企事业档案管理中存在得共性问题.ppt

一、全宗卷 二、企事业档案管理中存在的共性问题 及改进的方法 三、《2006年度市直企业档案工作检查 标准》诠释;一、全宗卷 1、全宗 全宗是一个独立的机关、组织或人物在 社会活动中形成的档案整体。 2、全宗的意义 全宗是组成国家档案全宗的基本单位。 档案必须按全宗整理，其主要意义如下： ; （1）按全宗整理，符合档案工作必须维护 党和国家历史真实面貌的要求。一个单位的全 部档案能系统反映这个单位成立以来历年的活 动情况，反映其职责、任务、工作发展、生产 经营等情况，只有维护了每一个单位的历史真 实面貌，才能从总体上维护党和国家的历史真 实面貌。所以，一般说，同一单位的档案不能 分散，不同单位的档案不能混淆。 （2）按全宗整理，能够紧密的保持文件之 间的历史联系。因为按全宗整理，首先保持了 文件在来源方面的联系，然后在分类、立卷、 排列等各项整理工作中再保持内容、时间或形 式方面的联系。 ; （3）按全宗整理，便于系统和历史地研究 档案内容，发挥档案的凭证作用。 （4）按全宗整理，便于档案进馆后的各项 业务工作的进行。全宗是档案馆管理档案的基 本单位，收集、鉴定、保管、统计都必须以全 宗为单位。 总之，按全宗整理，是整理档案的科学方 法。任何档案都必须按全宗整理，这称为全宗 原则。 ; 3、立档单位及其构成条件 立档单位是与全宗这一概念联系在一起。 立档单位必须是具有法人地位的机关、社会 组织、企事业单位和某些著名人物，它的全部档 案可以构成一个全宗。构成立档单位的条件是一 个机关、社会组织、企事业单位必须在行政上、 财务上和组织人事上具有一定的独立性。具体条 件是： （1）可以独立行使职权或进行管理，并能以 自己的名义对外行文。机关、团体、企事业单位 必须是一个法人单位，而不是一个内部组织机构。 ; （2）是一个预算会计单位或是独立的经济 核算单位，可以编造预算或财务计划。 （3）设有管理人事的机构和人员，并有一 定的人事任免权。 上述三个条件是互有联系??，一般说有第 一条即有第二条、第三条。由于各种原因，有的 单位不完全具备三个条件，则以第一条为主。 ; 4、全宗卷： 在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该 全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 5、全宗卷的作用： 全宗卷是在管理档案过程中产生的档案，它 记载了档案工作的基本情况，反映了立档单位和 全宗的历史演变，是人们熟悉档案，做好档案管 理工作的一种有效管理工具。每个单位档案室均 应建立全宗卷。 ; 6、全宗卷的主要内容： （1）档案收集：档案交接文书、移交目录、 接收、征集记录，档案来源和价值说明等； 档案交接文书：档案移交概况以及其他需要 说明的问题 各企事业单位涉及到的主要是档案交接 登记表 ; 档案交接登记表（《档案工作指南》123页） 日期 ; （2）档案整理：整理工作方案、分类方案、 案卷目录说明、整理工作小结等； ; （3）档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案 保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的 请示与批复、销毁档案的清册等； （4）档案保管：档案安全检查记录、报告， 重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢修与 修复情况报告等； ; ; （5）档案统计：档案收进、移出登记，案卷 基本情况统计和重要的利用统计表等； ;档案收进移出登记表 ? ; （6）档案利用：全宗指南（全宗介绍），开 放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出 版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效 益的典型事例等； ; 档案利用效果登记表（《档案工作指南》128页） ; （7）档案管理新技术的应用：缩微复制和计 算机辅助管理等情况的文字说明材料。 ; 7、全宗指南（全宗介绍）： （1）全宗指南要加封面 封面格式如下： 全 宗 指 南 ? （××××-××××年） ? 全宗号：*** ? 立档单位： ?? 编写时间：××××年×月 ;; （六）直属单位设置及负责人任免职情况 1.直属单位设置情况：单位名称、成立时间、 撤销时间、单位性质。 2.直属单位负责人任免职情况：单位名称