确保归档和报馆的档案齐全、完整。基层单位的城建档案收集方法主要有以下三个方面： 　　2.1基层档案室的建档工作要与工程建设实行“四纳入”、“三同步” 　　具体说来就是：(1)纳入技术管理。即工程